Kako dodati ili ukloniti digitalni potpis u Microsoft Office datotekama

Svi potpisujemo dokumente u različite svrhe kao što su službena pisma, najam našeg stana, dokumenti projekata koje treba podijeliti sa suradnicima i zahtjevi za kredit.

Međutim, jednostavnije je i često sigurnije staviti svoje potpise na dokumente ako se rade digitalno. Datoteke Microsoft Officea kao što su Word, Excel i PowerPoint omogućuju vam jednostavno dodavanje digitalnih potpisa. Pogledajmo kako se to radi.

Što je digitalni potpis i zašto ga dodati?

Digitalni potpis je vrsta elektroničkog potpisa koji se koristi za provjeru autentičnosti i integriteta digitalnih informacija poput e-pošte, transakcija kreditnim karticama i dokumenata. Datoteke Microsoft Word i Excel mogu se digitalno potpisati i postoji mnogo načina na koje možete potpisati PDF datoteke isto.

Ako digitalno potpisujete dokument, to će potvrditi da informacije u dokumentu potječu od vas i da se nisu mijenjale otkako ste ga potpisali. Dakle, to je kao virtualni otisak prsta ili elektronički prikaz vašeg rukom pisanog potpisa.

Iako ih ima mnogo aplikacije za online potpisivanje dokumenata, Microsoft Office vam omogućuje stvaranje digitalnih potpisa u datotekama Word, Excel i PowerPoint. Ne morate uzeti ispis dokumenta, potpisati ga olovkom, a zatim ga skenirati i poslati. Možete jednostavno stvoriti digitalni potpis u datoteci sustava Office i poslati ga e-poštom.

Dodavanje digitalnog potpisa pomaže da dokument bude autentičan i službeni. Također jamči nepobitnost, što znači da dokazuje svim stranama porijeklo potpisanog sadržaja.

Štoviše, prema Microsoftu, potpisi u datotekama Microsoft Word, Microsoft Excel ili Microsoft PowerPoint, koji su vremenski obilježeni sigurnim poslužiteljem vremenske oznake, pod određenim okolnostima, imaju valjanost a ovjera kod javnog bilježnika.

Kako digitalni potpis učiniti službenim

Morate imati certifikat za digitalno potpisivanje kako biste potvrdili svoj identitet i učinili ga službenim. Kada pošaljete digitalno potpisanu datoteku Microsoft Officea, digitalni certifikat je uključen u nju zajedno s javnim ključem.

Digitalne certifikate izdaje certifikacijsko tijelo (CA). Certifikat obično vrijedi godinu dana, nakon čega potpisnik mora obnoviti ili dobiti novi potpisni certifikat kako bi utvrdio identitet.

Ako ne želite kupiti certifikat ili morate odmah potpisati dokument, također možete kreirati svoj certifikat. U sustavu Windows proces izrade vašeg certifikata ovisi o verziji sustava Windows koju koristite—Windows 10, 8, 7, Vista ili XP.

Da biste saznali više o uslugama digitalnih certifikata ili uputama za izradu certifikata, posjetite ovu stranicu Microsoftove podrške.

Kako dodati digitalni potpis u Microsoft Office datoteku

Možete dodati digitalne potpise u Word, Excel i PowerPoint datoteke. Da biste dodali digitalni potpis, morate imati otvorenu datoteku dokumenta Word ili Excel list. Proces za Word i Excel je sličan, pa istražimo kako dodati digitalni potpis u Word datoteku.

1. U otvorenoj Word datoteci, na primjer, na kraju gdje potpisujete dokument, postavite pokazivač na mjesto gdje želite stvoriti digitalni potpis.
2. Klikni na Umetnuti tab. Popis redaka potpisa bit će u grupi teksta u gornjem desnom kutu.
3. Klik Potpis Microsoft Officea Crta. Otvara se kartica za postavljanje potpisa koju možete ispuniti s nekoliko polja.
4. Dodajte relevantne informacije u dijaloški okvir Postavljanje potpisa: Predloženi potpisnik: (ovo bi bilo tvoje ime), Titula potpisnika: (vaša oznaka), i Adresa e-pošte potpisnika: (vaša adresa e-pošte ako je želite dati).
5. Pod uputama za potpisnika, bit će zadana instrukcija: Prije potpisivanja ovog dokumenta provjerite je li sadržaj koji potpisujete ispravan. Ova se uputa može mijenjati i ispod će biti dvije opcije koje možete postaviti kvačicom potvrdni okviri: Dopustite potpisniku da doda komentare u dijaloški okvir Potpisivanje i Prikaži datum potpisa u potpisu crta.
6. Nakon što unesete svoje podatke, kliknite u redu. Sada ćete moći vidjeti redak potpisa sa svojim imenom i naslovom ispod njega.

Pogledajmo sada kako dodati potpis u redak za potpis.

1. Desni klik redak potpisa u datoteci. Zatim odaberite Znak iz izbornika.
2. Svoj potpis možete dodati na sljedeća tri načina:
   • Ako želite dodati svoj ispisani znak, jednostavno upišite svoje ime u blizini x simbol.
   • Ako imate sliku svog potpisa, kliknite na Odaberite Slika potpisa karticu i kliknite Odaberite Slika— otvorit će se File Explorer i možete dodati sliku svog potpisa pregledavajući svoje računalo.
   • Treće, ako imate tablet računalo, možete dodati i svojeručni potpis potpisivanjem pored x na liniji za potpis.
3. Također možete dodati pojedinosti o potpisniku (što biste bili vi), kao što su vaša uloga i adresa mjesta proizvodnje, klikom na Pojedinosti dugme.
4. Zatim na kraju kliknite na Znak na dnu.
5. Dobit ćete upit za potvrdu potpisa. Tada će se vaš potpis pojaviti u retku za potpis u vašem dokumentu. Sada možete poslati svoj digitalno potpisan dokument.

Kako ukloniti digitalni potpis

Uklanjanje digitalnog potpisa je samo nekoliko klikova.

1. Otvorite datoteku Microsoft Word ili Excel s digitalnim potpisom.
2. Desnom tipkom miša kliknite na Potpisna linija.
3. Klik Ukloni potpis. Pojavit će se upit da potvrdite brisanje potpisa.

Vaš digitalni potpis bit će uklonjen iz dokumenta. Uređivanjem dokumenta također će se ukloniti potpisi s njega.

Kako dodati ili ukloniti nevidljivi digitalni potpis

Za razliku od vidljivog potpisa, nevidljivi digitalni potpis ne dodaje nikakve oznake ili tekst unutar dokumenta. Umjesto toga, nevidljivi potpis dodaje samo metapodatke u datoteku dokumenta kako bi se osigurala autentičnost dokumenta bez mijenjanja njegovog sadržaja.

Datoteci Microsoft Officea možete dodati nevidljivi digitalni potpis sljedećim koracima:

1. Otvorite Word, Excel ili PowerPoint dokument i kliknite Datoteka. The Info otvorit će se odjeljak.
2. Odaberi Zaštitite dokument.
3. Zatim s padajućeg izbornika odaberite Dodajte digitalni potpis.
4. Otvorit će se okvir za digitalni potpis. U dijaloški okvir upišite svrhu potpisivanja dokumenta.
5. Zatim kliknite Znak.
6. The Info odjeljak će tada pokazati da je dokument potpisan i označen kao konačan.

Nakon što je datoteka digitalno potpisana, postat će dokument samo za čitanje kako bi se spriječile bilo kakve daljnje promjene.

Također je lako ukloniti nevidljivi digitalni potpis.

1. Otvorite datoteku s nevidljivim digitalnim potpisom. Vidjet ćete dvije poruke na vrhu — jednu da je dokument označen kao konačan, a drugu koja kaže da dokument sadrži valjane potpise.
2. Na drugom Potpisi redak poruke, kliknite na Pogledajte potpise. The Potpisi okno će se otvoriti na desnoj strani dokumenta.
3. Kliknite na strijela pored imena potpisa.
4. Zatim kliknite Ukloni potpis s padajućeg izbornika.
5. Konačno, kliknite Da na prompt koji se pojavi. Vaš nevidljivi digitalni potpis bit će uklonjen.

Dajte svojim Office dokumentima autentičnost i sigurnost svojim digitalnim potpisom

Digitalni potpisi vašim dokumentima dodaju sloj povjerenja i autentičnosti. Ulijeva povjerenje vašim suradnicima i primateljima vaših dokumenata.

Štoviše, možete biti sigurni da su vaši dokumenti sigurni i da se u njih ne može mijenjati. Stoga učinite svoje službene i osobne transakcije lakšim i sigurnim dodavanjem digitalnih potpisa u svoje Microsoft Office datoteke.

Kako digitalno potpisati Microsoft Word dokument

Pročitajte dalje

O autoru