Kako koristiti vremensko blokiranje da ograničite e-poštu i poruke koje ometaju

Učinkovita komunikacija važna je na radnom mjestu, ali ponekad može ometati pažnju kada se pokušavate usredotočiti. Lako je misliti da na svaku e-poruku ili poruku trebamo dati trenutni odgovor, što se ponekad pretvori u potpuni razgovor za koji stvarno nemate vremena.

U ovom članku ćemo vas provesti kroz kako možete vremenski blokirati svoju komunikaciju kako biste ostali usredotočeni na zadatak koji imate.

1. Vrijeme blokiranja pristigle pošte

Ako stalno klikate u svoju pristiglu poštu svaki put kada dobijete e-poštu, nećete puno učiniti. Ne samo da oduzimate vrijeme zadatku kako biste pročitali i eventualno odgovorili na e-poštu, već vam je potrebno i vrijeme da se preusmjerite.

Možda biste trebali dati vremena blokiranju pokušaja.

Ideja koja stoji iza vremenskog blokiranja vaše pristigle pošte je provjeravanje e-pošte samo u određenim vremenskim intervalima tijekom dana. Na taj način možete se usredotočiti na zadatak koji imate pri ruci dulje vrijeme uz minimalne prekide.

Iako još uvijek želite baciti pogled na pošiljatelja i redak predmeta u obavijesti kako ne biste propustili ništa važno, ne poduzimate ništa i odmah prelazite na svoju pristiglu poštu. Vaš um ostaje na zadatku koji imate pri ruci jer znate da ćete kasnije doći do e-pošte - osim ako, naravno, nije hitan i morate mu posvetiti svoju pažnju.

Kako se naviknete na rutinu da ne otvarate i ne odgovarate odmah, na to će se naviknuti i vaši klijenti ili suradnici. Zapravo, možda ćete čak dati i bolje odgovore jer će vaš fokus biti na komunikaciji, a ne žuriti natrag na stavku na kojoj radite.

Kao prijedlog, svaki posjet pristigloj pošti možete započeti tako da prvo provjerite starije poruke. Sve što je smeće ili smeće, riješite se odmah. Ako ne zahtijeva odgovor, zapišite sve aktivnosti i pošaljite ih.

Ako pošiljatelju treba samo brz odgovor, možete mu odgovoriti i dok ste tamo, ali ako treba odgovor koji će trajati dulje od vremena koje ste izdvojili, označite e-poruku ili stvorite podsjetnik da se vratite na nju kasnije. Cilj koji treba imati na umu je da čuvajte svoju pristiglu poštu na nula nepročitanih poruka i izbjegavajte rad s istom e-poštom dvaput.

Kada vrijeme blokirate svoju pristiglu poštu, također ćete htjeti uzeti u obzir vrijeme i učestalost. To će se razlikovati od osobe do osobe na temelju količine e-pošte, uloge koju imaju i rasporeda.

2. Vrijeme blokiranje vaše odlazne pošte

Za e-poruke na koje je potreban duži odgovor ili one koje trebate poslati sami, blokirajte vrijeme da to učinite umjesto da dobar dio svog produktivnog vremena provodite u odlaznoj pošti. Potrebno je malo vježbe, ali ako jesi precizno u svojim e-mailovima, manje ćete vremena potrošiti i na njihovo pisanje.

Svaku sesiju odlazne pošte započnite rješavanjem najvažnijih poruka, a kada vrijeme istekne, usredotočite se na svoje druge zadatke. Samo zato što nekome možete odmah odgovoriti ne znači da uvijek morate. Naravno, postoje iznimke, ali razbijanje fokusa na odgovaranje na nehitne poruke se zbraja.

Tu je i razmatranje zahtijeva li poruka uopće odgovor. Lako je osjećati se obaveznim odgovoriti, ali ako pošiljatelj zapravo ne traži ništa od vas ili ne zahtijeva vaš doprinos, jednostavna zahvala može pomoći, ovisno o tome tko ju je poslao.

Odgovarate li na svaku e-poštu koju primite ili ne, pitanje je ponašanja na radnom mjestu i vašeg odnosa s pošiljateljem. Neki ljudi radije ne bi dobili nikakav odgovor nego da otvore poruku zahvale od dvije riječi, drugima bi to moglo biti drago.

3. Stavljanje vaših poruka na vremensko ograničenje

Za čitanje i odgovaranje porukama nije potrebno ni približno toliko vremena kao za e-poštu – pogotovo zato što je prihvatljivije odgovoriti jednom riječju ili strateškim emojijima ili čak gifom. Međutim, oni se zbrajaju.

Stavljanje vašeg glasnika na raspored može pomoći u ograničavanju prekida. Vrijeme blokiranja vaših poruka malo je drugačije od vaših e-poruka jer nisu nešto na što će trebati puno vremena da se odgovori. Umjesto toga, možda ćete htjeti blokirati vrijeme da se usredotočite na svoje zadatke i pustite da vaše dolazne poruke pričekaju dok sesija ne završi.

Ako koristite Slack, mogli biste pokazati da ste usredotočeni koristeći Slack status umjesto da odgodite ako i dalje želite paziti na obavijesti. Međutim, ako na kraju koristite odgodu, ljudi svejedno mogu poslati poruku i obavijestiti vas da je hitna.

Ako razmjenjujete poruke svom suradniku i primijetite da se razgovor odugovlači, možda ćete htjeti pozvati svog kolegu da vas nazove radi pojašnjenja, jer razgovor preko telefona može biti brži.

4. Postavljanje granica za elektroničke komunikacije

Prije svega, nije svima omiljeni podsjetnik, ali ćete primijetiti povećanje produktivnost ako spremate provjeru osobnih poruka dok ne napravite pauzu ili ne popijete koju zastoja.

I Apple i Android telefoni imaju vrlo prilagodljive postavke fokusa koje vam mogu pomoći u tome, omogućujući vam da utišate određene aplikacije kada uključite funkciju Ne ometaj. Na taj način možete utišati aplikacije i tekstove koji vam mogu smetati, ali i dalje pozivate ako netko treba da vam se javi.

Slične postavke možete pronaći i na svom računalu. Na primjer, Obavijesti panel u iOS-u Postavke sustava omogućuje vam zakazivanje Ne ometaj i uključivanje i isključivanje aplikacija.

Naravno, neki ljudi i situacije zahtijevat će vašu trenutnu pozornost, ali određene stvari mogu pričekati dok ne dođe do vaše produktivne sesije kako biste im se mogli pozabaviti. To će se razlikovati od osobe do osobe, ali pokušajte smisliti vlastiti skup pravila o tome kome i čemu ćete dopustiti da vam razbije fokus.

Ograničite smetnje

Uz broj e-poruka i obavijesti koje dobijete u danu, lako se možete omesti kada se pokušavate usredotočiti. Ako smatrate da je to uobičajeno, isprobajte jedan ili više ovih savjeta da vidite što vam odgovara.

4 najbolja savjeta za smanjenje preopterećenja e-pošte

Pročitajte dalje

O autoru