6 najboljih alata za prevladavanje uobičajenih gubitaka vremena na radnom mjestu

Nekoliko povremenih treptaja tijekom radnog dana je neizbježno. Ali, ako te smetnje postanu dosljedne navike, mogu naštetiti kvaliteti vašeg rada i produktivnosti.

Dok su neke ubojice produktivnosti očite, druge se prikrivaju kao nužni zadaci. Ako niste oprezni, ovi rasipnici vremena mogu se lako ušuljati u vaš dan i izgubiti sate. Prepoznavanje ovih aktivnosti i korištenje odgovarajućih alata za njihovo suzbijanje može vam pomoći da povratite kontrolu nad svojim vremenom.

1. Šiljak za smanjenje preopterećenja e-pošte

Čitanje i odgovaranje na e-poštu jedna je od onih radnih aktivnosti koja se može činiti bezazlenom, ali vam može brzo pojesti vrijeme ako se ne upravlja pravilno. Preopterećenje e-pošte može biti uzrokovano nekoliko čimbenika, kao što je prepun inbox, nedostatak organizacije ili nekorištenje odgovarajućih internih komunikacijskih alata. Ako se ne označi, preopterećenje e-pošte također može postati značajan izvor stresa i tjeskobe.

Unesite Spike, user-friendly ali robustan alat za e-poštu za suradnju koji vam može pomoći da dobijete

upravljajte svojom prepunom pristiglom poštom i povećajte svoju produktivnost. Za početak, Spike vam omogućuje da objedinite sve svoje račune e-pošte na jednom mjestu, tako da možete lako upravljati svim svojim porukama s iste nadzorne ploče. Također nudi niz značajki koje će vam pomoći da organizirate i odredite prioritet vaših e-poruka, kao što su Prioritetna pošta, koji odvaja važne poruke od neprioritetnih e-poruka, što vam omogućuje da se usredotočite na svoju najvažniju komunikaciju.

Osim toga, imate potpunu kontrolu nad svojim obavijestima e-poštom. Također možete iskoristiti Spikeove značajke odgode i podsjetnika da odvojite vrijeme za čitanje i odgovaranje na e-poštu (skupite vašu aktivnost e-pošte), umjesto da im dopustite da traće vaše produktivne sate radni dan.

Preuzimanje datoteka: Šiljak za Android|iOS | Windows | macOS (Dostupni besplatni, premium računi)

Pregled najčešćih rasipnika vremena na radnom mjestu ne bi bio potpun bez spominjanja društvenih medija. Teško je odoljeti privlačnosti provjere Facebooka, Twittera ili TikToka, ali te aktivnosti mogu brzo pojesti vaš radni dan, a da ne shvatite koliko ste vremena izgubili.

Ako se trudite ostati usredotočeni na posao, Unpluq je alat koji vam može pomoći u prevladavanju aplikacija koje ometaju tako što vam otežava njihovo korištenje. Sve što trebate učiniti je dodati aplikaciju koju želite blokirati i odabrati svoju barijeru za ometanje, na primjer, skenirati QR kod, protresti telefon na 5 sekundi ili dodirnuti 7 gumba. Također možete prilagoditi razine težine ovih prepreka.

Unpluq će blokirati sve obavijesti iz aplikacije i spriječiti vas da je otvorite sve dok ne istekne postavljeno vrijeme ili svjesno izvršite barijeru odvlačenja pažnje. Cilj je pomoći vam da prekinete naviku bezumnog pomicanja kroz feedove društvenih medija i umjesto toga se usredotočite na svoj posao.

Preuzimanje datoteka: Odspojite za Android (Besplatno, nudi pri kupnji)

3. IFTTT za automatizaciju zadataka koji se ponavljaju

Poput vaše aktivnosti e-pošte, zadaci koji se ponavljaju mogu postati vukovi u ovčjoj koži vašeg radnog dana, šuljajući se i proždirući vaše vrijeme, a da vi toga niste svjesni. Ponavljanje istih zadataka može biti značajan izvor izgubljenog vremena i dosade na radnom mjestu, pogotovo ako možete automatizirati te procese kako biste svoje vrijeme i vještine iskoristili za zadatke visoke vrijednosti.

IFTTT je platforma koja vam omogućuje povezivanje različitih aplikacija i uređaja za stvaranje "recepata" koji automatiziraju zadatke. Ne morate biti programer da biste koristili IFTTT; sve što trebate je a osnovno razumijevanje izrade recepta.

Na primjer, možete ga koristiti za automatsko objavljivanje dnevnih podsjetnika na vašem Slack kanalu ili dodajte dovršene Asane zadatke u Google proračunsku tablicu, umjesto da to morate učiniti ručno. Možete koristiti jedan od nekoliko već stvorenih recepata ili izraditi vlastiti na temelju svojih specifičnih potreba.

Ovaj alat učinkovito automatizira svakodnevne zadatke koji se ponavljaju koji bi vam inače oduzimali vrijeme i energiju.

Preuzimanje datoteka: IFTTT za Android | iOS (Besplatna, dostupna premium verzija)

4. Yac smanjiti vrijeme provedeno na sastancima

Sastanci mogu biti bitan dio radnog mjesta, ali također brzo mogu postati gubljenje vremena ako njima ne upravljate dobro. Udaljene radnike posebno pogađaju nepotrebni sastanci, jer su postali uobičajen način da timovi ostanu u toku.

Jedan od glavnih problema sa sastancima, posebno na udaljenim radnim mjestima s timovima raštrkanim po cijelom svijetu, jest da zahtijevaju da svi sudionici budu online i dostupni istovremeno, što može biti izazovno postići zbog vremenske zone Razlike. Štoviše, sinkrona komunikacija nije uvijek najproduktivniji način rada, jer može dovesti do ometanja i prekida.

Možeš koristiti asinkroni komunikacijski alati poput Yac-a kako biste smanjili vrijeme provedeno na sastancima. Yac je aplikacija za chat koja vam omogućuje snimanje i dijeljenje glasovnih poruka sa svojim timom.

Želite li dati povratne informacije o dizajnu ili objasniti proces? Umjesto da započnete još jedan Zoom sastanak, možete snimiti brzu Yac poruku i iskoristiti njegove mogućnosti dijeljenja zaslona kako biste ilustrirali svoju tvrdnju.

Slanje glasovne poruke brže je od tipkanja, a njegova asinkrona priroda znači da je ljudi mogu slušati kada im odgovara, pomažući vam da izbjegnete nepotrebne sastanke i štedite vrijeme.

Preuzimanje datoteka: Yac za Android | iOS | Windows | macOS (Besplatna, dostupna premium verzija)

5. RecueTime kako biste izbjegli višezadaćnost i otkrili druge rasipnike vremena

Multitasking se često reklamira kao pojačivač produktivnosti, ali istraživanje priča drugačiju priču. Multitasking zapravo može dovesti do smanjenja produktivnosti zbog kognitivnog preopterećenja. Štoviše, multitasking može biti značajan izvor ometanja, što će vas dovesti do gubitka fokusa i trošenja više vremena na zadatke koji vam ne trebaju.

RecueTime je aplikacija za praćenje vremena koja vam može pomoći u praćenju kako provodite vrijeme i blokirati vaše najveće smetnje kako bi vam pomogla ovladati jednim zadatkom. Radi u pozadini vaših uređaja kako bi pratio aplikacije i web stranice koje najčešće koristite, kao i koliko dugo provodite na svakoj od njih.

Ove informacije vam mogu pomoći da utvrdite koji zadaci oduzimaju najviše vremena i koje aktivnosti uzrokuju da gubite fokus. Zatim možete upotrijebiti ove informacije za otkrivanje i uklanjanje drugih rasipnika vremena. RescueTime također ima a Fokusirani rad značajka koja vam omogućuje da se usredotočite na svoj posao u određenom razdoblju.

preuzimanje datoteka: RecueTime za Android | iOS | Windows | macOS (Besplatna probna verzija, dostupna je premium verzija)

6. ANC slušalice za smanjenje pozadinske buke

Pronalaženje mirnog prostora za fokusiranje na svoj posao u današnjim otvorenim uredima može biti izazovno. Radnici na daljinu također se mogu boriti s bukom kućnih ljubimaca, djece ili drugih ljudi u blizini. Pozadinska buka može biti značajna distrakcija koja vas sprječava da uđete u zonu.

ANC (aktivno poništavanje buke) slušalice mogu biti izvrstan način za smanjenje pozadinske buke i poboljšanje fokusa. Poništavajući zvuk iz vašeg okruženja, ANC slušalice stvaraju radni prostor bez buke, omogućujući vam da ostanete usredotočeni na zadatak koji imate pri ruci.

Vratite kontrolu nad svojim vremenom kako biste poboljšali svoju produktivnost

Postavljanje sebe u snažnu poziciju koja vam omogućuje da napravite više za manje vremena ključ je uspjeha na bilo kojem polju. Da biste povratili kontrolu nad svojim vremenom i poboljšali svoju produktivnost, morate biti proaktivni u prepoznavanju uobičajenih rasipnika vremena na radnom mjestu i pronalaženju alata i strategija za njihovo uklanjanje. Alati koje smo spomenuli u ovom članku mogu vam pomoći u tome.

Kako izbjeći prekomjernu upotrebu alata za komunikaciju i suradnju

Osjećate li se ikada preplavljeni ogromnim brojem alata za suradnju koje imate na raspolaganju? Evo kako to možete izbjeći.

Pročitajte dalje

O autoru