Umor od značajki: Kako izbjeći preopterećenost softverom za upravljanje projektima

Pronalaženje pravog softvera za upravljanje projektima može biti izazov. Uz svaki izbor dolazi dugačak popis značajki i funkcija s različitim nazivima i ponekad nejasnom svrhom.

Kada pravite usporedbu, lako je biti preopterećen, ali to ne mora biti tako. U ovom članku ćemo vas provesti kroz nekoliko savjeta za smanjenje zamora značajki kada je u pitanju odabir pravog softvera za upravljanje projektima za vas.

1. Napravite plan za svoj softver za upravljanje projektima prije isprobavanja ili kupnje

Već ste donijeli odluku da isprobate softver za upravljanje projektima ili barem razmišljate o tome. S toliko izvrsnih opcija vani, učinit ćete si veliku uslugu navodeći što biste željeli učiniti s njim prije nego što pogledate mogućnosti i značajke svakog softvera.

Ne samo da će vam to pomoći da pronađete pravi softver, već će vam pomoći da identificirate i isključite pogrešan softver.

Razmislite o načinima na koje sada vi i vaši suradnici komunicirate zadatke. Želite li da softver zamijeni određene vrste e-pošte, sastanaka i bilješki? Koje vrste detalja obično uključujete i koji je proces u kojem dodjeljujete zadatke?

Drugi važan dio opisivanja načina na koji ćete ga koristiti jest identificiranje tko će ga koristiti. Koliko ljudi imate u svom timu? Koje su vam uloge i dopuštenja potrebna za račun svakog člana tima? Hoćete li morati uključiti račune gostiju za klijente ili izvođače?

Možda biste trebali razmisliti hoće li vam trebati privatni radni prostori unutar vašeg softvera. Na primjer, možete postaviti popise koje izradite u svojim radnim prostorima ClickUp kao dijeljene ili privatne prema zadanim postavkama i prebaciti se u bilo koje vrijeme. Ideja je suprotna, gdje su stranice privatne dok ih ne podijelite s gostima, osim ako ne koristite račun tima.

Iako se većina softvera za upravljanje projektima može činiti istim, odgovori na ova pitanja pomoći će vam da shvatite koje značajke trebate tražiti u okviru svog proračuna.

2. Odlučite koje su vam značajke potrebne na temelju onoga što već radite

Evo gdje stvari mogu postati malo zeznute. Postoji mnogo izbora u softveru za upravljanje projektima, a uz to svaki softver ima poduži popis značajki.

Ovdje treba imati na umu da je manje više. Možete čak ocrtati ponavljajuće zadatke ili tijekove rada sa samo tablicom i nekim kontrolnim listama, kao što je prikazano u primjeru korištenja pojma u nastavku. Sve se svodi na to kako vi i vaš tim radite zajedno.

Korištenje praćenja vremena kao primjera, samo zato što to možete učiniti u nekom softveru za upravljanje projektima, ne znači da biste trebali. Ako već imate metodu praćenja vremena koja funkcionira ili trenutačno ne pratite svoje vrijeme, i to je u redu, zašto biste odabrali onu s praćenjem umjesto jedne bez?

Vaš softver za upravljanje projektima ne bi trebao stvarati nikakva trenja vašim svakodnevnim zadacima. Prije svega, to je alat koji možete koristiti učinkovito komunicirati projekte, stoga razmislite o načinima na koje to trenutno radite i koje bi vam značajke bile od najveće pomoći.

Lako vas ometaju dodatne značajke, ne samo zato što provodite vrijeme postavljajući ih i ne upotrebljavajući ih, već će one zatrpati vaš radni prostor. Ovo nas dovodi do sljedeće točke.

3. Ako je blještavo, odlučite je li održivo

Ako vam određena značajka privuče pažnju i odlučite da je želite koristiti, zapitajte se hoćete li to dugoročno zadržati. Na primjer, farma lama i widgeti za baterije tvrtke Monday.com prilično su zabavni dodaci nadzornoj ploči jer čine vaše ciljeve pomalo igrama, ali uzbuđenje može lako nestati.

Zapravo, možda biste uopće htjeli izbjeći gledanje u widgete jer su ponedjeljak, ClickUp, Notion i Asana sjajni izbori bez njih. Slika ispod je jednostavan primjer a ploča zahtjeva za projekt koristeći samo neke od mnogih značajki dostupnih u neplaćenoj verziji ClickUp-a.

Najbolje je odabrati svoj softver za upravljanje projektima na temelju njegovih temelja, a ne njegovih zvona i zviždaljki — pogotovo ako će vam samo oduzeti produktivnost.

Još jedna stavka koju ovdje treba napomenuti su integracije. Poput widgeta, vjerojatno možete koristiti softver bez njih. Međutim, ako vam se sviđa da se integrira s drugim softverom, pogledajte koje zadatke može izvršiti prije nego što to postane odlučujući faktor. Integracija može biti samo još jedna obavijest ili korak koji treba poduzeti.

4. Neke korisne osnovne značajke koje trebate potražiti

Prije nego što uđemo u osnove, važno je napomenuti da kada uspoređujete značajke softvera za upravljanje projektima, posjećujete svaku web stranicu zasebno. Svaki softver može koristiti drugačiji sustav imenovanja za istu značajku, zbog čega se čini da drugi nema posebne mogućnosti prilikom izravne usporedbe. Konkurencija bi to mogla nazvati drugačije.

Najbolji primjer za to je Pojam. Iako nećete pronaći ogroman popis svakog dijela sadržaja, možete dodati zadatke, statuse ili ploče na svoje stranice. Koristeći blokove, možete stvoriti učinkovit sustav upravljanja projektima.

Bez obzira na naziv, neke korisne osnove koje ćete htjeti pripaziti su:

• Zadaci, stranice ili impulsi— koju god terminologiju softver koristi, to su prazne kartice u softveru za upravljanje projektima gdje možete dodati opis, datum dospijeća, prioritet, primatelja i privitke prilikom izrade zadatak.
• Komunikacijski alati— umjesto da prelazite naprijed-natrag između vašeg softvera za upravljanje projektima i e-pošte, imajući alati za komentiranje, odgovaranje i označavanje drugih iznimno su korisni pri suradnji ili delegiranju projekti.
• Statusi— dio onoga što čini alate za upravljanje projektima sjajnim je to što vi i vaš tim možete jedni drugima reći da radite na nečemu, bez davanja javne objave.
• Podsjetnici— vjerojatno ćete ih htjeti prilagoditi svojim potrebama, ali bit ćete zahvalni ako imate podsjetnike u softveru za upravljanje projektima, osobito u trenucima kada su vam potrebni.
• Čisto sučelje— čist, minimalan dizajn pomoći će vam da se usredotočite na najvažnije zadatke.

Ne dopustite da značajke ometaju funkciju

Softver za upravljanje projektima se u početku može činiti zastrašujućim, ali ne mora biti. Ako krenete s planom i držite ga se, pronaći ćete najbolji za sebe i svoj tim.

Najbolje od svega, većina softverskih tvrtki za upravljanje projektima nudi besplatnu probnu verziju, tako da je možete testirati prije nego što bilo što platite. Zašto ne isprobati nekoliko tako što ćete napraviti jednu projektnu ploču u svakoj?

ClickUp vs. Asana: Što je bolje za upravljanje projektima?

Postoji mnogo opcija za softver za upravljanje projektima, evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da odaberete između Asane i ClickUp.

Pročitajte dalje

O autoru