4 savjeta za produktivnost za provjeru pristigle pošte

Svi smo bili tamo. Usredotočeni ste na zadatak koji imate kada dobijete e-poruku od suradnika koja vam odvodi fokus od zadatka. Znatiželjni, kliknete na njega da vidite kako možete pomoći, ali to zapravo nije nešto na što treba hitan odgovor.

Ipak, možda se pitate trebate li im se sada vratiti ili pokušati vratiti fokus — što može biti posebno izazovno kada vam se često javlja tijekom dana.

U ovom članku ćemo vas provesti kroz nekoliko savjeta koji vam mogu pomoći da ostanete produktivni pri provjeravanju e-pošte.

1. Ograničite koliko puta dnevno provjeravate pristiglu poštu

Ako kliknete na svoju pristiglu poštu svaki put kada dobijete e-poruku – ili je očekujete – stalno prekidate fokus. Također biste trebali uzeti u obzir vrijeme koje vam je potrebno da se vratite na posao nakon prekida, pogotovo ako na svaku e-poruku odgovarate odmah.

Iako se možete osjećati zauzeto, ovo naprijed-natrag možda nije najproduktivniji način rada. Želite provjeriti svoje inbox s namjerom da ispraznite svoju listu e-pošte.

Osim ako vaš posao doista ne zahtijeva hitan odgovor na sve e-poruke, pokušajte ograničiti broj puta dnevno provjeravati pristiglu poštu. Kao prijedlog, možda biste željeli dva do tri puta dnevno provjeravati i odrediti prioritete svoje e-poruke – jednom kada dođete na posao, jednom nakon pauze za ručak i možda sat vremena prije nego što završite s tim danom.

Međutim, najbolje je smisliti rutinu koja odgovara vašem rasporedu i onima s kojima radite. Iako možete dati trenutne odgovore, to ne znači da uvijek morate, pogotovo ako ste usredotočeni na važan zadatak ili rok.

Naravno, imat ćete ljude kojima ćete se morati vratiti prije nego kasnije, bilo da je to vaš šef, klijent ili prioritetni kolega. Kada provjeravate svoju pristiglu poštu, neka vaš odgovor na njih bude prioritet. Također možete uključiti upozorenja kada vam ta osoba šalje e-poštu na ne uznemiravaj—ili jednostavno prilagodite koliko puta vaša pristigla pošta provjerava novu poštu.

Na vama je ako želite prilagoditi svoje postavke obavijesti kako biste u potpunosti utišali određene e-poruke. Međutim, da ne biste propustili nešto vrlo važno, možda biste samo htjeli baciti pogled na primatelja i predmet u obavijesti i brzo se vratiti na pravi put ako može pričekati.

2. Izbjegavajte rad s istom e-poštom dvaput

Jeste li ikada otvorili i pročitali istu e-poštu više puta kako biste se osvježili prije nego što poduzmete akciju? Ovo može biti gubitak vašeg vremena i fokusa.

To možete spriječiti poduzimanjem radnji svaki put kada ga otvorite. Odlučite je li potreban odgovor, možete ga arhivirati ili arhivirati, ili je bezvrijedno ili nešto što možete jednostavno izbrisati.

Odlučiti odgovoriti na to ne znači da se to mora dogoditi odmah, ali dodajte zastavicu ili neku vrstu podsjetnika kako biste to znali učiniti sljedeći put kada budete rješavali svoje e-poruke.

Vaša pristigla pošta također može imati značajku za podsjetnike e-poštom. Na primjer, Spark vam omogućuje da odgodite poruke na određeno vrijeme i podsjetit će vas na njih na određeni datum i vrijeme. Također vam omogućuje postavljanje podsjetnika za praćenje poslane e-pošte ako još niste primili odgovor od primatelja.

Sve što se nalazi u vašoj pristigloj pošti što ne zahtijeva odgovor, datoteku, smeće ili smeće odmah - većina davatelja usluga e-pošte to čini super jednostavnim, pa je najbolje da to jednostavno učinite i završite.

Također pomaže da sami smislite neka pravila na temelju količine e-poruka koje primate. Na primjer, tko je prioritet i vaše vrijeme odgovora. I drugi će se naviknuti na to i shvatiti da ćete im dati odličan odgovor, samo ne odmah.

Ako otkrijete da postoji e-poruka koju ste odgađali, upotrijebite jesti metodom žabe da se to obavi.

3. Otkažite pretplatu na beskorisne biltene i marketinške e-poruke

Vjerojatno ćete tijekom dana dobiti dovoljno obavijesti bez dodatne buke biltena i marketinških e-poruka. Lako je pustiti da klizi i pustiti da se gomilaju u vašoj pristigloj pošti jer ste zauzeti.

Međutim, probiranje kroz njih još je jedan zadatak koji će vam oduzeti fokus i produktivnost. To je osobito istinito ako je pošiljatelj napisao e-poštu dovoljno dobro da biste mogli kliknuti i pročitati je, a da zapravo niste znali zašto ste.

Osim ako se radi o nečemu na čemu stvarno namjeravate poduzeti, na primjer, pročitati sadržaj autora ili iskoristiti prednosti prodaje tvrtke, otkažite pretplatu. Uštedite vrijeme i energiju koje biste uložili u ove e-poruke i stavite ih u nešto značajnije ili opuštajuće.

Ako imate biltene i marketinške e-poruke koje volite čitati, možda biste trebali isprobati davatelja usluge e-pošte kao što je Spark koji nudi Smart Inbox.

Značajka Smart Inbox odvaja biltene i poruke od usluga od osobnih e-poruka. Također isključuje obavijesti od stranaca i automatizirane poruke.

4. Blokirajte neželjenu e-poštu—adrese i domene

Kada je u pitanju filtriranje neželjene pošte, neki davatelji usluga e-pošte rade bolji posao od drugih. Čak ni popularan izbor kao što je Outlook nije savršen, dopuštajući prolazak neke neželjene pošte.

Međutim, ako vam netko šalje neželjenu poštu, možete blokirati njegovu adresu e-pošte. Možda ćete također moći blokirati cijelu domenu ako ustanovite da primate e-poštu s različitih korisničkih imena, ali iste web adrese.

Ako koristite Outlook, ovu značajku možete pronaći u Smeće odjeljak od Mail karticu pod Postavke i Prikaži sve postavke Outlooka. Gmail je još jedan pružatelj usluga koji vam to omogućuje jednostavno blokirati adrese e-pošte i poduzeća.

Ako koristite drugog davatelja usluge e-pošte, potražite ovu značajku pretraživanjem blokiraj domenu e-pošte i naziv davatelja koji koristite.

Imajte na umu da je najbolje ne kliknuti na odjaviti pretplatu unutar neželjene e-pošte, jer bi vas to moglo odvesti na kratkotrajnu stranicu koja traži vaše osobne podatke. Zapravo, uopće izbjegavajte interakciju s njima osim ako to ne označite kao neželjenu poštu ili ih izbrišete.

Povećajte svoju produktivnost ograničavanjem e-pošte

E-pošta je koristan alat u komunikaciji. Međutim, to također može postati smetnja kada ne obraćamo veliku pozornost.

Ako otkrijete da provodite puno vremena u pristigloj pošti, zašto ne biste isprobali jedan ili više ovih savjeta da vidite hoće li vam pomoći?

Kako preuzeti kontrolu nad pristiglom poštom e-pošte i ostati produktivan

Kontinuirana provjera e-pošte može oduzeti puno vremena. Ovi savjeti pomoći će vam da kontrolirate svoju pristiglu poštu i učinite više.

Pročitajte dalje

O autoru