Kako napraviti ploču za zahtjeve projekta u ClickUp-u

Delegiranje zadataka ili traženje pomoći ponekad može ostaviti ljude da se osjećaju neugodno. Bilo da se radi o tjeskobi postavljanja pitanja na pogrešan način ili brizi o tome što bi netko drugi mogao misliti, to je uobičajen izazov na radnom mjestu.

Čak i oni koji su dobro obučeni u dijeljenju zadataka mogli bi imati koristi od trošenja manje vremena na priopćavanje detalja. Može biti iscrpljujuće pratiti sve o čemu ste razgovarali u e-porukama, porukama i sastancima - osobito kada izgubite trag o privitku, pojedinosti ili pitanju.

U ovom članku ćemo vas provesti kroz kako napraviti ploču zahtjeva za projekt u ClickUp-u koja delegiranje čini brzim i bezbolnim.

Koje ćete stupce uključiti na ploči za zahtjeve projekta?

Prilikom izrade ploče zahtjeva projekta u ClickUp-u, cilj je uštedjeti vrijeme. Trebat ćete jasno staviti do znanja kome dodjeljujete projekt, kada želite da ga obavi, i razinu prioriteta, kao i tko postavlja zahtjev. To možete brzo učiniti dodavanjem stupaca opunomoćenik, Datum dospijeća, prioritet, i napravio na svoju ploču.

Ako se pitate zašto napravio stupac je važan, to je iz dva razloga. Pomaže vašim suigračima da znaju koga pitati ako naiđu na pitanje. Također im daje do znanja kome podnose izvještaj ako imate više osoba koje dodjeljuju projekte.

Ne možete promijeniti tko se pojavljuje u napravio pa ako zadatak stvarate u ime nekog drugog, možete to zabilježiti u opisu.

Osim toga, možete primijetiti opunomoćenik stupac prema zadanim postavkama sadrži jedno ime. Ako želite staviti više od jedne osobe na zadatak, možete uključiti više osoba. Da biste to učinili, kliknite ikonu svog profila u donjem lijevom kutu, idite na Postavke, Odaberi ClickApps, i uključite Više nositelja in opcijama.

Ako želite u projekt uključiti nekoga tko ne radi aktivno na njemu, možete ga dodati kao promatrač ili ako želite da vaši suigrači sami preuzimaju zadatke, možete jednostavno ostaviti stupac prazan.

Povezano: ClickUp vs. Asana: Što je bolje za upravljanje projektima?

Uz četiri gore spomenuta stupca, ClickUp nudi mnoge druge koje će vam pomoći u komuniciranju specifičnosti projekta. Na primjer, ako su vaši zadaci vremenski osjetljivi, možete koristiti datum kreiranja stupac da pokaže koliko dugo stoji. Također možete koristiti procjena vremena stupac kako biste svojim suigračima obavijestili koliko bi projekt mogao potrajati.

Da biste shvatili koje stupce želite koristiti, odvojite malo vremena da razmislite o načinu na koji vaš tim već dijeli zadatke, odaberete ono što radi i prilagodite ploču tako da odgovara vašim potrebama.

Kako postaviti ploču za zahtjeve projekta u ClickUp-u

Prvi korak u izradi ploče zahtjeva za projekt je stvaranje novog popisa u vašem radnom prostoru. Da biste to učinili, zadržite pokazivač miša iznad naziva svog radnog prostora na bočnoj traci i kliknite gumb za dodavanje. Imenujte svoj popis u skladu s tim.

Zatim umetnite stupce koje želite koristiti ako već nisu tamo. Pronaći ćete dugačak njihov popis kada odaberete opciju dodavanja u gornjem desnom kutu popisa. Imajte na umu, manje je više. Ako dodate previše informacija u svoju ploču, to može na kraju zbuniti vaše suradnike - osobito one koji su novi u softveru za upravljanje projektima.

Također ćete htjeti zauzeti minimalan pristup statusima. Da biste uredili svoje statuse, zadržite pokazivač iznad Napraviti ili bilo koju karticu statusa na vašoj ploči, kliknite tri točke na desnoj strani i idite na Upravljajte statusima. Odaberi prilagođen i stvorite one koje biste željeli koristiti za komunikaciju sa svojim timom.

Primjer koristi napraviti, u nastajanju, i potpuni, ali možete postati kreativniji ako želite. Ako ploču koristite za polaganje prava na projekte, možda biste je htjeli upotrijebiti otvorena umjesto to-do i imati an dodijeljena status kako biste sebi i drugima dali do znanja da je netko drugi na tome, čak i ako još nisu počeli raditi.

Također možete koristiti opcije kao što su zaglavio za komunikaciju suigraču treba pomoć, ili na čekanju brzo podijeliti da projekt nije niti u tijeku niti završen.

Kako raditi unutar odbora za zahtjeve projekta

Ideja iza ploče sa zahtjevima projekta je ograničiti komunikaciju prilikom delegiranja zadataka. Nije da nećete dijeliti detalje ili odgovarati na pitanja, ali sve to radite na jednom mjestu, tako da vi i vaš tim znate gdje pronaći informacije.

Pojedinosti u stupcima daju primatelju brzi pregled očekivanja projekta. Osim toga, možete staviti detaljne bilješke unutar zadatka klikom na njegov naziv.

Ovdje ćete pronaći mjesto gdje možete opisati zadatak svom suigraču, priložiti datoteke i komunicirati naprijed-natrag u komentarima.

Također možete dodati promatrača u projekt klikom na simbol oka u gornjem desnom kutu. Ovo je slično kao da nekome pošaljete CC u e-poruci.

Kada vaš suigrač počne raditi na zadatku, mijenja status u u nastajanju pokazati da je u tijeku i potpuni kad završe. ClickUp automatski skriva dovršene zadatke, ali ih možete vidjeti bilo kada klikom emisija zatvorena u gornjem desnom kutu.

Imajte na umu da svatko može dodijeliti projekte u ClickUp-u, tako da će vaša ploča zahtjeva za projekt raditi u oba smjera. Na taj način, ako imate kolegu koji treba vašu pomoć u nečemu, i on vam može kreirati zadatak.

Povezano: Što je ClickUp? Najbolje značajke upravljanja projektima

Ako radite s velikim timom i smatrate da je vaša ploča za zahtjeve za projekt prezauzeta, možda ćete htjeti stvoriti zasebne za svaki odjel. Također možete kreirati ploče sa zahtjevima za projekte za pojedinačne ljude ako vaša tvrtka ima puno zadataka ili netko treba dodatni dio fokusa jedan na jedan.

Osim toga, ako otkrijete da imate neke vizualne ljude u svom timu, možda biste to htjeli dodajte pogled na ploču koji umjesto popisa koristi sustav kartica.

Usredotočite se na odbor za zahtjeve projekta

Izrada ploče sa zahtjevima projekta brz je projekt koji mogu preuzeti i početnici i iskusni korisnici ClickUp-a. Korištenje jednog neće samo pomoći u ograničavanju skakanja između e-pošte i poruka prilikom delegiranja zadataka, već može i smanjiti količinu vremena koje provodite na sastancima, zakazanim ili ne.

Samo svakako objasnite svom timu kako to funkcionira i dajte im do znanja da i oni mogu zatražiti pomoć od vas ili jedni od drugih kada im je potrebna.

ClickUp vs. Pojam: Što je bolje za projektnu suradnju?

ClickUp i Notion dva su najbolja alata za suradnju na projektu. Saznajte što je bolje za vas.

Pročitajte dalje

O autoru