Kako numerirati redove u Microsoft Excelu

Formatiranje podataka u programu Microsoft Excel može biti nezgodno, pogotovo kada trebate izmijeniti veliki skup podataka koji je već ispunjen. Numeriranje redaka u Excelu primjer je takvog oblikovanja.

Ako je skup podataka mali i neprekidan, lako se njegove retke mogu numerirati ručno ili automatskim popunjavanjem niza. Kada je skup podataka velik i nedosljedan, neke podatke treba dodati ili ukloniti iz sredine, ili kada trebate filtrirati podatke u određenom stupcu, numeriranje se pokvari.

Istražimo različite načine numeriranja redaka dosljednih i nedosljednih (praznih redaka) skupova podataka u Microsoft Excelu.

1. Numeriranje redaka konzistentnog skupa podataka u Excelu pomoću ručke za popunjavanje i niza za popunjavanje:

Korištenje ručke za popunjavanje ili niza za popunjavanje najlakši je način numeriranja redaka kada imate dosljedan skup podataka bez praznih redaka.

Za bolje razumijevanje, primijenimo oba načina numeriranja redaka na skup podataka prikazan u nastavku:

Za numeriranje redaka pomoću Ručice za popunjavanje, slijedite ove korake:

1. Staviti 1, 2 i 3 u stanicama A2, A3 i A4.
2. Odaberite ćelije A2 kroz A4.
3. A plus ikona pojavit će se u donjem desnom kutu posljednje odabrane ćelije kada vaš pokazivač pređe iznad nje.
4. Ako dvaput kliknete na njega, numerirati ćete sve neprekidne retke ispod njega.

Stoga, ako se u cijelom skupu podataka ne pojavljuju prazni redovi, to je brza metoda za numeriranje redaka. Međutim, Ručica za popunjavanje ne radi u ova dva slučaja:

1. Kad god ručica za popunjavanje naiđe na nedosljednost (prazan red), automatski će se zaustaviti.
2. Ako je susjedni stupac u kojem koristite ručicu za popunjavanje prazan, neće raditi.

Međutim, postoji rješenje za to, odnosno ručno automatsko popunjavanje niza. Na taj način, čak i ako postoji nedosljednost u skupu podataka ili je susjedni stupac prazan, i dalje možete numerirati retke sve do kraja.

Automatsko popunjavanje je jednostavno kao povlačenje donjeg desnog kuta odabranih ćelija gdje je prikazan znak plus i proširenje do kraja.

Ali ova metoda nije održiva iz sljedećih razloga:

1. Također broji sve prazne redove koji mu se nađu na putu, što naravno ne želimo.
2. Ručno povlačenje skupa podataka na dno postaje problematično ako je skup podataka opsežan.

Alternativno, možete koristiti metodu Fill Series ako ne želite ručno povlačiti sekvence u velikom skupu podataka, ali i dalje želite podatke automatskog popunjavanja do kraja. Pogledajmo kako to radi.

1. Zabilježite ukupan broj popunjenih redaka u skupu podataka pritiskom na CTRL + Kraj.
2. U ćeliji A2, Unesi 1.
3. Odaberi Niz od Napunite padajući izbornik u Uređivanje odjeljak od Dom tab.
4. Odaberite Kolumne u Serija u i Linearna u Tip.
5. Postavi Stop vrijednost na ukupan broj popunjenih redaka i Vrijednost koraka do 1.
6. Klik u redu.

Redovi će se automatski numerirati do zadnjeg popunjenog, uključujući i prazne. Iako eliminira ručno povlačenje i ne prestaje ispunjavati prazan red, neće raditi pri izradi profesionalnih proračunskih tablica jer numerira prazne retke, što ne želimo.

Nadalje, budući da su obje metode statične, ako izbrišete red i premjestite ga ili zamijenite, morat ćete ga prenumerirati. Ipak, obje su metode jednostavne za korištenje i dobro rade kada su podaci dosljedni.

POVEZANO: Kako na jednostavan način ukloniti prazne retke u Excelu

Pogledajmo kako numerirati nedosljedne skupove podataka s praznim recima pomoću funkcija COUNTA i IF.

2. Korištenje funkcija COUNTA i IF za numeriranje redaka u nedosljednom skupu podataka

Funkcija COUNTA preskače prazne retke dok numerira popunjene redom. Da vidimo kako funkcionira, primijenimo ga na nedosljedan skup podataka:

1. Razmotrite sljedeći skup podataka:
2. Ispunite sljedeću formulu u ćeliju A2:

   =IF(ISBLANK(B2),"",COUNTA($B$2:B2))

3. Pomoću automatskog popunjavanja ispunite preostale ćelije u nastavku.

Možete vidjeti da je preskočio prazne ćelije dok je redom numerirao samo popunjene. Ovdje funkcija IF odlučuje je li susjedna ćelija prazna. Ostavlja retke praznima ako su susjedne ćelije prazne i broji ih ako su popunjene.

Štoviše, ovaj način numeriranja redaka je dinamičan, tako da kada dodate, zamijenite ili uklonite red, numeriranje će se automatski ažurirati.

Međutim, što ako trebate ispuniti skup podataka i želite zadržati brojeve redaka? U ovom slučaju, kombinacija IF i COUNTA neće pomoći, kao ni Fill Handle ili Fill Series.

Zatim možete ići na drugi pristup, koristeći funkciju SUBTOTAL za održavanje numeriranja redaka u podatkovnoj tablici dok filtrirate podatke.

3. Korištenje funkcije SUBTOTAL

Pogledajmo sintaksu funkcije SUBTOTAL prije nego što je primijenimo na skup podataka.

=SUBTOTAL(broj_funkcije, raspon 1, [raspon 2..])

Raspon 1 označava raspon skupa podataka u kojem se funkcija treba primijeniti. The funkcija_br označava gdje se na popisu nalazi vaša željena funkcija, kao što je prikazano u nastavku.

Za numeriranje redaka pomoću SUBTOTAL, slijedite ove korake:

1. Idi na ćeliju A2.
2. Tamo unesite sljedeću formulu:

   =SUBZUM(3,B2:$B$2)

3. Ispunite slijed kako biste popunili unose u ćelije u nastavku.

Sada, kao što je prikazano u nastavku, kada filtrirate podatke u bilo kojem drugom stupcu, numeriranje redaka će se automatski promijeniti ispravnim redoslijedom.

Usporedba korištenja svake metode

Pogledajmo ukratko gdje su sve tri metode korisne:

1. Sve dok imate dosljedne podatke bez praznih redaka, za numeriranje redaka možete koristiti ručicu za popunjavanje ili niz za popunjavanje.
2. Ako su podaci nedosljedni, a trebate samo numerirati retke (bez kasnijeg filtriranja), možete koristiti drugu metodu kombiniranja funkcije COUNTA s funkcijom IF.
3. Funkcija SUBTOTAL će raditi kad god trebate filtrirati podatke uz održavanje numeracije redaka.

POVEZANO: Kako umetnuti više redaka u Excel

Redovi brojeva s lakoćom u Microsoft Excelu

Na ovaj način, bez obzira jesu li podaci dosljedni ili ne, lako možete numerirati retke. Odaberite metodu koja najbolje odgovara vašim potrebama.

Osim ove tri metode, možete koristiti i funkciju ROW i stvoriti Excel tablicu za numeriranje redaka, ali svaki od ovih pristupa ima svoja ograničenja.

Je li uvijek teško upravljati višestrukim radnim listovima s beskrajnim recima i stupcima? Možete jednostavno grupirati retke i stupce, tako da vam je lakše rukovati podacima i lakše se kretati vašim klijentima i kolegama. Koristite ih u svojim proračunskim tablicama kako bi izgledale profesionalnije.

Kako grupirati retke i stupce s obrisima i međuzbrojima u Excelu

Saznajte kako grupirati retke i stupce u Excelu kako biste korisnicima olakšali pristup vašim sažetim izvješćima.

Pročitajte dalje

O autoru