Kako izbjeći prekomjernu upotrebu alata za komunikaciju i suradnju

Alati za suradnju i komunikaciju ključni su za uspjeh svakog projekta, posebno za udaljene timove. Pomažu u povećanju produktivnosti i povezanosti među zaposlenicima, a istovremeno im omogućuju pristup informacijama s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme.

Međutim, previše opcija može postati stresno, pogotovo kada svaki radni dan morate početi žonglirajući između različitih alata kako biste ostali u tijeku. Ovaj članak će istražiti neke savjete i alate koji će vam pomoći da učinkovitije koristite alate za suradnju.

Preopteretiti svoj tim suradnjom alati nisu rješenje za bolju produktivnost; naprotiv, može dovesti do:

• Niža produktivnost jer vaš tim provodi više vremena tražeći informacije na više platformi nego obavljajući zadatke.
• Odgođeni projekti jer komunikacija pada između pukotina.
• Smanjena suradnja jer bi se neki ljudi mogli teško upoznati s više platformi za suradnju.
• Otežan pristup informacijama kada su vam potrebne.
• Žongliranje između brojnih aplikacija za suradnju može dovesti do promjena konteksta i niža učinkovitost.
instagram viewer
• Rasipna potrošnja budući da mnoga od ovih softverskih rješenja imaju značajke koje se preklapaju i zahtijevaju pretplatu.

Dakle, ako su alati za suradnju ključni za timski rad, kako možete izbjeći ove probleme?

1. Odredite prioritete svom timu i potrebama tvrtke

Važno je započeti shvaćanjem da učinkovita suradnja nije vezana uz tehnologiju – radi se o vašim ljudima i načinu na koji oni međusobno djeluju kako bi postigli zajedničke ciljeve. Alati za suradnju i komunikaciju dolaze kako bi to omogućili i olakšali.

Stoga biste trebali započeti s procjenom potreba svoje tvrtke i kakvu kulturu želite izgraditi za svoj tim. Nadalje, steknite jasan uvid u to kakve zadatke vaš tim obavlja svakodnevno i najbolje načine za međusobnu interakciju.

Na primjer, ako želite promicati povjerenje i slobodu rada tijekom fleksibilnog radnog vremena, birajte digitalna rješenja koja omogućuju asinkronu komunikaciju i suradnja, kao Twist i Yac, mogao bi najbolje funkcionirati. Ovi alati omogućuju vašim ljudima da ostanu usredotočeni tijekom svoje najproduktivnije vremenske linije.

S druge strane, ako je vaš tim uglavnom u pokretu i cijenite komunikaciju u stvarnom vremenu, alati koji olakšavaju sinkronu komunikaciju i nude pristup stolnom i mobilnom uređaju, npr. Zatišje, možda je vaša najbolja opcija.

Nakon što imate jasnu ideju o svojim potrebama i vrsti kulture koju želite promicati, lakše je suziti broj opcija koje su u skladu s vašim pristupom u poslu. Odabir alata samo zato što je popularan može nenamjerno promijeniti kulturu i operativni sustav vaše tvrtke, što dovodi do neproduktivnih rezultata.

2. Iskoristite Workspace Suites

Nakon što ste procijenili potrebe vaše tvrtke i pokušali smanjiti broj alata za suradnju koje koristite, mogli započeti gledanjem na sve-u-jednom ili svestrane platforme koje nude niz značajki potrebnih za rad vašeg poslovanje.

Ova rješenja su posebno osmišljena kako bi sve spojila kombiniranjem osnovnih značajki i funkcionalnosti iz više aplikacija u jednu platformu, uklanjajući muku otvaranja nekoliko programa za pristup informacija.

Na taj način pomažu uštedjeti vrijeme i novac dok svima olakšavaju obavljanje poslova bez propuštanja ažuriranja. Idealni su za mala i srednja poduzeća koja ne trebaju nužno najnovija zvona i zviždaljke, već jednostavno, jednostavno rješenje koje im pomaže da rade nesmetano.

Ovi alati omogućuju razmjenu poruka, pozive, bilježenje, dodjeljivanje zadataka, pa čak i planiranje projekata – sve s jednog mjesta. Neki primjeri najbolje radne prostore koje pružaju višestruke značajke za pojednostavljenje vašeg tijeka rada uključuju Šiljak ili Samepage. Možete koristiti jedan od ovih alata da spojite sve svoje aktivnosti.

Pretpostavimo da je vaša organizacija specijalizirana za određenu djelatnost i da se čini da je vaša višenamjenska platforma "svajač za sve zanate, majstor nijedan.” U tom slučaju trebali biste razmisliti o pronalaženju najboljih prikladnih rješenja za pojedinačne funkcije koje se mogu lako integrirati sa svakom drugo.

Ako je upravljanje projektom vaš primarni fokus, možda ćete htjeti pogledati alate sa značajkama kao što je stvaranje zadataka i dodjeljivanje, robusne funkcije pretraživanja, višestruki prikazi nadzorne ploče, izvješćivanje o statusu projekta i projekt predlošci.

Povezano: Zapier integracije koje će automatizirati vaš radni tijek upravljanja zadacima

Međutim, također biste trebali razmotriti rješenja za upravljanje projektima koja nude mogućnosti integracije s drugim alatima, na primjer, Košnica, ponedjeljak.com, ili Wrike. Na taj način možete koristiti nekoliko alata prikladnih za određene svrhe i povezati ih kako biste postigli još bolje rezultate.

Nadalje, ovi su alati jednostavni za korištenje, što svima olakšava njihovo učenje i učinkovito korištenje.

4. Napravite centralizirano spremište znanja

Kao što smo već spomenuli, jedan od glavnih nedostataka korištenja previše alata za suradnju je da zaposlenici gube dragocjeno vrijeme skakanje s jedne platforme na drugu radi pristupa informacijama ili gnjaviti druge kolege pitanjima na koja je odgovoreno nekoliko puta.

Kako biste to izbjegli, sve bitne informacije možete pohraniti u centraliziranu bazu znanja kojoj je lako pristupiti s bilo kojeg mjesta. Možete koristiti interni wiki tvrtke alat poput Tettra zadržati sve, od pravila za cijelu tvrtku i vodiča s uputama do specifičnih informacija o proizvodu. Svatko s dopuštenjem može dodavati i uređivati ​​datoteke, stvarajući intuitivnu platformu za suradnju koja pomaže zaposlenicima jedni s drugima dijeliti informacije.

Ideja je da se svaki član tima može uputiti ravno u ovu bazu znanja kako bi pronašao informacije i dobio odgovore na sva pitanja ili probleme koje bi mogli imati.

Započnite svoj put do učinkovite komunikacije i suradnje odmah

Ako se trenutno nosite s previše nereda kada su u pitanju alati za komunikaciju i suradnju, razmislite o implementaciji gore navedenih rješenja.

Koristeći najbolja moguća digitalna rješenja i strategije za suradnju za svoje poslovanje, preuzimate veliki korak prema postajanju produktivnijim, dugoročnoj uštedi novca i poboljšanju ukupne izvedbe.

Kako rastete i vaše poslovanje postaje zahtjevnije, uvijek možete revidirati svoje procese kako biste zadovoljili svoje promjenjive potrebe.

Kako povećati produktivnost vašeg radnog mjesta dijeljenjem znanja

Dijeljenje znanja na radnom mjestu može biti moćno, ali samo ako stvorite okruženje koje to potiče. Evo nekoliko alata i savjeta koji će vam pomoći.

Pročitajte dalje

O autoru