5 alata koje možete koristiti kada zaostajete na poslu

Jeste li prezadovoljni brojem zadataka koje morate završiti u kratkom vremenu?

Ako da, onda je velika vjerojatnost da ste zapeli u poziciji u kojoj je sve važno i sve treba učiniti sada. I možda ste počeli misliti da je živjeti na kavi, ostati budan cijelu noć i završiti posao jedina preostala opcija.

Srećom, nije tako. Ovdje ćemo navesti pet najboljih stvari koje trebate učiniti kada zaostajete u poslu; a prevladavanje sebe nije jedno od njih. Dakle, počnimo.

1. Otvoreno komunicirajte i tražite pomoć magija

Prva stvar koju trebate učiniti je komunicirati otvoreno sa svojim šefom i suradnicima. Ako vam šef stalno dodjeljuje nove zadatke, onda je vrijeme da se sastanete s njim i razgovarate o problemu s kojim se trenutno suočavate.

Međutim, umjesto da im odmah kažete da imate puno toga na svom tanjuru i da više ne možete preuzeti posao, razgovarajte s njima o projektima na kojima trenutno radite. Zamolite ih da vam pomognu odrediti prioritete zadaća na kojima žele da prvo radite.

Znajući to, vaš će šef razumjeti situaciju. Velike su šanse da će nove zadatke dodijeliti nekom drugom. A ako budete imali sreće, mogli bi i produžiti rokove za one na kojima trenutno radite. Osim toga, trebali biste razgovarati s kolegama o svom poslu i oni bi mogli smisliti akcijski plan za završetak posla na vrijeme.

Konačno, uzmite pomoć. Online platforma, Magic, pomaže vam pronaći virtualnog asistenta kojeg ćete morati plaćati po minuti. Ovom pomoćniku možete delegirati sve što trebate učiniti, ali to ne zahtijeva vašu stručnost. Na primjer, rezervirati termine, istraživati ​​nešto ili čak naručiti hranu i kavu.

Osim toga, pomoćnike možete unajmiti po vrlo povoljnim cijenama na stranicama poput Upwork ili Fiverr za složenije zadatke. Oni vam mogu pomoći da dovršite neke od podzadataka projekta koje možete lako delegirati - na primjer, uređivanje ili lektoriranje dijela sadržaja.

2. Dajte prioritet zadacima sa Trello

Kad vam nedostaje vremena, a sve vam se čini hitno, ključ je postavljanje prioriteta.

Tako, dati prioritet zadacima na temelju rokova i vremena potrebnog za njihovo dovršenje. Na primjer, ako imate četiri dana preostala za slanje zadatka za koji će vam trebati 4-5 sati i jednotjedni rok za drugi projekt za koji bi vam moglo trebati 18-20 sati da ga završite, odredite prioritet prijašnji. Duži zadatak također možete podijeliti na više podzadataka kako biste ga olakšali.

Kada završite s određivanjem prioriteta, upotrijebite Trello da biste te podzadatke i zadatke postavili na svoj popis obaveza s rokom koji ste postavili za svaki od njih.

Platforma je besplatna za individualnu upotrebu i omogućuje vam stvaranje više ploča i kartica i navođenje vaših zadataka pod njima. Na primjer, ako morate poslati projekt X do ovog tjedna, a projekt Y do sljedećeg, razmislite o izradi dvije kartice na Kanban ploču Trella i navedite sve podzadatke koje trebate izvršiti s rokovima prije konačne prijave datum.

Na popis možete dodati i druge članove tima. Spomenite ih, dodijelite zadatke i razgovarajte o stvarima u odjeljku za komentare ako je potrebno. Ako ti zaposliti virtualnog asistenta, možete im izravno dodijeliti zadatke iz Trella i znati rade li stvari na vrijeme.

3. Resetirajte svoj mozak vođenom meditacijom

Kada zaostajete na poslu, ostati budan kasno navečer, gutati jednu kavu za drugom i raditi dok vam oči jednostavno ne mogu pratiti može vas zaintrigirati. Ali razmislite ponovno; naš mozak i tijelo trebaju napuniti gorivo. Uzimanje a cjelonoćni san pomoći će vam da se osvježite i radite najboljom brzinom. S druge strane, ako to ne učinite, to može rezultirati osrednjim radom.

Međutim, kada zaostajete na poslu, stres i nemogućnost spavanja čini se opravdanim. Ali možete to popraviti. Sve što trebate učiniti je doći u ured dva sata ranije sljedećeg dana kako biste završili svoj zadatak na čekanju. Također, rezervirajte nekoliko sati vikendom da dovršite posao.

Imajući to na umu, moguće je spavati bez ikakve tjeskobe. Da biste to učinili jednostavnijim, izvodite vođenu meditaciju. Preuzmite aplikaciju Calm ili spremite YouTube video ispod i reproducirajte ga kada ste u krevetu.

Preuzimanje datoteka: Mirno za Android | iOS (dostupna besplatna kupnja putem aplikacije)

4. Produktivno odgađajte sa FocusMe

Kada ste preopterećeni, odugovlačite. To je najlakši bijeg od svih problema svijeta. Ali dolazi s većom cijenom. Ali što ako biste mogli odugovlačiti i ipak moći precrtati stvari s popisa obaveza?

Samo obrnuti inženjering kako funkcionira odugovlačenje. Započnite blokiranjem nepotrebnih stvari koje bi vas mogle dovesti u iskušenje dok odgađate i radite na manjim podzadacima koje trebate obaviti. Platforma FocusMe može pomoći u blokiranju nepotrebnih stvari s vašeg desktopa ili Maca, a Trello može pomoći s popisom stavki koje treba učiniti za produktivno odgađanje.

Na taj ćete način biti produktivni i obaviti stvari, čak i dok odgađate. Motivacija dolazi iz akcije, a nikad nije obrnuto. Na taj način, kada se počnete osjećati pomalo čudno radeći na zadacima niskog prioriteta, osjetit ćete svrbež da se vratite na važnije.

5. Napravite produktivne pauze

Osim dodatnog radnog vremena i odgađanja, jednako je važno i produktivne pauze. Možete uzeti pauzu svakih 90 minuta rada ili nakon što u potpunosti završite jedan zadatak.

Tijekom tih pauza razmislite o tome da jedete nešto zdravo, radite nešto što vas opušta poput slušanja glazbe ili šetnje.

Međutim, morate izbjegavati traćenje tih stanki provjeravanjem e-pošte ili društvenih mreža. Da bi to uspjelo, razmislite o tome da provedete 20-30 minuta odgovarajući na svaki potreban razgovor prije nego što počnete s radom. Zatim isključite obavijesti.

Također, morate voditi računa o vremenu dok ste na pauzi. Dakle, postavite mjerač vremena na uobičajenu aplikaciju Sat na svom telefonu i vratite se za svoj stol čim vaše slobodno vrijeme završi.

Povezano: Kako postaviti mjerač vremena za aplikaciju na Androidu da kontrolira vrijeme na ekranu

Nemojte se opterećivati ​​zbog zaostajanja na poslu

Do sada ste sigurno shvatili da je moguće dovršiti svoj posao bez preopterećenja. Sve što trebate učiniti je komunicirati otvoreno, odrediti prioritete u svojim zadacima, osigurati da pravilno spavate i pauze, te iskoristiti prednost odgađanja.

Ovo se može činiti malim savjetima, ali mogu učiniti čuda kada ih ispravno slijedite.

7 najboljih aplikacija za brže obavljanje vaših projekata

Ako želite ubrzati svoj radni tijek i završiti projekte na vrijeme, evo nekih od najboljih aplikacija koje možete koristiti.

Pročitajte dalje

O autoru