Kako postaviti projektne prekretnice za povećanu produktivnost

Pokretanje projekta bez prekretnica je kao da radite cijeli dan bez pauza. Osim što ćete biti iscrpljeni, bit će vam dosadno izvan sebe.

Prekretnice projekta daju vam razloge da budete uzbuđeni zbog svog projekta, čak i kada je kraj daleko. Pokazuju vam nagrade za vaš trud i inspiriraju vas da radite više.

U ovom ćemo članku raspravljati o važnosti projektnih prekretnica i kako postaviti učinkovite projektne prekretnice za uspjeh.

Što je prekretnica projekta?

Prekretnice projekta specifične su točke koje označavaju kada se događaj, faza ili cilj dovrše u projektu. Učinkovite prekretnice pomažu vam pratiti projekt i stvari koje su potrebne za njegovo dovršenje.

Prekretnice projekta protežu se kroz životni vijek projekta, od početka do kraja. Baš kao putokazi na cesti, oni vas tjeraju da završite projekt.

Neki uobičajeni primjeri projektnih prekretnica su odobrenje projekta, financiranje projekta i okupljanje članova projektnog tima.

Zašto su važne prekretnice projekta?

Prekretnice su stupovi koji drže uspješan projekt. Bez projektnih prekretnica, vaš projekt bi se mogao početi osjećati zamorno ili dosadno. To je slučaj, osobito s velikim projektima za koje je potrebno puno vremena za izvođenje. Prekretnice projekta su među stvarima koje održavaju motivaciju vašeg tima tijekom cijelog putovanja.

Ovdje su neke od važnosti prekretnica projekta.

1. Učinkovita suradnja

Posjedovanje prekretnica u projektu pomaže vam da delegirate zadatke za označavanje prekretnica. Umjesto da članovi tima ne rade, oni će stalno biti uključeni, dajući pozitivan doprinos projektu.

Doći će do povećanja produktivnosti kada postoji suradnju unutar tima, i svi znaju što trebaju učiniti u svakom trenutku. Rezultati će biti vidljivi u njihovim nastupima.

Prekretnice koje uključuju testove i inspekcije potaknut će zaposlenike da pravilno obavljaju svoje zadatke kako bi prošli test.

2. Održavajte visoke standarde

Koji standard želite postići u svom projektu? Ciljanje na određeni standard u konačnom rezultatu vašeg projekta bez prekretnica nije izvedivo. Lakše je ispuniti dogovorene standarde kada ih mjerite na različitim prekretnicama.

Osigurajte da prekretnice dosegnu postavljene standarde prije nego što ih označite kao dovršene. Ne možete postići postavljene standarde kada je kvaliteta bilo koje prekretnice ispod očekivanja.

3. Donosite informirane odluke uprave

U tome vam pomaže postavljanje prekretnica donositi bolje grupne odluke da završite svoj projekt na vrijeme. Znat ćete korake koje trebate poduzeti, potrebne resurse i količinu vremena koja vam je potrebna za projekt. Svjesnost ovih važnih čimbenika smanjit će lijenost i gubljenje vremena.

Vaš tim može nastaviti s projektom čak i u vašoj odsutnosti jer znaju da imaju resurse za donošenje ispravnih odluka. To će također povećati produktivnost i učiniti vaš tim više orijentiranim na akciju.

4. Identificirajte moguće izazove

Učinkovit način rješavanja problema je unaprijed identificirati problem, a prekretnice vam pomažu u tome. Izazovi unutar vašeg projekta mogu biti nedovoljan proračun, nedostatak resursa ili članovi tima.

Možete reći izazove koji mogu spriječiti uspješan završetak prekretnice i odmah ih se uhvatiti u koštac. Ako zanemarite ove izazove, posljedice mogu izbiti kada ih najmanje očekujete.

5. Motivirajte tim

Timska motivacija ključna je za uspjeh projekta. Kao voditelj projekta, morate motivirati svoj tim da nastavite gurati, a to možete učiniti s prekretnicama.

Prekretnice otkrivaju trenutnu fazu projekta i potiču tim da uloži više napora kako bi ga dovršio. U nedostatku prekretnica, vaš tim ne može mjeriti svoj učinak.

6. Praćenje rokova

Želite li imati kontrolu nad rokovima projekta? Prekretnice vam daju do znanja kada trebate započeti i završiti određeni zadatak. Praćenje vašeg projekta omogućit će vam to ispoštovati rok i završiti zadatke bez nepotrebnog pritiska.

Ako ne kontrolirate svoje rokove, to može dovesti do niske produktivnosti i na kraju nećete završiti projekt.

5 savjeta za postavljanje učinkovitih projektnih prekretnica

Prije dovršetka prekretnica vašeg projekta, morate biti sigurni da su realni i ostvarivi. Postavljanje prekretnica kako biste se uzbuđivali je kontraproduktivno. Bit ćete razočarani kada ne možete ostvariti prekretnice, a to će utjecati na vaš stav prema cijelom projektu.

Evo nekoliko savjeta za postavljanje učinkovitih prekretnica projekta.

1. Odaberite pravo vrijeme

Ako su vaše prekretnice preblizu jedna drugoj stvara lažni osjećaj napretka. Razmaknite svoje prekretnice dovoljno dobro kako bi rezultati bili značajni za cijeli projekt.

Provjerite jesu li vam prekretnice izazovne i potrebno vam je određeno vrijeme da ih dovršite. Međutim, nemojte ih držati previše odvojeno jer bi to moglo dovesti do gubitka motivacije.

Niste sigurni kako rasporediti svoj projekt? Koristite alat poput ProofHub da razbijete svoj projekt na više prekretnica i pratite vrijeme izvršenja.

2. Ciljajte na napredak

Da bi vaše prekretnice bile učinkovite, morate osigurati da vas vode nekoliko koraka bliže kraju vašeg projekta. Dobra prekretnica pomiče vas od točke A do točke B. Ako vas neka prekretnica ostavi na istom mjestu, ona nije progresivna.

Kako bi vaše prekretnice bile progresivne, morate osigurati da se ne preklapaju. Svaka prekretnica treba biti neovisna o drugoj. Koristite alate za upravljanje projektima kao što su Brightpod kako biste osigurali da se vaše prekretnice ne preklapaju kako bi tijek rada bio u tijeku.

3. Pojednostavite prekretnice

Najučinkovitije prekretnice jednostavne su i lako razumljive svima u timu. Ako članovi tima ne razumiju komponente prekretnice i kako je postići, teško će je ostvariti.

Možete iskoristiti alate za upravljanje projektima kao što su Planer prekretnica da pojednostavite svoje prekretnice u sveobuhvatne dijelove radi lakšeg razumijevanja.

4. Stvorite laku dostupnost

Kao voditelj projekta, uvijek biste trebali staviti na raspolaganje prekretnice svog projekta članovima vašeg tima. Skrivanje bilo kojeg dijela prekretnice uzrokovat će kašnjenje u tijeku rada. Osim ako se radi o privatnom projektu, držite svoje prekretnice otvorenim kako bi članovi tima pratili napredak. Oni će vršiti veći pritisak da postignu bliske prekretnice.

Koristite alat za upravljanje projektima kao što je Kissflow kako bi prekretnice vašeg projekta bile dostupne članovima vašeg tima. Oni mogu daljinski pristupiti vašoj nadzornoj ploči projekta u bilo kojem trenutku na njegovoj pohrani u oblaku.

Prekretnice vašeg projekta neće biti učinkovite ako ih nitko ne shvati ozbiljno. Neka članovi vašeg tima shvate važnost postizanja svake prekretnice pozivajući ih na odgovornost.

Ako tim ne uspije postići prekretnicu, netko ili grupa ljudi mora snositi odgovornost za to. Inače će vaši zaposlenici nerado obaviti posao.

Ostanite motivirani s projektnim prekretnicama

Zadovoljstvo koje dolazi nakon uspješnog završetka projekta je neprocjenjivo. Članovi tima osjećat će se tako ponosni na sebe jer su napravili sjajan posao.

Prekretnice projekta pokazatelji su da ste vi i vaš tim na pravom putu. Kada projekt postane težak, a poželite da odustanete, prekretnice koje ste dovršili potaknut će vas da nastavite. Ako možete postići te prekretnice, možete ostvariti i one koje su pred vama.

5 Prednosti korištenja softvera za upravljanje projektima koje štedi vrijeme

Korištenjem softvera za upravljanje projektima možete sve organizirati na jednom mjestu, štedeći vrijeme. Ovdje su neke od njegovih prednosti koje štedi vrijeme.

Pročitajte dalje

O autoru