Kako koristiti prikaz ploče u kalendaru Microsoft 365

Svatko se ponekad trudi pronaći informacije, čak i unutar vlastitih datotečnih sustava i aplikacija. Kalendar u Microsoft 365 za web uključuje često zanemaren alat koji može pomoći.

Board View omogućuje vam upravljanje rasporedom i zadacima na jednom mjestu, a istovremeno možete brzo pristupiti povezanim datotekama, bilješkama i zapamtiti ciljeve. Obavlja mnoge iste zadatke vezane uz upravljanje projektima kao Trello i OmniFocus. Ali za ljude koji koriste Microsoft 365, on može poslužiti kao organizacijska moć.

Kako koristiti prikaz ploče u Microsoft 365

Board View dostupan je u Microsoft 365 na webu. Otvorite Outlook kalendar i kliknite bilo što pogled koristite (dan, tjedan, mjesec). Na dnu padajućeg izbornika vidjet ćete Odbor.

Kliknite na Zadano da biste prikazali svoj glavni kalendar i sve svoje zadatke. Alternativno, možete kliknuti Nova ploča stvoriti ploču usmjerenu na određeni projekt.

Board View otvara platno na koje možete kliknuti za kretanje. Možete zumirati pomoću Ctrl + ] i van, Ctrl + [. Korisno, Board View ima mnogo tipkovnih prečaca za brzu navigaciju.

Vjerojatno ćete vidjeti nekoliko unaprijed učitanih widgeta kada se platno učita. Možete im promijeniti veličinu i pomicati ih po platnu. Za dodavanje više widgeta kliknite na Dodaj na ploču u gornjem lijevom kutu. Na padajućem izborniku vidjet ćete sljedeće widgete:

• Kalendar
• Bilješka
• Lista zadataka
• Kolekcija
• Cilj
• Datoteka
• Veza
• Vrijeme
• Sat
• Osoba
• Mjesto

Kliknite na bilo koji od ovih widgeta da biste ih dodali na platno. Da biste uklonili widget, kliknite na tri točke na vrhu i odaberite Uklonite s ploče.

Povezano: Najbolja pojačanja za Trello za maksimiziranje timske suradnje

Svaki od widgeta Board View ima vlastitu upotrebu za upravljanje projektima.

1. Kalendar

Widget kalendara može se činiti sam po sebi razumljivim. Možete promijeniti prikaze da biste vidjeli svoje ukupni dnevni red, radni tjedan, tjedan ili mjesec. Dublji pogled otkriva dodatne mogućnosti prilagodbe vrijedne pažnje.

Ne postoji samo mogućnost izrade kalendara za određeni projekt. Možete se pretplatiti na kalendar izvan Microsoft 365 putem veze ili prenijeti kalendar iz .ics datoteke.

U znak znaka zemljopisno raspršene prirode modernog rada, moguće je dodati međunarodne praznike iz zemalja diljem svijeta. Posebno korisna značajka planiranja, to znači da radnici sa sjedištem u Sjedinjenim Državama više ne moraju biti iznenađeni kada otkriju da su njihovi europski kolege ponovno izvan ureda na još jednom odmoru!

Također možete dodati kalendare za TV emisije i sportove koje pratite, korisno za odlučivanje što bi moglo biti vrijedno gledanja.

2. Bilješka

Bilješke stvorene u prikazu ploče također će se pojaviti u vašem OneNote feedu. Možete napraviti osnovno oblikovanje teksta u svakoj bilješci i umetnuti sliku. Čak je moguće učiniti svoju ploču malo živahnijom promjenom boje svake note.

Bilješkama također možete dodijeliti datum dospijeća. Označite ga dovršenim ili uklonite datum dospijeća, sve unutar prikaza ploče.

3. Lista zadataka

Widget Popis zadataka namijenjen je da služi kao središte, prikazujući zadatke spremljene u Microsoftovu aplikaciju To Do i bilješke s rokovima. Popis zadataka sinkronizira se s To Do, tako da možete vidjeti zadatke s određene ploče unutar te aplikacije. Svaka ploča ima svoj popis.

Zadaci koje stvorite na popisu za prikaz na ploči unutar Zadatka sinkronizirat će se s tim popisom zadataka, jednim od rijetkih mobilnih elemenata ovog alata, kao što će biti objašnjeno u nastavku.

4. Kolekcija

Možete stvoriti zbirku za grupiranje povezanih widgeta. Ovo bi moglo biti osobito korisno ako radite na projektu s više koraka ili dugim vremenskim okvirom.

Nakon postavljanja kolekcije na platno, u nju možete povući druge widgete. Zbirka se širi kako dodajete widgete. Možete imenovati svaku zbirku koju izradite.

5. Cilj

Ova značajka je usmjerena na to da ostanete usredotočeni. Ciljeve možete dodati na svoje platno za prikaz na ploči ili u pojedinačne kolekcije.

Dodijelite rok i pojavit će se odbrojavanje s brojem preostalih dana. Cilj će se automatski dodati u vaš kalendar. Također možete promijeniti boju pozadine svakog cilja.

6. Datoteke

Želite skočiti na određenu datoteku? Možete ga dodati kao minijaturu i povezati izravno na platno ili zbirku.

Ovo štedi vrijeme u stvarnom vremenu jer je bolje od klikanja u OneDriveu ili čak traženja datoteke po imenu. Ako surađujete s kolegama ili članovima obitelji, možete osigurati da imaju pristup ispravnoj datoteci tako da je postavite točno na platno.

Ovdje možete postaviti poveznicu na platno. Naslov stranice i slika se povlače na ploču. Opet, ovdje je uslužni program staviti informacije relevantne za vaš projekt na jedno mjesto, čineći značajku veze lijepom za imati.

8. Vrijeme i sat

Ovo dvoje je izvrsno kada radite s međunarodno raspršenim timom. Možete dodati trenutačno vrijeme i lokalno vrijeme na drugom mjestu.

Značajke poput ovih mogu vam u najboljem slučaju dati kontekst o drugoj osobi i u najmanju ruku osigurati da je ne nazovete usred noći.

9. Osoba

Želite brzo kontaktirati tu osobu? Njihove kontakt podatke možete dodati izravno na platno, čineći ih udaljenim samo nekoliko klikova. Značajka je osobito dobra ako vaši projekti uključuju vanjsku podršku koja nije u imeniku tvrtke.

10. Mjesto

Značajka lokacije također je dobra za razumijevanje situacija drugih ljudi jer vam omogućuje spremanje adresa izravno na platno. Kasnije možete kopirati adresu ili otvoriti upute do lokacije pomoću Bing karata.

Povezano: Kako koristiti PowerPoint Speaker Coach da poboljšate svoje prezentacijske vještine

Nedostaje pogled na ploču na mobilnom uređaju

Board View ima mnogo jakih značajki upravljanja projektima. Međutim, glavna je zamka nedostatak mobilne integracije, čak i ako je alat namijenjen da vam pruži pogled od 360 stupnjeva na ono što morate učiniti.

Zadatke prikaza ploče možete vidjeti u Zadacima, ciljeve u Kalendaru i bilješke u OneNoteu. Ipak, nedostatak mobilne opcije za Board View čini se kao alat koji je još u razvoju.

Neposjedovanje jakih mobilnih mogućnosti za alat koji uključuje značajke lokacije pojačava taj dojam i postavlja neka pitanja o Microsoftovoj predanosti održavanju Board Viewa. Srećom, Microsoft nije tako brz da ubije alate, za razliku od svog konkurenta Googlea, koji je zloglasan po pokretanju projekata, a zatim ih ubijanju.

Pogled na ploču objedinjuje sve

Board View nudi impresivan pregled vaših projekata na jednom mjestu. Iako je nedostatak namjenske mobilne aplikacije frustrirajući, ako koristite Microsoft 365 na webu, to je alat bogat značajkama za upravljanje onim što trebate učiniti.

5 Prednosti korištenja softvera za upravljanje projektima koje štedi vrijeme

Korištenjem softvera za upravljanje projektima možete sve organizirati na jednom mjestu, štedeći vrijeme. Ovdje su neke od njegovih prednosti koje štedi vrijeme.

Pročitajte dalje

O autoru