6 savjeta za upravljanje vremenom kako biste organizirali vlastito radno opterećenje

Poslovi, gdje dobivate autonomiju nad onim što radite, sjajni su ako ne volite da vam se govori što da radite i nudite veliko zadovoljstvo. Međutim, sa slobodom dolazi i potreba za organiziranjem i upravljanjem vlastitim radom.

Za to su potrebne vještine upravljanja vremenom i zadacima, a to nije nešto što je nužno samo po sebi. Pogledajmo neke pouzdane načine na koje možete učvrstiti svoje sposobnosti u ovom području i početi učinkovito preuzimati vlastito opterećenje.

1. Steknite naviku korištenja kalendara

Oslanjanje isključivo na svoje pamćenje da biste pratili svoj raspored otvoreno je za ogromne količine ljudskih pogrešaka. Najlakši način da savladate dobro upravljanje vremenom je korištenje kalendara za sve i to redovito.

Postoji mnogo aplikacija za digitalne kalendare koje možete koristiti, kao npr Outlook i Google kalendar. Dodatno, možete se odlučiti za Tweek, ako više volite planer koji se temelji na zadacima.

Povezano: Kako kategorizirati svoj Outlook kalendar bojama

Cilj je staviti sve u svoj kalendar, uključujući sastanke, dijelove posla i događaje, i zapravo sve što znate da trebate učiniti. Ako postoji nešto što znate da biste mogli zaboraviti, stavite to. Dobra je praksa ispuniti svoj kalendar što je moguće više unaprijed, stoga blokirajte neko vrijeme na početku tjedna da to učinite.

2. Organizirajte svoje e-poruke u mape

Čuvanje svih vaših e-poruka u pristigloj pošti može stvoriti kaos, pogotovo ako kasnije trebate pronaći važnu dolaznu e-poštu. Da biste to popravili, trebali biste organizirati svoje e-poruke u relevantne mape.

Mape koje izradite trebaju biti specifične za vaš posao i ulogu i trebale bi biti tako da možete brzo pronaći informacije. To može uključivati ​​mape za projekte, najave i ažuriranja tvrtke, članove tima, e-poruke koje trebate pratiti i tako dalje.

Najbolje je izbjegavati brisanje e-poruka u vezi s poslom, jer čak i ako vam se nešto sada ne čini relevantnim, to ne znači da neće u budućnosti.

Možda nećete odmah vidjeti korist od organiziranja komunikacije na ovaj način, ali dugoročno će vam pomoći da zadržite kontrolu nad svojim poslom.

3. Organizirajte svoj datotečni pogon

Nema ništa štetnije za vašu produktivnost od datotečnog pogona koji ima stotine labavih datoteka. To čini teškim i neodoljivim pronalaženje onoga što vam treba, što rezultira odgađanjem i izbjegavanjem.

Baš kao i kod vaših e-poruka, važno je posložiti svoje datoteke u mape tako da možete pratiti svoj posao. U biti, ne biste trebali imati datoteke koje nisu pohranjene u namjenskoj mapi.

Povezano: Produktivni alati za poboljšanje fokusa u uredima koji ometaju

To vas neće automatski poboljšati u upravljanju radnim opterećenjem, ali će vam pomoći u upravljanju vremenom i ostati dosljedni. Jeste li ikada čuli izreku "Uredan dom je uredan um"? Isto vrijedi i za vaš digitalni radni prostor!

4. Pratite svoj rad

Autonomija na poslu znači da se od vas očekuje da pratite svoje tekuće zadatke i kako se to uklapa u širi timski rad. Stoga se podrazumijeva da vam je za to potreban praktičan način.

Možete izraditi proračunsku tablicu koja navodi sav vaš radni napredak, od klijenata s kojima radite do planiranja projekta. Microsoft Excel i Google tablice imaju puno predložaka koje možete koristiti ili ih možete napraviti od nule. U idealnom slučaju, vaša bi vam proračunska tablica trebala omogućiti nadzor nad:

• Što je to djelo.
• Rokovi.
• Pokazatelji napretka.
• Zadaci povezani s tim.

Alternativno, možete koristiti softver za upravljanje poslom, npr Asana, to će vam pomoći da organizirate. Bez obzira na to kako se odlučite pratiti svoj rad, ako imate isključivu odgovornost za svoje radno opterećenje, bitno je da imate neku vrstu vizualnog pregleda.

Povezano: Asana hakovi koje trebate znati

5. Učinkovito odredite prioritete svojih zadataka

Kada nemate nekoga tko vam govori što da radite, morate shvatiti koji zadaci imaju prioritet u odnosu na druge. Ova vještina često je ona s kojom ljudi imaju najviše poteškoća jer zahtijeva razmišljanje o široj slici i predviđanje budućih ishoda.

Srećom, postoje neke isprobane metode za to koje će vam pomoći. The MOSKVA Metoda pomaže vam da rasporedite zadatke u one koje morate imati, trebali biste imati, mogli imati i nećete imati. To je višeslojni sustav koji vam omogućuje da utvrdite koji su zadaci bitni, a koji nisu.

The Eisenhowerova matrica je još jedna metoda koja kategorizira vaše zadatke u mrežu 2x2: hitno, važno, nije hitno i nije važno. Stoga, ako vaš zadatak padne u okvir Hitno/Važno, to znači da to trebate učiniti sada. Dok ako padne u okvir Nije hitno/nije važno, za sada biste ga vjerojatno mogli zanemariti.

6. Uštedite vrijeme na zadacima koji se ponavljaju

Ljudi provode oko 25% svog vremena na poslu na zadatke koji se ponavljaju; ovo je ogroman dio vremena i nevjerojatno je neučinkovit. To mogu biti e-poruke koje šaljete gdje je sadržaj identičan ili blokovi teksta koje pišete u izvješćima.

Dobra vijest je da možete automatizirati ovakav rutinski rad pomoću Proširenje Magical Text Expander za Chrome. To je besplatna aplikacija koja vam omogućuje stvaranje do 10 prečaca umjesto da iznova ispisujete isti tekst.

Povezano: Svakodnevni zadaci koje možete automatizirati pomoću Zapiera

Okidač prečaca može biti kombinacija simbola i slova. Kada ih upišete, automatski proizvodi cijeli tekst koji vam je potreban. Na primjer, tipkanje #izvješće izradit će cjelovito izvješće o kosturu, a vi možete jednostavno ući i urediti sve relevantne detalje.

Ostanite na vrhu svog radnog opterećenja

Vrlo je lako postati neorganiziran i pogriješiti kada je u pitanju upravljanje vlastitim radnim opterećenjem. Stoga je bitno osigurati da imate sve da to svedete na minimum.

Kao ljudi, možemo pohraniti samo toliko informacija u svoj mozak, stoga se nemojte opterećivati ​​pokušajima da zapamtite sve. Koristeći ovdje istražene savjete, bit ćete na dobrom putu da učinkovito upravljate svojim brojem predmeta, a s vremenom će to postati druga priroda.

4 Digital Board aplikacije za suradnju i planiranje projekata

Digitalne ploče za suradnju su put naprijed, ali koji biste trebali koristiti? Ovdje su najbolje aplikacije za suradnju i planiranje projekta.

Pročitajte dalje

O autoru