Što je skupljanje zadataka? Sveobuhvatan vodič

Produktivnost na radnom mjestu često se definira kao količina posla koju osoba može obaviti tijekom određenog vremenskog razdoblja. Što ste produktivniji, više stvari radite.

Međutim, umjesto korištenja konvencionalnog pristupa obavljanju posla, postoji niz različitih strategija koje možete primijeniti.

U nekim slučajevima čak i suptilne promjene mogu dovesti do dubokog utjecaja na količinu posla koji obavite. Batching zadataka je klasičan primjer za to.

Dakle, što je zapravo skupiranje zadataka? I kako to možete učiniti kako treba? Hajde da vidimo.

Što je skupljanje zadataka?

Grupiranje zadataka jednostavno je proces grupiranja zadataka slične prirode u skupu i dovršavanja ih u jednom potezu umjesto da ih radite jedan po jedan tijekom dana.

Možete skupiti gotovo svaki zadatak zajedno. Na primjer, ako morate odgovarati na svoje e-poruke, možete odrediti određeno vrijeme, a zatim se usredotočiti isključivo na to.

Umjesto da povremeno odgovarate na e-poruke koje nisu hitne tijekom dana, možete odvojiti vrijeme i obaviti posao u jednom potezu s potpunim fokusom.

Povezano: Najbolje aplikacije koje možete koristiti za određivanje prioriteta zadataka na poslu

Glavna prednost skupljanja zadataka je ta što ga možete koristiti za gotovo sve, od dubokog rada do dovršetka sitnih zadataka tijekom dana.

Kako učinkovito grupirati zadatke

Za učinkovito grupiranje zadataka potrebne su vam dvije stvari: alat za praćenje vremena i aplikacija za obavljanje zadataka. Evo postupnog vodiča za učinkovito grupiranje zadataka.

Prvo što trebate učiniti je odabrati alat za praćenje vremena. Grupiranje zadataka učinkovito je samo ako znate koliko vremena trošite na svaku seriju zadataka.

Povezano: Besplatne aplikacije za praćenje vremena kako biste maksimalno povećali svoj dubinski rad

Popularan izbor je Clockify, jer je potpuno besplatan za korištenje. Naravno, postoje i druge opcije kao što je Toggl, pa odaberite bilo koju aplikaciju koju želite koristiti.

2. Koristite aplikaciju To-Do da biste kategorizirali zadatke prema tome

Ne nedostaje aplikacija za obvezu, pa je više stvar onoga što vam se sviđa i što ste spremni platiti. Microsoft To Do je fantastična aplikacija koja je besplatna za korištenje i sinkronizira se na više platformi, uključujući iOS, Android, Windows i macOS. Možete pronaći i druge opcije, kao npr TickTick.

Prilikom odabira aplikacije za obaveze, svakako odaberite onu koja vam omogućuje dodjeljivanje oznaka ili kategoriziranje zadataka. To će činiti veliku razliku kada skupljate zadatke.

3. Serijski rad niske vrijednosti za naporne sate u danu

Da biste uspješno združili zadatke i poboljšali svoju produktivnost, morate razumjeti kako vam razina energije varira tijekom dana.

Gotovo svi tijekom dana doživljavamo zatišje ili padove energije. Međutim, za većinu ljudi jutra su najproduktivnija. Razine energije su visoke, a um puca na sve cilindre.

Međutim, većina ljudi doživi pad odmah nakon ručka, a produktivnost znatno pada. Tijekom tih razdoblja niske potrošnje energije možete skupljati posao niske vrijednosti, kao što je odgovaranje na nebitne e-poruke ili obavljanje svakodnevnih zadataka.

Povezano: Najbolje aplikacije za prikupljanje vremena za povećanje produktivnosti

Slično, za zahtjevnije zadatke, najbolje ih je skupiti za vrijeme kada će vam um biti svjež i usredotočen. To mogu biti kasni noćni sati ili rani jutarnji sati!

4. Rastavite veće projekte na manje zadatke

Važna stvar koju trebate učiniti je razbiti veće projekte prilikom skupiranja zadataka. Ne možete skupiti zadatak zajedno ako će vam oduzeti veliki dio dana.

Umjesto toga, ako radite na velikom projektu, morate ga rastaviti na manje, izvršne zadatke. I, kao i uvijek, pobrinite se da ove zadatke možete kategorizirati u skladu s tim.

Na primjer, ako trebate pripremiti sveobuhvatno izvješće, možete rastaviti tijek rada u nekoliko koraka, uključujući planiranje, prikupljanje podataka, izradu izvješća i predstavljanje.

5. Postavite vremenska ograničenja i pregledajte svoju izvedbu

Korištenje alata za praćenje vremena ključno je za uspješno sastavljanje i dovršavanje zadataka. U mnogim slučajevima, određeni zadaci mogu izmaknuti kontroli i oduzeti vam više vremena nego što ste mislili.

Postavite realna vremenska ograničenja i pokušajte ih se držati. S vremenom ćete bolje razumjeti koliko vam je vremena potrebno da izvršite određene zadatke, a vaša će vremenska ograničenja postati učinkovitija.

Trebali biste provoditi revizije vremena tjedno kako biste znali koje su vam kategorije zadataka oduzele najviše vremena i kako možete smanjiti vrijeme provedeno na manje zahtjevnim zadacima.

Povezano: Najbolja alternativa Toggl aplikaciji za praćenje vremena

4 Glavne prednosti skupljanja zadataka

Batching zadataka je fantastična tehnika produktivnosti koja će vam pomoći da napravite više u kraćem vremenskom razdoblju. Ovdje su najveće prednosti koje nudi.

1. Poboljšana produktivnost

Ako se više usredotočite na slične zadatke, više ćete raditi umjesto da pustite pažnju da odluta. Grupiranje zadataka prevladava jer vam omogućuje da sve poslove visokog prioriteta dovršite u jednom potezu kada je vaša razina energije veća.

To vam također omogućuje da bolje upravljate razinom energije tijekom dana i da se usredotočite na različite zadatke na temelju razine fokusa.

2. Povećano samopouzdanje

Vaše će samopouzdanje očito biti nisko kada ste psihički ili fizički iscrpljeni i morate obaviti važan zadatak. U većini slučajeva jednostavno nećete vjerovati u vlastiti rad.

Obavljanjem važnog posla tijekom razdoblja velike energije i fokusa, vaše će se samopouzdanje u cjelini također povećati. Kako s vremenom budete obavljali više posla, nastavit će se rasti!

3. Bolje zadovoljstvo poslom

Isprobajte skupljanje zadataka ako stalno lovite rokove i skačete s jednog zadatka na drugi. To će vam omogućiti da učinkovitije upravljate svojim vremenom, u konačnici povećavajući zadovoljstvo poslom.

4. Smanjeni stres

Uz skupljanje zadataka nećete gubiti san zbog predstojećih rokova ili loše kvalitete rada. Budući da ćete imati definirana razdoblja za dovršavanje svih bitnih i nebitnih zadataka, znat ćete kada stati i potrošiti neko vrijeme na druge stvari.

Naravno, to će vam pomoći smanjiti razinu stresa i omogućiti vam bolju ravnotežu između posla i života.

Reguliranje produktivnosti ključno je za uspjeh

Mjerenje i reguliranje razine vaše produktivnosti vrlo je važno. Omogućit će vam da postanete bolji u svom poslu, oslobodite vrijeme koje možete potrošiti na stvari koje volite i naučite više. Što je još važnije, nećete se osjećati stalno zarobljeni poslom reguliranjem i upravljanjem razinama svoje produktivnosti.

Kako upravljati četiri stupa produktivnosti: savjeti i alati za korištenje

Želite li poboljšati svoju produktivnost? Evo kako pomoću tehnologije upravljati četiri važna stupa produktivnosti.

Pročitajte dalje

O autoru