Kako jednostavno planirati projekt pomoću Dropbox papira

Planiranje projekta može biti zamorno i neodoljivo, pogotovo kada zahtijeva suradnju cijelog tima na zasebnim zadacima, sesijama razmišljanja i još mnogo toga.

Srećom, postoje tehnološki alati koji mogu pojednostaviti proces planiranja projekta. I najbolje od svega, neki od njih su besplatni. Dropbox Paper je besplatan alat za izradu i uređivanje dokumenata koji se nudi putem Dropboxa. Sve što trebate je Dropbox račun.

Planiranje projekata s Dropbox papirom

Dropbox papir sadrži sve alate koji su vam potrebni za jednostavno i brzo planiranje projekata. Na primjer, možete koristiti alat vremenske trake za postavljanje datuma za zadatke i do vizualizirajte cijeli svoj projekt.

Također možete izraditi popise obveza i označiti određene članove tima koji su odgovorni za svaki zadatak. Najbolji dio? Sve to možete učiniti u jednom dokumentu, što olakšava praćenje svih detalja.

Dropbox papir je pogodan za razmišljanje

Prije nego što se upustimo, želimo podijeliti ovo: ne morate imati cijeli projekt razrađen prije korištenja ovih alata. Također, možda želite

saznajte više o tome što je zapravo Dropbox Paper.

Lako je surađivati ​​sa svojim timom kako biste razmišljali o projektima dok ih planirate. Svi članovi vašeg tima mogu gledati i uređivati ​​Dropbox Paper dokumente u isto vrijeme.

Izrada vremenske trake pomoću vremenske trake projekta

Prvo, napravimo osnovni vremenski okvir projekta. Otvorite novi dokument Dropbox Paper i nazovite ga prema svom projektu. Zatim slijedite ove korake:

1. Na dnu dokumenta vidjet ćete alatnu traku Dropbox Paper. Odaberite ikonu vremenske trake, koja izgleda kao minijaturni kalendar.
2. Pojavit će se vaša vremenska traka. Zatim odaberite strelicu pored 2 tjedna da odaberete duljinu vašeg projekta.

Postavljanje prekretnica

Sljedeći korak je postavljanje projektnih prekretnica koje želite da vaš tim dovrši tijekom projekta. Učiniti tako:

1. Zadržite pokazivač iznad datuma i a Ikona zastave pojavit će se. Odaberite ga.
2. Imenujte svoju prekretnicu.

Ako neispravno unesete prekretnicu ili je jednostavno želite ukloniti, kliknite na prekretnicu na vremenskoj traci i odaberite ikonu koša za smeće.

Dodavanje u Zadacima

Nakon što ste unijeli sve svoje prekretnice, sada ćete htjeti proći kroz i dodati određene zadatke do roka. Ovo su zadaci koje trebate izvršiti da biste dosegli svaku prekretnicu.

1. Zadržite pokazivač iznad praznog prostora ispod svakog datuma kako bi se pojavilo sivo područje. Odaberite ga da biste otvorili Prozor nove stavke.
2. Unesite naziv zadatka i po potrebi dodajte opis zadatka.
3. Dodijelite zadatak odabirom Dodijeli ikonu (tijelo s krugom oko njega).

Ako želite privući pozornost na određene zadatke, možete ih označiti bojom odabirom Ikona palete u gornjem desnom dijelu prozora. Na primjer, zadatke visokog prioriteta možete obojiti crvenom bojom.

Organiziranje zadataka pomoću popisa obaveza

Ako se želite odreći vremenske trake, možete koristiti alat Popis obaveza. Ili možete koristiti Popis zadataka s alatom Timeline za daljnju organizaciju projektnih zadataka.

Na primjer, možete postaviti ključne prekretnice na vremensku traku, a svoje zadatke s datumima unutar popisa obaveza. Kada su zadaci dovršeni, jednostavno označite okvir pored zadatka.

Za postavljanje popisa obaveza:

1. Odaberite Ikona popisa obaveza (što izgleda kao kvačica) na alatnoj traci pri dnu zaslona.
2. Unesite naziv zadatka.
3. Odaberite datum i unesite datum.
4. Ako želite dodijeliti zadatak nekome u svom timu, odaberite Dodijeli ikonu i unesite njihovo ime ili e-mail.

To je to! Ako želite komentirati određene zadatke, to možete učiniti odabirom Ikona komentara (koji izgleda kao govorni oblačić) pored zadatka.

Dodatne značajke za planiranje projekta

Nakon što ispunite vremenski okvir projekta i popis obaveza, na dobrom ste putu prema planiranju savršenog projekta. Ako planirate svoj projekt još dalje, evo nekoliko dodatnih značajki koje bi mogle biti korisne.

Označavanje dokumenata

Imate li više dokumenata za svaki projekt na kojem radite? To može brzo postati zbunjujuće i frustrirajuće za vaš tim. Najjednostavniji način organiziranja dokumenata projekta je označavanje.

Označavanje (#) omogućuje postavljanje oznake na svoje dokumente i datoteke, tako da ih možete lako pronaći u pretraživanju. Da biste označili svoje dokumente:

1. Pronađite dokument ili datoteku koju želite označiti u Dropboxu i odaberite je.
2. U prozoru s desne strane dodajte oznaku u Dodajte oznaku kutija.
3. Koristite oznake koje su opisne za vaš projekt. Na primjer, #March2022MarketingCampaign radila bi u ovom primjeru.

Kada želite pronaći dokumente sa svojim oznakama, unesite oznaku u traku za pretraživanje Dropboxa.

Predložak za planiranje projekta

Ne želite stvarati projekt unutar Dropboxa od nule? Dropbox to čini jednostavnim s predloškom za planiranje projekta koji možete pronaći ovdje.

Jednostavno odaberite Koristite predložak, a predložak će se otvoriti unutar vašeg Dropbox Paper računa. Ovaj predložak uključuje i popis obveza i vremensku traku, kao i druge informacije kao što su informacije o projektu.

Ispunite svoje podatke i možete krenuti. Također je u potpunosti moguće uređivati, tako da možete unijeti izmjene kako bi odgovarale vašim specifičnim potrebama.

Još jedan sjajan način da svoje projektne datoteke držite zajedno je povezivanje tih datoteka s glavnim projektnim dokumentom.

Da biste koristili ovu značajku, otvorite dokument planiranja projekta. Zatim slijedite ove korake:

1. Na alatnoj traci odaberite Umetnite ikonu Dropbox Files, koji izgleda kao otvorena kutija.
2. Pomoću trake za pretraživanje pronađite datoteku koju želite umetnuti u svoj dokument. To može biti bilo što, od ugovora do prezentacija. Također možete prenijeti dokumente odabirom Prenesite datoteke.
3. Označite dokument i odaberite Odaberite.
4. Datoteka, dokument ili slika bit će umetnuti u vaš dokument. Također možete kliknuti na datoteku da je otvorite dalje i pogledate na cijelom zaslonu.

Što još možete učiniti sa svojim Dropbox računom?

Dropbox Paper izvrstan je alat za sve, od planiranja projekata do stvaranja dokumenata zajedno s vizualima. Dakle, što još možete učiniti sa svojim Dropbox računom? Nebo je granica.

3 Jedinstvene i kreativne upotrebe Dropbox računa

Dropbox računi imaju niz jedinstvenih upotreba u kojima možete uživati ​​uz alate za dijeljenje i alate trećih strana. Evo nekoliko za isprobati...

Pročitajte dalje

O autoru