Kako ocrtati tijek rada u pojmu

Bilo da se radi o kreativnom, građevinskom, administrativnom ili nečem drugom, često ćete se naći s zadacima koji se ponavljaju u bilo kojem radnom okruženju. Stvaranje ustaljenog tijeka rada pomoći će vama i vašim suradnicima da uđete u ritam, posebno kada uključite nekoga novog.

U ovom članku ćemo vas provesti kroz opis tijeka rada u Notionu kako biste vi i vaš tim znali status i korake svakog zadatka na kojem radite.

Prednosti predstavljanja tijeka rada u pojmu

Postavljanje vašeg tijeka rada u Notionu pomoći će vašem timu da vizualizira i zapamti korake koje trebaju poduzeti kada započinju ili dovršavaju zadatak. Također će svima pomoći da znaju u kojoj je fazi određeni zadatak.

Na primjer, ako je pisanje postova na blogu ponavljajući zadatak, kreativni proces možete podijeliti u četiri koraka: izradu nacrta, uređivanje, slike i prijenos. Kada pisci u vašem timu završe nacrt, mogu označiti svoj dio zadatka dovršenim na ploči i postaviti osobu zaduženu za uređivanje kao dodijeljenog.

Čak i ako radite sami, ovo je izvrstan način da pratite svoj napredak jer ćete imati detaljniji pregled svog radnog opterećenja. Također pomaže razbiti glomaznije zadatke na manje aktivnosti, što može pomoći u sprječavanju preopterećenosti.

Ocrtavanje tijeka rada u pojmu sa statusima

Korištenje jednostavna tablična baza podataka in Notion će vam dati sažeti pregled vašeg tijeka rada. Možete brzo vidjeti na kojem je koraku pojedini zadatak, usporediti ga s rokom dospijeća i provjeriti tko radi na njemu, a da ne morate puno pomicati.

U ovom primjeru, svaki stupac predstavlja korak u procesu pisanja. Za početak odlučite na koje korake želite razbiti svoje ponavljajuće zadatke i stvorite novu stranicu odabirom opcije u donjem lijevom kutu Notiona. Nakon što ste na novoj stranici, umjesto odabira predloška, ​​pozovite naredbe pomoću kose crte naprijed i odaberite Baza podataka tablica - Inline.

The Ime stupac će biti mjesto gdje stavite naziv zadatka, a dodatni stupac koji se pojavi možete izbrisati. Zatim dodajte novi stupac odabirom simbola za dodavanje u gornjem desnom kutu tablice i u vrsta imovine izbornik, odaberite Izaberi.

Kliknite u ćeliju u nastavku i upišite status koji želite koristiti, a Notion će vam dati upit da ga pretvorite u opcija. Odatle možete promijeniti boju pomoću tri točke pored nje.

Izradite sve statuse koje želite koristiti slijedeći iste upute i kliknite naslov stupca da biste otvorili izbornik i duplicirajte ga dok ne dobijete jedan stupac za svaki korak. Imenujte ih u skladu s tim.

Sada, dok ste vi i vaši suradnici, možete koristiti statuse da biste priopćili na kojem ste koraku i kako ide. Dakle, umjesto jednostavnog označavanja obavljenog zadatka, možete pokazati svom timu da radite na predmetu, a da to zapravo ne kažete.

Primjer koristi napraviti pokazati da nitko još ne radi na tome, u nastajanju reći da je u tijeku, potpuni pokazati da je učinjeno, na čekanju kako bi drugi znali da je pauzirano, i zaglavio kako bi se naznačilo da primatelj treba pomoć.

Povezano: Tipkovnički prečaci Notion za Windows i Mac

Ako vaš tim treba priopćiti pojedinosti, može komentirati stranicu zadatka klikom na njezin naziv i otvaranjem. Prazno polje ispod je idealno mjesto za početne detalje. Polje za komentare optimalno je za postavljanje pitanja, priopćenje da predajete projekt ili davanje prijedloga.

Održavanje ovih razgovora u Notionu također će svima omogućiti pristup informacijama, umjesto ograničavanja pristupa u izravnoj poruci ili gubitka u grupnom chatu.

Čak i ako radite sami, korištenje statusa i ostavljanje komentara korisni su kada ponovno birate zadatak.

Ocrtavanje tijeka rada u pojmu s kontrolnim popisima

Ako ste ljubitelj jednostavnosti i više volite samo da drugima date do znanja da je zadatak završen, možete ocrtati svoj tijek rada pomoću stupaca kontrolnog popisa. To je također izvrstan način za uštedu prostora ako trebate uključiti puno stupaca u svoj radni tijek. Međutim, najbolje ih je svesti na minimum ako možete.

Vi dodajete stupaca kontrolne liste na isti način na koji bi a odaberite stupac klikom na gumb dodaj u gornjem lijevom kutu tablice, a sve što trebate učiniti je da im date naziv.

Koristeći ih, i dalje ćete dobiti brzi pregled gdje ste vi i vaš tim sa zadacima, uz nešto manje pretrpan izgled teksta u statusima. Posebno je sjajno za timove koji možda žele da se razina prioriteta ističe u odnosu na sve ostalo.

Povezano: ClickUp vs. Pojam: Što je bolje za projektnu suradnju

Također, i dalje možete komunicirati unutar komentara, naravno, ali status svakog koraka nije u fokusu - samo je li dovršen ili ne.

Druge stavke koje biste možda željeli uključiti u svoj tijek rada pojma

Neki drugi stupci koje biste možda željeli uključiti u svoj tijek rada Notion su a stupac veza ako su vaši projekti u pogonu ili online softveru ili a datoteke i medijski stupac ako predajete dokumente naprijed-natrag.

Ako otkrijete da ne želite određeno svojstvo da se prikaže kao stupac u vašoj bazi podataka, imajte na umu da ga možete sakriti iz svoje tablice, ali će se i dalje pojaviti na popisu svojstava kada kliknete na projekt.

Dodavanje bilješki na stranicu iznad ili ispod tablice također će pomoći vama i vašim suradnicima da naučite i zapamtite korake u vašem tijeku rada.

To je osobito korisno za uključivanje novih članova tima, jer će oni znati sve korake, a vaše će im upute točno reći što trebaju učiniti kada dođu do sljedećeg.

Uđite u ritam s pojmom

Ocrtavanjem tijeka rada u Notionu uklanjate nagađanja iz procesa i rastavljate veće projekte na manje, organizirane prekretnice. Tako ćete vi i vaš tim imati sve na jednom mjestu i nitko ne mora tražiti.

Ako još niste isprobali Notion, njegova prilagodba i jednostavnost omogućuju vam upravljanje bilo kojim projektom. Međutim, ako se osjećate zaglavljeni, možete početi s nekim od njegovih brojnih predložaka i učiti dok idete.

Kako započeti s pojmom: 7 osnovnih savjeta i trikova

Pojam je jedan od najboljih alata za produktivnost i brzo raste. Evo nekoliko trikova i savjeta koje možete koristiti za početak.

Pročitajte dalje

O autoru