Uz procvat kulture rada od kuće, timovi se uvelike oslanjaju na alate za suradnju kako bi nastavili raditi na daljinu. Postoji nekoliko dostupnih alata za upravljanje udaljenim timovima, praćenje njihovog napretka, dogovaranje virtualnih sastanaka i ostanak povezani kako bi im pomogli da ostanu produktivni.
Slično tome, suradnja na dokumentima ima jednako važno mjesto za učinkovitu komunikaciju. Kako bi stvaranje, dijeljenje i suradnja dokumenata bili jednostavniji, evo nekih od najboljih alata za suradnju s dokumentima koje biste trebali isprobati.
Za suradnju s dokumentima, Google dokumenti su najbolji izbor. Pomaže ostati ispred igre suradnje bez troška. Eliminira frustracije i pošiljatelja i primatelja dodjeljivanjem jedinstvenih poveznica za svaki dokument i dopuštajući korisnicima da ih neprimjetno dijele jednim klikom.
Značajka zajedničkog dijeljenja dokumenata Google dokumenata omogućuje višestrukim korisnicima da uređuju isti dokument, pratite i prihvaćajte prijedloge i pogledajte sinkronizirane promjene u stvarnom vremenu kako biste bili u tijeku s najnovijim informacijama verzija. Nadalje, omogućuje urednicima da dodaju komentare i prijedloge u stvarnom vremenu.
POVEZANO: Kako dodijeliti i ograničiti dopuštenja u Google dokumentima
Kao vlasnik dokumenta, možete prilagoditi prava na uređivanje prema svojim potrebama. Možete dodati osobe poput urednika ili gledatelja koristeći njihove adrese e-pošte. Dokument također možete postaviti na "Samo prikaz" ili "Ograničeno" tako da mu mogu pristupiti samo osobe s ID-ovima e-pošte s iste domene. Osim toga, možete kontrolirati tko može dijeliti vaš dokument s drugim članovima tima.
Međutim, većina ljudi susreće se s jednim problemom pri korištenju Google dokumenata. Korisnici nisu svjesni mogućnosti pozivanja i dijeljenja poveznica u Google dokumentima. Primatelj može preuzeti, uređivati i poslati e-poštom primljeni dokument ako ne zna kako surađivati u Google dokumentima. Stoga, ako ga prvi put koriste, možda ćete ih morati malo educirati.
Notion vam daje potpunu kontrolu nad dijeljenjem dokumenata. Pomoću njega možete jednostavno kontrolirati tko može uređivati, pregledavati, komentirati ili dijeliti vaše Notion stranice. Dokumenti se mogu dijeliti s jednom osobom ili cijelim timom odjednom.
U grupnom dijeljenju možete ograničiti tko ima pristup dokumentima, bilo da je cijeli tim ili samo nekoliko članova iz cijele grupe. Možete, na primjer, smjestiti svoje zamjenike urednika u jednu grupu i dopustiti im pristup za uređivanje povjerljivih informacija jednim klikom. Ili možete dati pristup za uređivanje nekolicini urednika dok i dalje dijelite dokument s cijelom grupom za uređivanje.
POVEZANO: Osnovni savjeti i trikovi za početak rada s pojmom
Na lijevoj bočnoj traci Notion vodi evidenciju o vašim privatnim i zajedničkim stranicama. Kao rezultat toga, možete brzo povući i ispustiti stranice iz jednog odjeljka u drugi dok postavljate dopuštenja pristupa koja odgovaraju onima koji su već postavljeni u odjeljku privatne stranice. Ista dopuštenja pristupa vrijede za ugniježđene stranice, ali ih kasnije možete promijeniti prema potrebi.
Također, administrator ima pravo ili promijeniti dozvole za dokument već podijeljenog dokumenta na nekoliko članova iz pozvane grupe ili ukloniti nekoga od pristupa njemu. Ako zabrljate dopuštenja za uređivanje, sve što trebate učiniti je pritisnuti Restore. Stoga je Notion dobar izbor za male timove s takvom kontrolom dijeljenja dokumenata.
Notion se integrira sa Slackom, Google Driveom, Trellom, Mailchimpom i mnogim drugim uslugama za jednostavno dijeljenje dokumenata. Besplatni plan dolazi s ograničenjima, kao što je broj gostiju koje možete pozvati i praćenje povijesti. Da biste ostvarili maksimalnu korist, razmislite o nadogradnji na plaćeni plan. Provjerite Stranica s cijenama pojmova za više detalja.
Zoho Writer također omogućuje korisnicima da neprimjetno dijele dokumente za suradnju, slično Google dokumentima. Dijeljenje dokumenata sa svojim timom radi pregleda, dok im se dopušta da komentiraju datoteke u stvarnom vremenu, vrlo je jednostavno. Kada ostavite svoje prijedloge u komentarima, vaš tim zna što treba urediti i može brzo poduzeti akciju.
Možete čak i razgovarati o svom napretku dok radite. Kao vlasnik dokumenta, možete uključiti preklopnik za promjene praćenja kako bi se svaka promjena napravljena na dokumentu od sada lako ponovno provjerila. Štoviše, uz Zoho Writer, dokumente možete dijeliti i izvana s korisnicima koji nisu u vašem radnom prostoru.
Dokumenti su pohranjeni u dobro organiziranoj biblioteci u oblaku i mogu se brzo pretraživati i dohvaćati. Osim toga, Zoho Writer možete jednostavno integrirati s aplikacijama kao što su Google Drive, Dropbox, Evernote i Zoho Mail. Štoviše, Zoho Writer ima profesionalno sučelje i nema strmu krivulju učenja. Dakle, neće vam biti teško naviknuti se.
POVEZANO: Zoho Writer vs. Google Dokumenti i Microsoft Word Online: Je li vrijeme za promjenu?
Što se tiče cijena, Zoho Writer je slobodan za korištenje za pojedince. Međutim, da biste uživali u dodatnim pogodnostima kao što su dodatni prostor ili zaštita lozinkom, morat ćete odabrati njegove plaćene planove. Provjeri Stranica s cijenama Zoho dokumenata za više detalja.
Nekoliko praktičnih značajki u kojima možete uživati uz Zoho Writer su:
- Spremanje dokumenata u stvarnom vremenu.
- Zaključavanje osjetljivih podataka.
- Pomoćnik za pisanje s AI-om.
- Zakazivanje ili izravno objavljivanje članaka na WordPressu.
- Radi i offline.
ClickUp Docs još je jedan vrlo učinkovit alat za daljinsko dijeljenje dokumenata. Kroz njegovo nevjerojatno sučelje za suradnju, prepuno značajki, svi u Workspaceu mogu surađivati, uređivati i raditi na zadacima istovremeno.
Omogućuje zajedničko uređivanje u stilu Google dokumenata. Možete vidjeti kako se kursor pomiče kada netko uređuje dokument, a njegovo ime se prikazuje iznad kursora. Klikom na žutu ikonu dalekozora također možete vidjeti tko gleda vaš rad.
Osim toga, promjene u stvarnom vremenu sinkroniziraju se na svim uređajima kako bi se osiguralo da svaki član tima može pristupiti najnovijoj verziji dokumenta. Dok dijelite dokumente sa svojim timom, imat ćete fleksibilnost da neke dokumente sačuvate privatnima, dok su drugi dostupni svima.
Štoviše, štiteći svoje dokumente, možete spriječiti određene članove tima da pristupe tim dokumentima bez traženja vašeg dopuštenja. Ugniježđenje je još jedna od jedinstvenih značajki ClickUpa. Omogućuje vam grupiranje stranica unutar dokumenta, a pomoću značajke Relationships možete povezati povezane stranice unutar dokumenta.
Također možete uvesti svoj rad iz drugih aplikacija, uključujući Evernote, Google dokumente, pa čak i dokumente Microsoft Worda. Ako tražite alat za suradnju s dokumentima koji vrlo brzo reagira, trebali biste isprobati ClickUp.
Platforma Dropbox Paper još je jedna napredna opcija suradnje s dokumentima dostupna udaljenim timovima. Pomoću njega možete neometano dijeliti dokumente s članovima tima, a dajući im pristup dokumentu putem adresa e-pošte.
Dodjeljivanje zadataka članovima vašeg tima sa samo nekoliko klikova i trenutačno kreiranje roka neposredno uz njega drži sve u toku. Osim toga, možete planirati svoje sastanke povezivanjem kalendarskih događaja u zajednički dokument.
POVEZANO: Isprobajte ove najbolje značajke Dropbox papira
Kao suradnik, možete brzo otkriti koji su vam zadaci dodijeljeni po dokumentu ili po dokumentu te se kretati kroz zadatke dodijeljene drugima i one koji su već dovršeni. Štoviše, za razliku od Google dokumenata, Dropbox Paper podržava dijeljenje multimedijskih datoteka, čineći suradnju privlačnijom.
Osim toga, Dropbox Paper vam omogućuje uvoz dokumenata iz programa Microsoft Word, Excel i PowerPoint i povezivanje dokumenata Google dokumenata, tablica i slajdova. Dakle, ako tražite alat za suradnju bogat značajkama za svoj tim, isprobajte Dropbox Paper.
Podignite svoju suradnju s dokumentima na sljedeću razinu
Suradnja s dokumentima postoji već desetljećima. Isprobajte alate na popisu kako biste suradnju na dokumentima sa svojim timom podigli na sljedeću razinu. Da biste odredili koji je alat najbolji za tim, morate ga dati na upravljanje i odabrati rješenje koje odgovara zahtjevima tima.
Imate li članove tima koji se nalaze u različitim dijelovima svijeta? Dogovoriti važan sastanak nesumnjivo bi bio izazov da ne znate vremensku zonu. Ako da, trebali biste provjeriti pretvarače vremenskih zona kako biste olakšali svoj posao.
Trebate li raditi s ljudima iz druge vremenske zone? Koristite alate za pretvaranje vremenskih zona za pravovremenu suradnju.
Pročitajte dalje
- Produktivnost
- Alati za suradnju
- Digitalni dokument
- Upravljanje zadacima
- Rad na daljinu
Shan Abdul je diplomirani inženjer. Nakon završetka diplome i magistara, započeo je karijeru kao slobodni pisac. Piše o korištenju različitih alata i softvera kako bi pomogao ljudima da budu produktivniji kao studenti ili profesionalci. U slobodno vrijeme voli gledati Youtube videe o produktivnosti.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu