5 Prednosti korištenja softvera za upravljanje projektima koje štedi vrijeme

Timski rad čini da san funkcionira—osim kada je riječ o pogrešnim komunikacijama. Kada razgovarate o novom projektu, pretjerana komunikacija, nedovoljno komuniciranje i nesporazumi mogu oduzeti puno vremena.

Vjerojatno ste proveli neko vrijeme tražeći dijelove informacija ili datoteka koje žive u našim sandučićima, instant messengerima ili ljepljivim bilješkama sa sastanaka i telefonskih poziva.

Ako se možete povezati, možda ćete imati koristi od korištenja softvera za upravljanje projektima. U ovom članku ćemo vas provesti kroz popis pogodnosti koje ova vrsta softvera nudi za uštedu vremena, s primjerima iz ClickUp, Notion i Asana. Čak i ako radite samostalno, možda ćete pronaći nešto za ponijeti.

1. Nema više slanja i pretraživanja putem e-pošte

Zahvaljujući softveru za upravljanje projektima, možete odbaciti slanje e-poruka o zadacima.

Umjesto toga, možete koristiti stupac dodijeljenog u svom ClickUp projektne ploče. To vam omogućuje da vlasništvo nad projektom dodijelite nekom drugom.

Nakon što dodate opis projekta, rok i sve druge pojedinosti koje želite uključiti, jednostavno dodajte svog kolegu u ovaj stupac i on će primiti obavijest ili je vidjeti u svojim obavezama popis.

Ako želite da više od jedne osobe preuzme vlasništvo nad projektom, možete omogućiti stupac s više nositelja pomoću ClickUp-ovih ClickApps.

Imate opciju da to omogućite kada kreirate svoj radni prostor. Međutim, ako ga trebate dodati kasnije, prijeđite na avatar svog profila u donjem lijevom kutu i kliknite ga da biste pronašli ClickApps u izborniku.

Odatle se pomičite kroz opcije za pronalaženje Višestruki primatelji, uključite ga i označite ga za radni prostor u kojem ga želite koristiti.

Stupac dodijeljeni je za one koji poduzimaju radnje na projektu. Ako želite nekome dati CC na projektu, dodajte ga kao promatrača klikom na simbol oka u gornjem desnom kutu kartice zadatka.

Povezano: Pojam vs. Evernote: Koji je pravi za vas?

Sada su dodijeljeni i promatrači u petlji za kasnija ažuriranja, uključujući osobu koja je kreirala zadatak—i nitko ne treba pregledavati e-poruku od 50 niti za detalje.

2. Manje nepotrebnih sastanaka

Ako ste ikada čuli da je netko rekao da je sastanak mogao biti e-mail—mogla bi biti i stranica u Notionu.

Umjesto okupljanja ili održavanja sesije razmišljanja o manjim projektima i idejama, stvorite novu stranicu i surađujte unutar.

Ako ste novi u Notionu, Timski zadaci predložak će vam pomoći da počnete. Za stvaranje nove stranice u pogled na ploču ovog predloška, ​​kliknite gumb za dodavanje pri dnu stupca. Ako vam je draže prikaz popisa, jednostavno dodajte novi redak na svoj popis.

Prije nego što dodate svoje suigrače, ispunite svojstva kao što su rok i prioritet, kao i pojedinosti i ideje koje imate. Uključite upit za svoje suradnike da dodaju svoje misli i prijedloge, a zatim ih dodajte kao dodijeljene.

Također možete nazvati ovo vlasništvo suigračima ako više volite nešto neutralnije.

Primjer slike koristi oblačić kako bi se istakla svrha stranice. U nastavku svatko može dodati informacije koristeći tekst, zaglavlja, slike, privitke, veze i mnoge druge zgodne naredbe.

Također, ako vi ili vaš kolega slučajno izbrišete nešto značajno, možete pogledati prethodne verzije stranice klikom na ikonu sata u gornjem desnom kutu.

3. Nije potrebno više puta objašnjavati projekt

Ne treba vam previše stupaca ili svojstava kako biste bili sigurni da su detalji vašeg zadatka jasni i dosljedni. Zapravo, vjerojatno se možete izvući s korištenjem samo ovlaštenika, datuma dospijeća i prioriteta.

Povezano: Kreativni načini da izvučete maksimum iz asane

Prije nego što svoje suradnike dodate kao dodijeljene ili suradnike zadatku u upravljanju projektima softvera, ispunite podatke u svakom stupcu i otvorite karticu ili stranicu zadatka kako biste ispunili opis.

Evo kako to izgleda pomoću jednostavnog izgleda besplatna verzija Asane.

Zahvaljujući jasnom izgledu i oznakama, svi će znati tko je ovlaštenik ili suradnik nakon što ih dodate. Također će imati jasne upute o tome kada je rok, razinu prioriteta zadatka i kojem projektu ili odjeljku zadatak doprinosi, uz pojedinosti.

4. Izbjegavate odgovaranje na isto pitanje pri ponavljanju

Ako netko zatraži pojašnjenje putem Slacka ili e-pošte, nemaju svi pristup odgovoru. Ako pitaju u odjeljku za komentare odgovarajućeg zadatka u vašem softveru za upravljanje projektima, svi će to vidjeti.

Evo primjera korištenja ClickUp-a.

Ono što je izvrsno u ClickUpovim komentarima je da svaki od njih stvara novu nit. Ako dobijete dva pitanja, na njih možete odgovoriti zasebno odabirom odgovor ispod komentara. Također možete dodijeliti nekome pitanje ako smatrate da možda ima bolji odgovor.

Javno pitanje i odgovor trebali bi spriječiti pojavljivanje istih pitanja. Ali ako ponovno dobijete pitanje, a nije brz odgovor, možete svog kolegu usmjeriti u pravom smjeru tako što ćete i njemu dodijeliti odgovor.

5. Daleko manje jurnjava druge zbog njihovog posla ili traženje datoteka

Budući da softver za upravljanje projektima promiče suradnju, imate puno alata za komunikaciju sa svojim suradnicima. Ako želite brzo ažuriranje statusa, sve što trebate učiniti je označiti ih u komentaru – u Notionu. To možete učiniti pomoću na znak (@) i povlačeći njihovo ime u traci za pretraživanje.

Također nećete morati pregledavati e-poštu ili tražiti od svojih kolega da vam pošalju dokument e-poštom, jer ih mogu dodati izravno u kopiju stranice projekta. Međutim, ako želite da se dokumenti svaki put pojavljuju na istom mjestu, možete dodati stupac dokumenta u svoj stranica projektne ploče.

Stupac dokumenta čini čuda ako imate suigrača ozloglašenog po tome što od vas traži da ponovno pošaljete datoteku svaki put kada joj izgube trag. Možete im ljubazno reći da je tamo u projektnoj ploči ako opet izgube pojam.

Povećajte svoju produktivnost uz softver za upravljanje projektima

Timski rad je zabavan, pogotovo kada projekt teče glatko. Upravljajući zadacima u softveru za upravljanje projektima, možete pomoći u smanjenju trenja i uštedjeti sebi i vašim suradnicima puno vremena držeći sve organizirano na jednom mjestu.

Čak i ako radite sami, i dalje ćete imati koristi od saznanja gdje možete pronaći sve detalje i dokumente koji su vam potrebni. Koji softver ćete odabrati ovisi o vama. Uz mnoge izvrsne opcije na raspolaganju, više je nego vjerojatno da ćete pronaći onu koja odgovara vama i vašem timu.

Notion, ClickUp i Asana sjajni su izbori ako tražite neke prijedloge za početak.

ClickUp vs. Asana: Što je bolje za upravljanje projektima?

Postoji mnogo opcija za softver za upravljanje projektima, evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da odaberete između Asane i ClickUp.

Pročitajte dalje

O autoru