Kako praviti bilješke tijekom Zoom sastanaka kao profesionalac

Bilo da se radi o timskom sastanku ili pozivu klijenta, Zoom sastanci postali su bitan dio života svakog udaljenog radnika. Međutim, većina ljudi zaboravi raspravu nakon završetka sastanka. Ako se ne sjećate najvažnijih trenutaka sastanka, to vas može učiniti neučinkovitim, što može dovesti do neproduktivnosti. Dakle, kako ostati u tijeku sa svim svojim online sastancima?

Unesite bilješke sa sastanka. Iako ovo nije nov koncept, mnogi ljudi nemaju odgovarajući sustav bilježenja koji bi im pomogao da budu u toku sa svojim pozivima. Ali kako bilježite bilješke tijekom Zoom sastanaka? Hajde da vidimo.

Bilješke sa sastanka vs. Minute: u čemu je razlika?

Većinu vremena ljudi koriste bilješke sa sastanka i zapisnike sa sastanka naizmjenično. Međutim, to nisu iste stvari, a razumijevanje njihovih razlika može pomoći povećati vašu učinkovitost.

Bilješke i zapisnik radnje su koje bilježe bitne točke o kojima se raspravljalo na sastanku, ali su usmjerene na različite stvari. Bilješke sa sastanka su kratke informacije o idejama, planovima, ciljevima, akcijama, rokovima navedenim na sastanku. Sadržaj možete mijenjati ovisno o svojoj namjeni i namjeri.

S druge strane, zapisnici su formalni detalji koji mogu poslužiti kao pravna dokumentacija sastanka, a koju revizori i sudovi mogu vidjeti. U osnovi, zapisnici bilježe informacije kao što su sudionici i odsutni sa sastanka, teme o kojima se raspravlja, vrijeme početka i završetka sastanka, donesene odluke i još mnogo toga. Zapisnici slijede određenu strukturu, za razliku od bilješki koje se mogu mijenjati.

Povezano:Najbolji predlošci zapisnika sastanka za profesionalce

Kako voditi bilješke na Zoom sastanku

Osim osobne upotrebe, bilješke sa sastanka mogu poslužiti i kao resurs za vaše kolege, pogotovo ako ste voljni podijeliti svoje. Budući da imaju sve važne informacije o kojima se raspravlja na sastanku, to može pomoći u povećanju produktivnosti vašeg tima.

Međutim, vaše bilješke sa sastanka trebale bi imati strukturu. Inače ih nitko neće razumjeti. Evo kako možete voditi bilješke sa sastanka kao profesionalac:

1. Upoznajte se s osnovama bilježenja

Prilikom bilježenja postoji nekoliko tema koje biste trebali pokriti. Ispod su stvari koje biste trebali uključiti:

PREDSKUP: Prije početka sastanka zapišite detalje koji su vam već dostupni kako ne biste gubili vrijeme. Evo ih:

• Datum i vrijeme: Ovo će vam pomoći da dobro organizirate i sortirate svoje bilješke.
• Sudionici i vrsta sastanka: Je li to poziv klijenta ili sastanak tima? Tko je prisustvovao?
• Dnevni red: Sažetak o čemu se radi na sastanku.
• ideje: Imate li nešto što biste željeli podijeliti tijekom sastanka? Zapišite ih, da ih ne zaboravite.

TIJEKOM SASTANKA: Kada sastanak započne, možete usredotočiti svoje bilješke na važne stvari spomenute tijekom sastanka, kao što su:

• Stavke akcije: Ako se tijekom sastanka raspravlja o bilo kakvim planovima, zapišite ih. Navedite spomenute pojedinosti, kao što su uključene osobe, zadatak i odgovornosti, vremenski okvir i rok.
• činjenice: Sve važne činjenice navedene tijekom sastanka.
• Pitanje i odgovor: Zabilježite pitanja postavljena na sastanku i njihove odgovore, tako da ih možete uputiti ako trebate.

Povezano: Savjeti za bolje bilježenje uz Microsoft OneNote

2. Nemojte snimati sve što čujete

Zapisivanje bilješki ne znači hvatanje svega što je spomenuto tijekom Zoom sastanak. Zapisivanje cijelog sastanka je pristup stare škole; profesionalci to više ne rade. Ako isprobate staru metodu, vrlo vjerojatno nećete uspjeti. To je zato što je cijeli proces dugotrajan i pobjeđuje glavnu svrhu bilježenja. Također će zbuniti vas ili onoga tko će ga pročitati, jer će sadržavati suvišne informacije koje su nepotrebne.

Umjesto toga, bilježite samo ključne riječi i radnje. U osnovi, zgrabite ključne riječi i stvorite sažetak točke i svega što je potrebno učiniti s tim. Možete pogledati osnove bilježenja kako bi bilješke bile sažete i lako razumljive.

3. Izradite predložak

Da biste ubrzali cijeli proces bilježenja, morate izraditi predložak. To vam štedi vrijeme na razmišljanje o tome koji detalj gdje ide. Istodobno, ne morate trošiti više vremena na uređivanje nakon sastanka jer je već formatiran.

Možete izraditi predložak koji odgovara vašim potrebama ili također možete slijediti različite strategije bilježenja. Na primjer, možete isprobati metodu kvadranata i svoje bilješke podijeliti u četiri odjeljka: pitanja, obaveze, dodijeljene i bilješke. Ako ste vizualna osoba, mapa uma može biti idealan predložak.

Osim strategija, također možete koristiti aplikacije za bilježenje kako bi vam bilo lakše sve organizirati. Neke aplikacije već imaju predložak koji je spreman za korištenje, tako da ne morate razmišljati o stvaranju ili pronalaženju istog.

Povezano: Čiste i jednostavne aplikacije za bilježenje koje rade izvan mreže

4. Definirajte svoj cilj

Ako želite biti uspješni u pisanju Zoom bilješki sa sastanka, najvažnija stvar koju trebate uzeti u obzir je vaš cilj. Zapitajte se: Zašto pišete bilješke? Želite li to iskoristiti da biste bili učinkoviti i unaprijedili svoju karijeru? Pišete li bilješke kao dio svog posla? Želite li ih podijeliti? Radite li to kako biste bili organiziraniji? Što želite dobiti od toga?

Definiranje vašeg cilja vođenja bilješki omogućuje vam da budete motiviraniji da to učinite bolje. Ako znate što želite postići, pisanje bilješki sa sastanka postaje šetnja parkom, jer ćete jasnije razumjeti koji je vaš željeni ishod. Zapamtite, bilješke sa sastanka trebale bi vam pomoći da postanete bolji u karijeri. Ovo nije samo nešto što radite; može vam značajno pomoći da napredujete i postanete puno učinkovitiji na poslu.

Je li praktično uvijek voditi bilješke tijekom Zoom sastanaka?

Ne morate uvijek voditi bilješke tijekom sastanaka. Međutim, morate naučiti procijeniti važnost svakog poziva koji obavite. Na primjer, ako je to samo poziv za usklađivanje i nema spomenutih važnih pojedinosti, možete preskočiti bilješke i usredotočiti se na sam poziv.

Ipak, bilježenje je bitna vještina koju biste trebali naučiti kako biste unaprijedili svoju karijeru. Osim što pomaže u učinkovitosti, može dovesti do boljeg zadržavanja, što može poboljšati vaše dugotrajno pamćenje. Također izgrađuje odgovornost i poboljšava učinak vaših suigrača, omogućujući im da postanu svjesniji onoga što bi trebali učiniti. Konačno, daje smjer, tako da znate na što usredotočiti svoju pozornost.

Digitalni vs. Bilješke na papiru: koje biste trebali koristiti?

Vaše navike bilježenja mogu biti srce vaše produktivnosti. Volite li ići u staru školu s papirnatim bilješkama ili preferirate digitalne aplikacije za bilježenje?

Pročitajte dalje

O autoru