Kako provesti uspješan početni sastanak projekta

Početni sastanci projekta savršena su prilika da se svi članovi tima okupe na istoj stranici i rade prema zajedničkom cilju. Zbog toga bi trebali biti dobro pripremljeni i promišljeni, jer će vam pomoći da izvučete maksimum iz vaše rasprave s klijentom.

U ovom ćemo članku podijeliti nekoliko savjeta i alata koji će vam pomoći da uspješno obavite početni sastanak sa svojim timom.

Što je početni sastanak projekta?

Početni sastanak projekta je na kojem se voditelj projekta sastaje s timom, a ponekad i s klijentom, kako bi predstavio ciljeve projekta, objasnio kako će se oni postići i pregledati svačije uloge. Obično se održava na samom početku novog projekta, iako bi bilo prikladno imati ga kasnije u procesu ako se pojave nove zapreke ili pitanja.

Ova vrsta sastanka pomaže vam da započnete svoj novi projekt na čvrstim osnovama jasno komunicirajući što se očekuje, kako će se mjeriti napredak i koje zamke mogu biti pred vama. Sve u svemu, postavlja smjer za neometanu projektnu suradnju sa svim dionicima.

Prednosti održavanja sastanka za početak projekta

Kao što je gore spomenuto, početni sastanci projekta prilika su da se svi uskladite s vizijom vašeg projekta i njihovim ulogama u njemu. Sljedeće su neke druge značajne prednosti uspješnog uvodnog sastanka:

• Projekti se izvode učinkovitije kada svi članovi tima razumiju svoje odgovornosti.
• Početni sastanci vam pokazuju koliko je vaš tim daleko u razumijevanju onoga što će projekt uključivati. To vam može pomoći da identificirate sve potencijalne probleme koji se mogu pojaviti na tom putu.
• Početni sastanci pomažu u izgradnji odnosa između vas i vašeg klijenta dovodeći sve u jednaku poziciju na početku procesa.
• Ako se sve planira rano, smanjuje se vjerojatnost promjena koje mogu uzrokovati potencijalna kašnjenja kasnije tijekom projekta.
• Vaš će klijent imati priliku dati vrijedne povratne informacije i ideje prije nego što ode predaleko u životni ciklus projekta.
• Uspješan početni sastanak projekta povećava vjerojatnost da ćete ostati na proračunu i prema rasporedu.

5 savjeta za vođenje uspješnog sastanka za početak projekta

Sljedeći su neki bitni koraci koje treba poduzeti kada se pripremate za početni sastanak projekta:

1. Kreirajte svoj dnevni red

Vaš dnevni red daje sastanku jasan smjer koji treba slijediti, i zato je ključno izraditi ga i distribuirati ga prije početka sastanka. Unaprijed planiranje dnevnog reda pomoći će vam da ostanete usredotočeni i na zadatak.

Možete koristiti aplikaciju za bilježenje kao što je Evernote stvoriti plan sastanka kojem svi članovi mogu pristupiti. Možete početi od nule ili uštedjeti vrijeme korištenjem jednog od njegovih predlošci sastanaka.

Dodajte sve relevantne pojedinosti o projektu nakon što ste riješili osnove, uključujući trajanje sastanka i predsjedavajućeg (voditelja projekta). Iako će to ovisiti o konkretnom projektu na kojem radite, evo nekoliko općih ideja koje treba uzeti u obzir:

• Pozdrav i uvod
• Jasno objašnjenje što planirate postići tijekom uvodnog sastanka
• Svrha projekta
• Opseg projekta
• Ograničenja povezana s vremenom i proračunom
• Trenutni poznati rizici
• Popis isporuka
• Otvorena rasprava i pitanja.

2. Pozovite prave ljude

U ovoj fazi želite se usredotočiti na pozivanje svih ključnih dionika. Međutim, u svojoj želji da pokrenete loptu, mogli biste doći u iskušenje da pozovete sve koji imaju bilo što, čak i izbliza, vezano uz projekt. To može utjecati na vaš sastanak, jer će upravljanje velikom gomilom biti izazovnije. Trebali biste uključiti samo članove tima koji imaju ulogu u projektu (i mogu dati vrijedan doprinos).

Možete pozvati sudionike sastanka putem e-pošte, ili još bolje, putem interni komunikacijski alat Kao Zatišje. Ovaj alat možete koristiti za stvaranje kanala (grupe) koji ćete koristiti za dijeljenje dnevnog reda sastanka i drugih relevantnih dokumenata kako bi svi mogli proći kroz njih prije sastanka.

3. Učinite sastanak interaktivnim

Neka vaš početni sastanak bude interaktivan pružanjem otvorene platforme za iznošenje ideja ili prijedloga. Ovdje je cilj osigurati da svi aktivno sudjeluju tijekom sastanka. Evo nekoliko ideja o tome što biste mogli učiniti:

• Grupne mozgalice: Ovo najbolje funkcionira ako nekoliko članova tima ima slično područje stručnosti. Po zajedno razmišljamo o idejama, možete brzo graditi na međusobnom znanju i razvijati kreativna rješenja koja utiru put uspjehu.
• Naizmjence predsjedajte sastankom: Iako je idealno da voditelj projekta facilitira početni sastanak, možete rotirati predsjedajuće kako biste izbjegli gubljenje pažnje ljudi. Omogućuje svima da se obrate u vođenju određenih aspekata dnevnog reda sastanka ili davanju prezentacija, što također može pomoći timu da se osjeća više uključenim u projekt.
• Zatražite povratnu informaciju: Kad god predstavljate nešto novo, pitajte sudionike imaju li pitanja o tome kako bi svi rekli svoje mišljenje na sastanku. Također možete iskoristiti ovu priliku da otkrijete druge misli ili brige koje bi mogli imati da se neizvjesnosti ne gomilaju tijekom vremena — primarni uzrok frustracije među ljudima koji su uključeni u a projekt.

Ove interaktivne tehnike osigurat će da svi vaši dionici budu aktivno uključeni u početni sastanak.

4. Pojasnite uloge i odgovornosti

Pod pretpostavkom da svi razumiju cijeli projekt i kako se uklapaju, sljedeći korak bi bio definiranje njihovih uloga i odgovornosti. Iskoristite ovu priliku da ponovite prethodne rasprave o tome što svi očekuju jedni od drugih. Možete koristiti online alat kao što je Asana izraditi kontrolne liste tako da svatko može vidjeti za koje zadatke je odgovoran.

Možete započeti dodjeljivanjem radnji koje je potrebno izvršiti u dogovorenom roku, a zatim ih podijeliti među članovima tima. Rasporedite ove aktivnosti prema prioritetu, pri čemu su najvažniji zadaci navedeni prvi. Na taj način možete osigurati da se rokovi ispoštuju, a da ne morate previše natezati ljude.

5. Dodajte sažetak sastanka na svoj interni Wiki

Kada se sastanak završi, pretvorite svoje bilješke u dobro organiziran dokument kako biste olakšali buduće reference. Možete koristiti svoje interni wiki kao online repozitorij kojem svi u projektu mogu lako pristupiti.

Na ovaj način uvijek možete referencirati bilješke sa sastanka kad god imate pitanja o nečemu obuhvaćenom tijekom uvodne sesije. Također možete koristiti svoj wiki za dodavanje ažuriranja kako napredujete kroz životni ciklus projekta.

Postavite pravi ton za cijeli projekt uz početni sastanak

Početni sastanak važan je korak u svakom projektu, jer postavlja ton za cijeli životni ciklus projekta i vodi sve uključene u istom smjeru.

Možete iskoristiti gore navedene savjete i alate kako biste sve svoje dionike okupili na istoj stranici i utrli put za produktivan tijek rada.

6 jednostavnih načina da svoje sastanke učinite produktivnijima

Ako želite znati kako provesti uspješan timski sastanak, pogledajte ovih 6 bitnih savjeta koje biste trebali slijediti.

Pročitajte dalje

O autoru