Kako koristiti samo tekstualnu komunikaciju za poboljšanje učinkovitosti virtualnog rada

Virtualni timovi nemaju slobodu interakcije licem u lice kao njihovi kolege iz ureda. Oslanjaju se na različite alate za komunikaciju jedni s drugima sa svojih udaljenih lokacija.

Zbog razlika u lokacijama i vremenskim zonama, telefonski pozivi nisu uvijek najbolji. Slanje poruka je bolja alternativa, jer članovi tima mogu slati poruke u bilo kojem trenutku bez da ometaju jedni druge. Ali komunikacija samo putem teksta također nije savršena. Promašuje se ako se određeni čimbenici ne uzmu u obzir.

U ovom članku raspravljamo o tome kako virtualni timovi mogu učinkovitije koristiti tekstualnu komunikaciju.

Kako slanje poruka poboljšava komunikacijske vještine

Slanje poruka donosi drugačiji osjećaj komunikacijskom stolu. Postoje dva glavna načina na koja komunikacija temeljena na tekstu poboljšava komunikaciju. Pogledajmo ih.

Postoje dva glavna načina na koja komunikacija temeljena na tekstu poboljšava komunikaciju.

1. Poboljšajte vještine čitanja i pisanja

Korištenje stenografije i emojija je trend u slanju poruka, posebno za neformalne razgovore. Ova metoda slanja poruka odvlači vas od upotrebe pravilnog engleskog.

Kada komunicirate sa svojim šefom, kolegom ili poslovnim suradnikom, ne komunicirate s njima kao sa svojim prijateljima ili značajnom osobom. Od vas se traži da pišete na pravilnom engleskom, što zahtijeva potpuno ponovno čitanje i restrukturiranje. To također pomaže zadržati formalniji ton u komunikaciji.

2. Potaknite jasnu komunikaciju

Komunikacija samo putem teksta također stvara jasne komunikacijske vještine. Kada komunicirate putem teksta, prisiljeni ste ostati u tijeku sa svojom komunikacijom. Budući da je vaša namjera u poslovne svrhe, nema mjesta za pretjerane riječi ili rečenice.

7 savjeta za korištenje samo tekstualne komunikacije za virtualni rad

S obzirom na to da je slanje poruka važan dio rada na daljinu, važno je razumjeti kako ga učiniti još učinkovitijim. Ako se učini na pogrešan način, vaš tim trpi komunikacijske propuste koji ometaju vaš radni tijek. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da vaše poruke budu jednostavne i sveobuhvatne.

1. Izbjegavajte korištenje stenografije

Bez obzira koliko ste bliski sa svojim poslovnim suradnicima ili kolegama, komunikacija s njima ne bi trebala biti neformalna. Korištenje nepotrebnih skraćenica ili skraćenica u porukama prikazuje neprofesionalan pogled.

Ne morate biti izrazito kruti sa svojim porukama, ali korištenje kratica poput "U" umjesto "Vi" u razgovoru vezanom za posao je neetično. To bi moglo biti velika prepreka za većinu ljudi koji očekuju objedinjene i strukturirane tekstualne poruke.

2. Koristite čepove na odgovarajući način

Velika su slova prikladna za određene svrhe u pisanju. Korištenje velikih slova u rečenici je jedan od načina zamke koje biste trebali izbjegavati u slanju poruka. Budući da smo navikli čitati tekst malim slovima, nije lako čitati sve velikim slovima.

Tekst s velikim slovima također daje žestok prizvuk vašoj poruci. Čini se da ste ljuti ili vičete na slušalicu. Ako želite objavljivati ​​na društvenim mrežama, pisanje teksta velikim slovima čini se da tražite pažnju.

3. Napravite dobar tajming

Komunikacija samo putem teksta daje vam privilegiju da odgovorite na poruku u prikladno vrijeme. Međutim, to ne bi trebalo biti na štetu vašeg prijemnika.

Na primjer, nije prikladno slati SMS poruku usred noći ili u ranim jutarnjim satima osim ako vam izričito ne kažu da to nije problem. Ne biste trebali očekivati ​​brz odgovor na takvu vrstu poruke. Najbolje je slati sve poruke vezane uz posao tijekom radnog vremena.

4. Izbjegavajte duge rečenice

Najdobro napisana gramatika postaje dosadna ako je predugačka bez lomljenja pasusa. Raspon pažnje ljudi može biti manji od one zlatne ribice. Opsežna tekstualna poruka može ih natjerati da pregledavaju sadržaj umjesto da ga čitaju.

Snimanje može uzrokovati da propuste važne detalje u poruci, mijenjajući vašu namjeru kao pošiljatelja.

5. Koristite emojije samo kada je potrebno

Emoji nisu loši. Zapravo, jesu pozitivno utjecala na način na koji komuniciramo. Emoji vam pomažu da prikladno izrazite određene emocije.

Kada šaljete tekst koji se odnosi na posao, ne morate potpuno eliminirati upotrebu emojija u svom tekstu. Umjesto toga, trebali biste znati kada ih je prikladno koristiti, kako ne biste stvorili pogrešan dojam. Ako niste sigurni kada ih koristiti, izostavite ih.

6. Nemojte praviti pretpostavke

U slanju poruka postoji tendencija pretpostavke kada i kako će primatelj odgovoriti na vašu poruku. To može negativno utjecati na vaše raspoloženje jer bi njihov odgovor mogao biti potpuno drugačiji.

Bez obzira koliko kasni vaš primatelj da odgovori, nikada nemojte pretpostavljati što misle. Pričekaj da se čuješ s njima. Možete poslati podsjetnik ako je hitan.

7. Pročitajte svoju poruku

Nemojte žuriti s pritiskom na "pošalji" bez lektoriranja svoje poruke. Vrlo je lako ne primijetiti sitne pogreške u svom zapisu, stoga odvojite vrijeme da uhvatite i ispravite pravopisne i gramatičke pogreške.

Potrebno je više vremena za rješavanje problema uzrokovanih loše napisanim SMS-om, chatom ili e-poštom nego za rješavanje problema prvi put. Umorni ste od ručnog čitanja poruka? gramatički je od velike pomoći u tom pogledu.

3 najbolja komunikacijska alata samo za tekst koje možete koristiti

Rastuća popularnost rada na daljinu dovela je do uvođenja nekoliko alata za tijek rada posljednjih godina. Neki od ovih alata izvrsno obavljaju posao dajući virtualnim timovima priliku da napreduju u svojim poslovima uz komunikaciju samo putem teksta. Pogledajmo neke od njih.

Prije svega aplikacija za razmjenu poruka za tvrtke, Slack omogućuje članovima tima da se okupe pod jednim krovom u poslovne svrhe. Nudi mogućnost komunikacije jedan na jedan između dva člana, kao i grupnu komunikaciju s tri ili više članova.

Ako radite na projektima s nekolicinom odabranih, možete ograničiti komunikaciju unutar tih ljudi u namjenskom prostoru zvanom kanali. Članovi u prostoriji mogu slobodno komunicirati bez brige da će drugi članovi tima pristupiti njihovim porukama.

Microsoft Teams je alat za tijek rada koji se temelji na chatu za poslovnu komunikaciju. Pogodno za virtualne timove, omogućuje članovima tima suradnju na zadacima uz mogućnost dijeljenja radnih datoteka i dokumenata.

Zadovoljavajući različite komunikacijske potrebe virtualnih timova, članovi tima mogu razgovarati jedni s drugima pojedinačno, a također razgovarati u grupi kada surađuju na projektima. Članovima tima mogu se dodijeliti različite razine pristupa na temelju njihove uključenosti u projekte.

Basecamp je online alat za komunikaciju i tijek rada. Dobar izbor za virtualne timove, omogućuje timsku suradnju koristeći samo tekstualnu komunikaciju.

Možete delegirati zadatke određenim radnicima i komunicirati s njima pojedinačno. Na isti način, članovi tima mogu surađivati ​​na zadacima i otvoreno komunicirati sa svima koji su u krugu o tome što se događa. Također nudi podsjetnike na zadatke koji potiču suigrače da ispoštuju rokove.

Usredotočite se na važne informacije uz tekstualnu komunikaciju

Odgovaranje na brojne telefonske pozive vezane uz posao oduzima vam vrijeme više nego što mislite. Na kraju pričate o neproduktivnim stvarima dugo nakon što je poruka proslijeđena.

S komunikacijom samo putem teksta pišete samo važne pojedinosti koje su potrebne. Svatko dobiva informacije koje su mu potrebne da bi bio učinkovit na poslu. Ima malo ili nimalo mjesta za pogrešnu komunikaciju, jer su riječi jasno napisane kako bi ih svi mogli vidjeti.

Prednosti i nedostaci korištenja samo tekstualne komunikacije na virtualnom radnom mjestu

Jesu li alati za komunikaciju samo s tekstom pravo rješenje za vaše radno mjesto? Evo nekoliko prednosti i nedostataka koje treba razmotriti.

Pročitajte dalje

O autoru