Kako napisati profesionalni odgovor na e-poruku izvan ureda

Kada je riječ o e-mailovima, može biti izazovno uspostaviti profesionalne granice. Uostalom, mnoge tvrtke pretpostavljaju da sve dok imate internet možete slobodno odgovarati na sve poruke.

Iako se nekoć očekivalo da će profesionalci uvijek biti dežurni, vremena se polako mijenjaju. Ovih dana sve je uobičajenije da ljudi budu izvan mreže na svoje slobodne dane, i to s dobrim razlogom.

Ako idete na odmor, uzimate slobodno vrijeme zbog svog zdravog razuma ili trebate biti daleko iz ureda iz bilo kojeg drugog razloga, evo nekoliko savjeta o tome kako napisati profesionalni odgovor na e-poruku izvan ureda.

1. Izbrišite zaglavlje predmeta Odsutnost

Jedan od najjednostavnijih načina da kažete ljudima da ste izvan ureda je da promijenite zaglavlje predmeta odgovora na e-poštu. Umjesto da samo napišete "Izvan ureda", možete uključiti i vrstu dopusta koji uzimate, ako želite da ga podijelite.

Evo nekoliko primjera zaglavlja predmeta e-pošte izvan ureda:

• Izvan ureda – godišnji odmor (25. prosinca – 4. siječnja)
instagram viewer
• [Izvan ureda] Liječnički dopust
• Izvan ureda | Očinstveni dopust
• *Izvan ureda* Hitni odlazak
• Izvan ureda (ožalošćeni dopust)
• Izvan ureda | Porodilni dopust
• Izvan ureda ~ Rad na terenu
• [Izvan ureda] Blagdanski dopust (Božić)
• Van ureda – bolovanje
• Van ureda – Vjenčanje!

2. Navedite kakvu vrstu dopusta uzimate

Za neke je ljudi uobičajeno pretpostaviti da je svaka e-pošta izvan ureda u svrhu zabave. Međutim, to nije uvijek slučaj sa svima.

Neki ljudi također koriste e-poštu izvan ureda kada rade, ali ne mogu pristupiti svojoj e-pošti tijekom dana. Na primjer, prodajni predstavnici ili oni koji rade na terenu možda će morati putovati u područja bez internetske veze.

Osim toga, također je moguće da uzimate slobodno vrijeme za osobne stvari kao što su posjete bolnici, pogrebi ili oporavak od bolesti. Uz ovo, može biti nezgodno odgovoriti na: "Nadam se da ste imali dobar odmor."

Povezano: Načini da odmor učinite zabavnijim korištenjem tehnologije

Da biste to izbjegli, umjesto toga možete umetnuti pojedinosti svog dopusta u tijelo e-pošte. Ne morate biti iskreni u svojoj situaciji ako vam je neugodno, ali iskrenost sa svojim šefom, suigračima ili klijentima može pomoći u izgradnji empatije.

Na primjer, ako ste doživjeli prometnu nesreću i trebate neko vrijeme da se oporavite od ozljeda, dopustite Vaši kontakti znaju pomaže im u upravljanju svojim očekivanjima u vezi s vašim odgođenim izlazom i očekivanim povratak.

3. Izbjegavajte nepotrebne isprike

Za mnoge radoholičare uobičajeno je uključiti isprike u e-poruke izvan ureda, kao što je "Oprostite što ne mogu odmah odgovoriti!" Međutim, važno je razumjeti da se ne biste trebali ispričavati zbog uzimanja slobodnog vremena s posla, pogotovo ako je to zauvek razlog.

Umjesto da se izvinite, evo nekoliko izraza koje možete upotrijebiti:

• "Hvala što ste se javili!"
• "Hvala na e-poruci."
• "Ova e-poruka je primljena."

Umjesto isprike, možete ljubazno potvrditi da je njihova poruka službeno primljena. Uz to, možete se odlučiti za jezik koji se usredotočuje na zahvalu na njihovom vremenu i trudu.

4. Ne jamčite datum odgovora

Za mnoge ljude može biti neodoljivo vidjeti ogroman zaostatak e-pošte nakon što se vrate u ured nakon duže odsutnosti. Zapravo, anksioznost se može čak i udvostručiti kada upotrijebite fraze poput “Odgovorit ću čim se vratim u ured”.

Ne samo da to može dodati mnogo nepotrebnog pritiska kako bi se jamčio odgovor prvog dana vašeg povratka, već također postavlja pogrešna očekivanja za ljude koji pokušavaju stupiti u kontakt s vama.

Povezano: Savjeti kako natjerati ljude da otvaraju i čitaju vaše e-poruke

Iako je ispravno potvrditi primitak e-pošte, nije potrebno jamčiti odgovor na nju odmah. Kako biste izbjegli pretjeranu obvezu kada ste dostupni za odgovor, najbolje je da se umjesto toga držite širokog odgovora ili općeg raspona.

Evo nekoliko primjera rečenica koje možete koristiti:

• Odgovorit ću čim budem dostupan nakon praznika.
• Očekujte moj odgovor do kraja _______.
• Ako nije hitno, očekujte odgovor do ________.

Upamtite, ako je e-pošta kritična, ljudi će se ili potruditi nazvati ili se javiti nakon nekog vremena. Uz to, važno je staviti međuspremnike kako se ljudi ne nadaju brzom odgovoru.

Za neke je uloge uobičajeno imati rezervne kontakte koji će preuzeti opterećenje kada ste odsutni. Međutim, prije nego što dodijelite šefa, kolegu ili člana tima da preuzme teret kada niste dostupni, bitno je dobiti pristanak.

Budući da su mnogi ljudi već preopterećeni svojim poslom, može biti stresno preuzeti tuđe odgovornosti, čak i ako je to samo na kratko. Osim toga, možda im neće biti ugodno davati klijentima ili klijentima pristup određenim adresama e-pošte ili osobnim telefonskim brojevima.

Iz tog razloga, prije nego što dodate nečije podatke za kontakt u svoju e-poštu izvan ureda, provjerite jeste li ih pitali je li to u redu da to učinite i koje pojedinosti im je drago da ih dijelite.

6. Izradite različite e-poruke izvan ureda za interne ili vanjske strane

Ovisno o tome tko će primiti e-poštu, količina informacija koju ste možda spremni podijeliti u odgovoru na e-poštu izvan ureda može varirati. Uostalom, još uvijek morate uzeti mjere zaštite privatnosti, pogotovo kada ste na odmoru.

Na primjer, iako se osjećate ugodno dijeliti mjesto kamo putujete sa svojim kolegama iz ureda, možda to ne želite činiti sa slučajnim ljudima.

Koristeći sustave za upravljanje e-poštom, možete postaviti drugačiji odgovor izvan ureda ovisno o tome tko će ga primiti. Na taj način ljudima možete dati pravu količinu konteksta o vašoj situaciji izvan ureda.

Stvorite bolje radne granice svojim odgovorima izvan ureda

U svijetu u kojem se od nas očekuje da uvijek budemo dostupni, e-poruka izvan ureda koja pokazuje granice može napraviti razliku. Ako budete čvrsti s osobnim slobodnim vremenom, možete naučiti ljude oko sebe i o vrijednosti vašeg osobnog života.

Osim toga, tražeći od drugih da poštuju vaše vrijeme, također možete potaknuti druge da učine isto. Iako ovo ne zvuči kao velika stvar, timovima može značiti sve kada se u uredu postave zdravi standardi.

Kako napisati poruku o odsutnosti na LinkedInu

Želite li svojoj LinkedIn mreži reći da ste daleko od ureda? Evo kako napisati poruku o odsutnosti na LinkedInu.

Pročitajte dalje

O autoru