Previše proračunskih tablica? Organizirajte se uz ove savjete

Proračunske tablice su fantastičan alat koji vam pomaže organizirati podatke i pratiti različite oblike informacija na radnom mjestu, posebno uz korištenje formula i izvješćivanja. Međutim, prekomjerna upotreba proračunskih tablica može biti neučinkovita i naštetiti vašoj produktivnosti.

Oni su dobri za neke stvari, ali ne nužno za druge. Bez obzira na to jesu li vam na poslu nametnute planine proračunskih tablica ili jednostavno volite dobru tablicu s podacima, možda je vrijeme da pogledate načine za upravljanje njima.

1. Potvrdite prekomjernu upotrebu proračunske tablice

Ili ste ovdje jer ste umorni od inzistiranja vašeg radnog mjesta na korištenju proračunskih tablica za sve, ili uživate u radu s podacima i pitate se odnosi li se to na vas. U stvarnosti, dobra je praksa razmisliti o tome kako koristite softver kao što su Microsoft Excel i Google Sheets, tako da možete izvući maksimum iz svog rada.

Korisno je izbrojati koliko proračunskih tablica koristite na dnevnoj ili tjednoj bazi. Ako ovaj broj prelazi šest, to možete shvatiti kao znak da možda radite u nepovoljnom položaju i može uzrokovati probleme, kao što su:

• Poteškoće s upravljanjem vremenom.
• Neučinkovitost s procesima.
• Loša organizacija informacija.
• Komunikacijske barijere u cijeloj tvrtki.

Povezano: Savjeti za formatiranje Google tablica za izradu proračunskih tablica profesionalnog izgleda

Identificiranje opsega u kojem se proračunske tablice koriste za informiranje o vašem radu može otvoriti mogućnosti za nove, produktivnije načine rada. Pogledajmo neke načine na koje možete upravljati ovom prekomjernom upotrebom i dugoročno postići bolje rezultate.

2. Pojednostavite podatke spajanjem i redizajniranjem proračunskih tablica

Često je razlog prevelikog broja proračunskih tablica taj što se ne koriste intuitivno. Znat ćete da se to događa ako morate koristiti dva odvojena lista za pojedinačni zadatak; na primjer, imate jedan za godišnji odmor, a jedan za pokriće smjena.

U ovom konkretnom slučaju, lako biste ih mogli kombinirati u jedan, sveobuhvatni radni list. To možete učiniti tako da ih podijelite na različite kartice.

Alternativno, možete uključiti obje kao tablice na jednom listu i slijedite ove korake kako biste automatski ažurirali tablicu razmaka u smjenama podacima iz godišnjeg odmora:

1. U drugu tablicu, gdje biste bilježili razmake u smjenama, upišite formulu =IF(Odaberi ćeliju, "GAP", "FULL")
2. Gdje gornja formula navodi Odaberite Ćelija, upišite broj ćelije koja sadrži datume godišnjeg odmora, na primjer, B2.
3. Kada unesete datum u odabranu ćeliju, to će automatski popuniti riječ "GAP" gdje upišete formulu.
4. Ako nema datuma, automatski će popuniti riječ "FULL" gdje upišete formulu.

Ova se formula može koristiti za bilo što, bez obzira na vrijednost ćelije, i može biti koristan način za upravljanje sličnim dijelovima informacija između tablica.

Povezano: Kako povezati podatke Excela s vašom PowerPoint prezentacijom

Kombiniranje listova i dijelova podataka na jednom mjestu smanjuje broj datoteka potrebnih za određene zadatke i omogućuje vam učinkovitiju organizaciju rada. Provjerite svoj popis proračunskih tablica da vidite može li se neka od njih kombinirati kako bi rad bio jasan i lak za praćenje.

Ponekad nije moguće spojiti proračunske tablice jer podaci nisu izravno povezani. Međutim, možda ćete i dalje morati imati pristup više listova za složenije procese koji uključuju više od jednog zadatka.

U tim slučajevima bilo bi vrijedno dodati hiperveze u svoj radni list kako biste dobili brzi pristup drugom. Ovo također služi kao koristan podsjetnik na cijeli proces. Na primjer, ako unosite podatke o klijentima, možete uključiti hipervezu na stranicu s povratnim informacijama o klijentima.

Povezano: Vrste Excel grafikona i grafikona i kada ih koristiti

To se može jednostavno učiniti u Excelu i Google tablicama istovremenim pritiskom CTRL + K na tipkovnici. Ovo će dovesti do a Hiperveza prozor, gdje možete traži za datoteku i Ime tekst koji želite da se pojavi u ćeliji.

Možete čak stvoriti karticu koja uključuje hiperveze na sve vaše druge proračunske tablice, s informacijama o tome kada ih koristiti. Ovo je sjajna ideja ako želite osigurati da ste vi i vaši kolege na istoj stranici i da radite s istim datotekama, a ne sa zastarjelim.

4. Razmislite o alternativnom softveru

Proračunske tablice mogu učiniti samo toliko, a ako patite od prekomjerne upotrebe, to bi moglo biti samo zato što vam je potreban namjenski softver za rad s opterećenjem. Na primjer, trebate li stvarno proračunsku tablicu godišnjeg odmora ako se to za vas prati u HR sustavu?

Često, kako se posao širi, prerasta proračunske tablice i počinje zahtijevati softver za upravljanje masom informacija. Asana je fantastična aplikacija za upravljanje projektima, a ima ih dosta alternative softveru za upravljanje projektima koji se može nositi s ručnim radnim tijekovima umjesto vas.

Umjesto da se trudite držati korak sa sve većim zahtjevima tvrtke, potražite druge načine za pohranu i upravljanje informacijama. To će uštedjeti vrijeme vama i vašim kolegama i automatizirati mnoge zadatke koji bi inače zahtijevali dodatni nadzor.

Povezano: Asana vs. Jira: Što je bolje u Agile metodologiji?

5. Pregledajte svoje procese i uklonite dupliciranje

Prekomjerna upotreba proračunskih tablica može se dogoditi kao rezultat pokušaja organiziranja, ali to ponekad može otići predaleko. U ovim scenarijima zapravo možete završiti mikroupravljanje sobom ili svojim kolegama, dok vam u stvarnosti oduzima vrijeme od važnih zadataka.

Praćenje informacija na poslu ključno je za nesmetano funkcioniranje, ali povremeno možete na kraju pokušati pratiti previše nepotrebnih stvari. Razmislite o svojim trenutnim procesima i razmislite treba li vam doista proračunska tablica za njih.

Isto tako, korištenje proračunske tablice za bilježenje podataka koji su već pohranjeni negdje drugdje stvara nepotrebno dupliciranje posla i vrlo je neučinkovito. Odložite te odgovarajuće proračunske tablice i radite iz izvora.

Proračunske tablice mogu raditi protiv vas

Uz gore navedene savjete, imat ćete mnogo načina da očistite svoju mapu proračunske tablice i počnete raditi učinkovitije. Slijedite svoje instinkte o tome koji radovi zaslužuju namjenske podatke, a kojima se može upravljati drugačije.

Ako još uvijek niste sigurni, obratite pozornost na to kako ćete raditi sljedećih nekoliko tjedana. Možda ćete početi primjećivati ​​gdje bi se stvari mogle pojednostavniti i možete stvoriti vremenski učinkovitiji i organiziraniji digitalni prostor.

8 najboljih načina korištenja Google Workspace aplikacija za upravljanje projektima

Google Workspace aplikacije mogu zadovoljiti većinu vaših potreba za upravljanje projektima. Evo nekih od najboljih načina da ih koristite.

Pročitajte dalje

O autoru