Što je sigurnosna politika e-pošte i kako funkcionira?

Kada ste zadnji put poslali e-mail? Vjerojatno je bilo danas. Baš kao i vi, mnogi ljudi diljem svijeta svakodnevno šalju e-poruke.

E-mailovi su najdulje dio naših života. Budući da je gotovo nemoguće bez njih, morate se osigurati učinkovitom sigurnosnom politikom e-pošte.

Ne želite da vaša e-pošta dođe u pogrešne ruke, zar ne? Implementacija sigurnosne politike e-pošte pomaže u njihovoj sigurnosti.

Što je sigurnosna politika e-pošte?

Politika sigurnosti e-pošte je niz postupaka koji reguliraju korištenje e-pošte unutar mreže ili ustanove. Detaljno opisuje kako kategorija korisnika komunicira s porukama koje se šalju i primaju putem e-pošte.

Održavanje vaše e-pošte organiziranom i sigurnom povećava vašu produktivnost. Cilj sigurnosne politike e-pošte je zaštititi poruke od neovlaštenog pristupa.

Tko možda pokušava pristupiti e-mailovima bez dopuštenja, moglo bi se pitati? Cyber ​​kriminalci—oni su jako zainteresirani za povjerljive poruke koje šaljete unutar i izvan svoje organizacije. I to zato što znaju da su takve informacije vrijedne. Ako ga se dočepaju, mogu ga iskoristiti za niz zlonamjernih aktivnosti kako bi se obogatili.

Kako funkcionira sigurnosna politika e-pošte?

Zadana sigurnosna snaga e-pošte nije tako jaka. Poruke poslane putem e-pošte nalaze se u javnom prostoru. Stoga im može lako pristupiti svatko s prosječnim hakerskim vještinama. Izrada sigurnosne politike e-pošte jedna je od osnovnih stvari koje možete učiniti kako biste odbili napadače.

Vjerovanje da vi ili vaša organizacija ne možete postati žrtva povrede e-pošte je lažna pretpostavka. Sve dok koristite e-poštu, možete biti ciljani.

Vaša nevoljkost da implementirate sigurnosnu politiku e-pošte može zadržati vodu samo ako su e-poruke koje šaljete besmislene. Ali teško da je to slučaj ako vodite pristojan posao.

Da bi sigurnosna politika e-pošte bila učinkovita, mora sadržavati sljedeće stavke:

1. Opseg i svrha politike.
2. Podaci o vlasništvu nad sadržajem sadržani u e-porukama.
3. Brige o privatnosti i očekivanja stranaka koje koriste e-poštu.
4. Odgovornosti korisnika e-pošte.
5. Smjernice za korištenje računa e-pošte organizacije.
6. Savjeti za otkrivanje i izbjegavanje sigurnosnih prijetnji e-pošte.
7. Konkretne radnje koje treba poduzeti u slučaju sumnje na kršenje sigurnosti e-pošte.

Pristupačnost je ključna za uspješnu provedbu politike. Članovi tima mogu biti upoznati s informacijama u politici samo ako mogu pristupiti dokumentu.

Umjesto pohranjivanja dokumenta na fizički uređaj, preporučljivo je koristiti alat za tijek rada s pohranom u oblaku i daljinskim pristupom. Na taj način ovlašteni članovi tima mogu pristupiti politici s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme.

Obuka je još jedan bitan element za uspješnu provedbu sigurnosne politike e-pošte. Neki korisnici možda se nerado pridržavaju pravila, pogotovo ako nisu koristili nešto slično u prošlosti. Na vama je da osigurate odgovarajuću obuku kako biste razumjeli kako je korištenje pravila u svačijem najboljem interesu.

Kako izgraditi učinkovitu sigurnosnu politiku e-pošte

Sigurnosna politika e-pošte nije jedinstvena jer ne postoje dvije iste organizacije. No, cyber prijetnje koje ugrožavaju korištenje e-pošte imaju slične učinke na organizacije bez obzira na njihovu ponudu i veličinu. Oni su uobičajeni atributi koje treba uzeti u obzir pri izgradnji standardne politike.

Evo nekoliko praktičnih savjeta za izradu sigurnosne politike e-pošte koja funkcionira.

1. Usvojite predložak

Izrada sigurnosne politike e-pošte od nule nije loša ideja, ali možete si uštedjeti vrijeme usvajanjem postojećeg predloška. To je neophodno, pogotovo ako niste upoznati sa sadržajem politike.

Umjesto stvaranja nebitnih informacija, imate vitalne informacije za kreiranje politike koja funkcionira.

2. Izmijenite predložak

Usvajanje postojećeg predloška ne znači da ga trebate koristiti onakvim kakav jest. Predložak vam daje predodžbu o tome kako politika izgleda.

Umjesto da uzmete sve što je sadržano u predlošku kuke i udubljenja, prilagodite ga tako da odgovara jedinstvenim potrebama vašeg poslovanja.

Na kraju ćete imati originalni dokument koji je prilagođen vašoj organizaciji.

3. Identificirajte uvjete angažmana korisnika

Korisnici vaše e-pošte mogu se upustiti u neselektivne aktivnosti ako nisu svjesni da su takve aktivnosti zabranjene. Vaša je odgovornost da izričito navedete kako bi trebali koristiti vašu e-poštu.

Identificirajte nezdrave postupke e-pošte koji mogu izložiti vašu mrežu kibernetičkim napadima i upozorite na sudjelovanje u takvim aktivnostima.

Vaša sigurnosna politika e-pošte je nepotpuna bez implementacije alata koji poboljšava sigurnost vaše e-pošte.

Ručna zaštita vaše e-pošte od kibernetičkih prijetnji nije dovoljna, pogotovo jer kibernetički kriminalci za svoje napade koriste napredne tehnologije. Uskladite njihovu energiju s alatima kao što su sandboxovi, filteri za neželjenu poštu i softver za sprječavanje zlonamjernog softvera. Učinkovit filter za neželjenu poštu sprječava gledanje zlonamjernih e-poruka.

5. Provedi potvrdu korisničke politike

Uspješna provedba vaše politike počinje spremnošću vaših korisnika da je se pridržavaju. Promjena dolazi s određenim otporom. Članovi tima koji nisu upoznati sa sigurnosnom politikom e-pošte mogu je odlučiti previdjeti.

Natjerajte korisnike da se obvežu na korištenje pravila dodavanjem svojih potpisa kao oblika potvrde. Na taj način imate dokaz o njihovom dogovoru da ga upotrijebi u slučaju da to ne učine.

6. Korisnici vlakova

Korisnici vaše e-pošte možda neće razumjeti neke informacije u pravilima. Ostaviti ih u stanju konfuzije je rizično jer mogu poduzeti neprikladne radnje koje će ugroziti vašu mrežu.

Provodeći obuku, pobrinite se da svi razumiju politiku. Stvorite im prostor za postavljanje pitanja o sivim zonama kako bi svi znali što treba raditi, a što ne.

7. Izradite plan odgovora na incidente

Čak i uz svu obuku o tome kako učinkovito implementirati sigurnosnu politiku e-pošte, stvari bi i dalje mogle poći po zlu.

Razviti plan odgovora na incident u slučaj narušavanja sigurnosti. Vaša bi pravila trebala sadržavati što bi korisnici trebali učiniti kada posumnjaju na zlonamjernu aktivnost ili napad. Poduzimanje ispravnih radnji može ublažiti posljedice cyber napada.

Njegujte zdravu kiberkulturu uz politiku sigurnosti e-pošte

Razmjena trenutnih poruka može biti u trendu u komunikaciji s prijateljima i obitelji. Ali kada je u pitanju posao i posao, stari dobri e-mail je još uvijek relevantan. Pomaže organizacijama da održe osjećaj reda i formalnosti.

Možda nećete moći spriječiti napadače da ciljaju vašu e-poštu, ali možete poništiti njihove napade učinkovitom sigurnosnom politikom e-pošte.

Kada svi koji koriste vašu e-poštu shvate kako zaštititi informacije, cyber kriminalci neće imati priliku za štrajk. Samo je pitanje vremena kada će odustati od pokušaja prodiranja u vašu mrežu i prijeđu na sljedeću.

Kako brzo napisati učinkovitu e-poštu (4 AI alata koja možete koristiti)

Mučite li se s pisanjem e-pošte kako biste obavili stvari? Evo nekoliko savjeta kako brže pisati bolje e-poruke, zajedno s nekim alatima za korištenje.

Pročitajte dalje

O autoru