Administrativni stručnjak mora se nositi s velikim opterećenjima i zahtjevnim rasporedima. Međutim, prave aplikacije mogu im pomoći da automatiziraju zadatke i učine procese besprijekornim.
Ako koristite Google Workspace u svojoj organizaciji, možete koristiti njegove alate za obavljanje zajedničkih odgovornosti. Čitajte dalje da biste saznali kako administratori mogu koristiti Google Workspace.
1. Planirajte i organizirajte timske događaje
Prije organiziranja putovanja za kolege, možda biste željeli znati njihove preferencije hotela i letova. Upotrijebite Google obrasce da napravite anketu o izboru letova i hotela prije donošenja konačne odluke.
Povezano: Google obrasci vs. Microsoftovi obrasci: koji biste trebali koristiti?
Dok upravljaju događajima na putovanjima za tim, administratori mogu stvoriti grupni popis e-pošte na Gmailu tako što će uključiti sve koji sudjeluju u tom događaju. To će ih spasiti od slanja pojedinačnih e-poruka svakom sudioniku. Pošaljite jednu e-poštu grupi i svi će članovi dobiti važne novosti.
Mnogi upravnici moraju raditi kao pomoćnici upravitelja. Bilo da ovaj šešir trebate nositi ograničeno ili neograničeno vrijeme, trebali biste to učiniti s potpunom predanošću.
Uz pomoć alata Google Workspacea kao što su Gmail, Kontakti i Kalendar, možete se neprimjetno dopisivati u njihovo ime. Sve što trebate učiniti je imati pristup njihovom Google Workspace računu na svom računalu. Ili možete povezati njihov račun e-pošte sa svojim Gmailom koristeći IMAP.
3. Organizirajte korespondenciju s filtriranom pristiglom poštom
Dobivanje stotina e-poruka u pristiglu poštu svaki dan može biti stresno. Ali, organiziranjem svoje pristigle pošte, stvari možete posložiti. Kada imate Gmail kao dio Google Workspace, ne morate koristiti nijedan drugi klijent e-pošte.
Gmail vam omogućuje stvaranje oznaka za različite pošiljatelje, tako da dolazne e-poruke idu u zasebne mape. Također možete postaviti Gmail automatski zvjezdicom, proslijediti ili izbrisati bilo koju određenu e-poštu kako bi vaša pristigla pošta bila oslobođena nepotrebnih e-poruka.
4. Upravljajte e-poštom bez napora s predlošcima i potpisom
Uzastopno upisivanje istih poruka e-pošte može biti dosadno i iritantno. Možete izraditi predloške za najčešće korištene poruke u Gmailu. Omogućuje vam izradu do 50 predložaka za svaki račun, tako da možete uštedjeti dragocjeno vrijeme.
Također možete koristiti ovu značajku predloška za spremanje više potpisa. Kada sastavljate e-poruku, odaberite odgovarajući predložak s odgovarajućim potpisom prema onome koga predstavljate.
5. Trenutačno komunicirajte s Google Chatom
Bilo da trebate stupiti u kontakt sa svojim šefom bez da ga ometate telefonskim pozivima ili želite nakratko razgovarati sa zaposlenikom, instant chat je najbolja opcija. Pomoću Google Chata možete ih pitati bilo što, a oni vam mogu odmah odgovoriti.
Iako ljudi možda neće uvijek moći preuzeti telefonski poziv, mogu provjeriti pitanja koja ste postavili na chatu. Ako su zauzeti, mogu vam se javiti u prikladno vrijeme.
6. Napravite popis obaveza i primajte obavijesti
Izrada popisa obveza za vaše važne zadatke je obavezna ako ih ne želite zaboraviti. Uz Google Workspace, nema potrebe za korištenjem zasebne aplikacije za popis obaveza. Pomoću Google Keepa možete stvoriti popis zadataka koje žele obaviti. Oni mogu koristiti ovaj online alat tijekom sastanaka za bilježenje.
Povezano: Kako organizirati svoje popise obaveza pomoću aktivnosti
Kasnije, administratori također mogu dijeliti Keep dokument s drugim relevantnim stranama. Mogu koristiti Google kalendar i dodavati zadatke kao događaje kako bi dobili podsjetnike za zadatke. Štoviše, ova aplikacija vam omogućuje da prilagodite vrijeme za podsjetnike za svaki zadatak ili događaj.
7. Zahtjevi za koordinaciju
Kao uredskom administratoru, često je teško pratiti sve zahtjeve koje zaposlenici postavljaju. Pomoću Google obrazaca možete prikupiti sve zahtjeve na jednom mjestu. Napravite obrazac za zahtjeve za uslugama kao što su održavanje i catering.
Podijelite ga sa svim zaposlenicima, a kada ga netko popuni, brzo ćete dobiti obavijest e-poštom i adresu. Možete omogućiti pristup podacima Obrasca drugom administrativnom osoblju tako da više ljudi može pregledati zahtjeve kada im odgovara.
Administratori mogu upravljati zahtjevima i pratiti dovršene i zahtjeve na čekanju pomoću Google tablica.
8. 24/7 pristup datoteci s bilo kojeg mjesta
Kao uredski administrator, vaša dužnost ne smije biti ograničena na određeno radno vrijeme. Vaša organizacija možda želi da pristupite određenoj datoteci ili da je podijelite odmah, čak i izvan uredskog vremena. Stoga se ne možete osloniti na osobna računala za pohranu ključnih uredskih dokumenata.
Koristite Google disk za pohranu datoteka i dokumenata, tako da im možete pristupiti bilo kada i bilo gdje. Također vam omogućuje dijeljenje dokumenata sa svojim kolegama.
Bilo da kasnite u ured ili trebate koordinirati s administratorima koji rade u drugoj smjeni, korištenje Zajedničkog diska za suigrače osigurat će siguran pristup bez napora.
9. Trenutačno dijeljenje datoteka i suradnja
Želite li odmah dijeliti dokumente? Izradite dokument i proračunsku tablicu na Google Workspaceu i odmah ih podijelite s koliko god ljudi želite. Možete dodijeliti uloge tijekom dijeljenja kako biste osigurali sigurnost i integritet datoteke.
Aplikacije kao što su Google dokumenti i Google tablice također vam omogućuje da komunicirate izravno iz dokumenta. Ako želite da više administratora radi na datoteci u stvarnom vremenu, ništa ne može biti bolje od aplikacija Dokumenti, Tablice i Prezentacije u Google Workspaceu.
Ove aplikacije podržavaju suradnički rad i pokazuju koji je član tima napravio izmjene u dokumentu.
10. Dostupnost koordinata za sastanke i obuku
Koordiniranje dostupnosti zaposlenika za treninge i sastanke više ne bi trebao biti problem. Kalendar alata Google Workspace omogućuje vam da saznate kada su svi dostupni i zakažete sastanke.
Administratori mogu čak stvoriti zasebne kalendare za događaje, sastanke, treninge, odmore za timove. Tako zaposlenici također mogu prilagoditi svoje osobne rasporede prema događajima navedenim u kalendaru.
Google Workspace za administratore sustava Office
Odgovornost uredskog administratora je koordinirati i nadzirati sve što se događa u organizaciji. Iako radno opterećenje često može uzeti danak, korištenje pravih aplikacija može olakšati zadatke administratorima.
Tvrtke koje već koriste Google Workspace ne trebaju dodatne alate za obavljanje većine administrativnih zadataka. Sada kada znate kako koristiti alate Google Workspacea, možete upravljati timovima, čak i ako rade s udaljenih lokacija.
Je li vam teško upravljati timom koji radi na daljinu? Isprobajte ove najbolje savjete za organizirano daljinsko upravljanje timom.
Pročitajte dalje
- Produktivnost
- Google Apps
- Radni prostor
- Alati za suradnju
Tamal je slobodni pisac u MakeUseOf-u. Nakon što je stekao značajno iskustvo u tehnologiji, financijama i poslovanju procesa na svom dosadašnjem poslu u IT konzultantskoj tvrtki, prije 3 godine prihvatio je pisanje kao stalno zanimanje. Iako ne piše o produktivnosti i najnovijim tehnološkim vijestima, voli igrati Splinter Cell i gledati Netflix/ Prime Video.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu