Što je revizija vremena i zašto je važna?

Bio je naporan dan na poslu. Sjedili ste za svojim stolom s očima na računalu. Vrijeme je zatvaranja. Dok se spremate za odlazak, provjeravate obim posla koji ste obavili. Ono što vidite ne odgovara satima koje ste upisali. Pitate se zašto je to tako.

Možda ste većinu svog vremena proveli u interakciji na društvenim mrežama umjesto da radite posao koji ste zacrtali.

Ovaj scenarij objašnjava koliko ljudi provodi svoje vrijeme na poslu. Postavite sebi drugačiji put tako što ćete izvršiti reviziju vremena kako biste bolje uložili svoje vrijeme.

Zašto trebate izvršiti reviziju vremena?

Revizija vremena je sustavni proces koji se koristi za pregled načina na koji provodite svoje vrijeme. Omogućuje vam učinkovito upravljanje vremenom za postizanje vaših ciljeva.

Način na koji ulažete svoje vrijeme na poslu utječe na vašu produktivnost. Najučinkovitiji ljudi su oni koji svoje vrijeme dobro iskoriste. Ima li boljeg načina da saznate kako provodite svoje vrijeme od revizije vremena?

Pogledajmo neke razloge zašto biste reviziju vremena trebali shvatiti ozbiljnije.

1. Učinkovito upravljanje vremenom

Učinkovito upravljanje vremenom vam pomaže u tome poboljšati ravnotežu između posla i života. Obuzdava ekscese koji vam oduzimaju vrijeme.

Na poslu provodite nekoliko sati. Ali na kraju dana shvatite da nije toliko postignuto. Revizija vremena pomaže vam da shvatite neproduktivne aktivnosti na koje trošite svoje vrijeme.

2. Racionalno donošenje odluka

Revizija vremena postavlja čvrste temelje potrebne za donošenje informiranih odluka prema postizanju vašeg cilja. Skloniji ste donositi racionalne, a ne emocionalne odluke.

Postizanje poslovnih ciljeva brže je kada im priložite vremenski okvir. Uz učinkovitu reviziju vremena, identificirate koliko vremena možete posvetiti svojim ciljevima i raditi na postizanju nekih prekretnica unutar određenog razdoblja.

3. Vremenska svijest i vrijednost

Možda ulažete svoje vrijeme u neproduktivne aktivnosti, a da toga niste ni svjesni. Vjerojatno provodite nekoliko sati za računalom na poslu. Ali na Facebooku ste zauzeti većinu onih sati kada biste trebali raditi. Do kraja dana znate da ste proveli sate na računalu, ali nemate nikakvih rezultata za to.

Revizija vremena pomaže vam da shvatite ne samo važnost vremena, već i kako ga ulažete. Poznavanje neproduktivnih pothvata koji vam oduzimaju vrijeme pomaže vam da postanete promišljeni u računanju vremena.

4. Objektivnost

Izvođenje vremenske revizije pomaže vam da budete objektivni, a ne subjektivni. Prikupljate činjenice o tome kako i gdje provodite svoje vrijeme. Za nekoga tko je odlučan poboljšati svoju igru ​​u karijeri ili poslu, to će vas potaknuti da postanete proaktivni sa svojim vremenom, a ne reaktivni.

Umjesto da dopustite neplaniranim događajima da vam pojedu vrijeme, vremenska revizija vas motivira da unaprijed kreirate raspored svojih aktivnosti i striktno ga slijedite.

Tjedni plan rada je učinkovita inicijativa za proaktivnost sa svojim vremenom na poslu. Daje vam informacije o aktivnostima u kojima ćete se sudjelovati tijekom tjedna unaprijed.

5. Odgovornost

Pravilna revizija vremena je policija odgovornosti. Ne samo da vas smatra odgovornim za to kako provodite svoje vrijeme, već vam daje i ideju kako biste svoje vrijeme mogli bolje iskoristiti. A ako se toga ne pridržavate, posljedice su vidljive u svim zadacima, ciljevima i zadacima koje još niste ostvarili.

Odgovornost za korištenje vremena je korisna ako radite s timom. Revizija vremena pokazuje kako svaki član tima provodi svoje vrijeme.

Provođenje učinkovite revizije vremena podrazumijeva praćenje i dokumentiranje točno onoga na što svakodnevno provodite svoje vrijeme. Podaci snimljeni uspješnom revizijom vremena pomažu u stvaranju budućih vremenskih grafikona i projiciranih rasporeda.

Postoje osnovni alati koje možete koristiti kako biste maksimalno iskoristili svoje vrijeme u reviziji. Ovo su neki od njih.

1. Dnevnik

Dnevnik je jedan od najstarijih i najjednostavnijih alata za reviziju vremena, ali još uvijek učinkovit. Dnevnici su bili stvar mnogo prije pojave računala i interneta. Vjerojatno ste imali dnevnik u koji ste bilježili događaje u svom životu dok ste odrastali.

Mljekare još uvijek postoje. Ali umjesto korištenja starih tiskanih dnevnika, možete koristiti elektroničke dnevnike za praćenje svojih aktivnosti.

Podaci sadržani u vašem dnevniku pomažu vam da znate kako provodite svoje vrijeme.

2. Radni list za reviziju vremena

Radni list za reviziju vremena je elektronički dokument koji sadrži zabilježene podatke, evaluirane rezultate i razdoblje procesa revizije vremena. Pomoću ovog alata možete lako identificirati i dati reference o tome kako provodite svoje vrijeme.

Povezano: Najbolji predlošci radnog vremena za praćenje vašeg radnog vremena

3. Softver za praćenje vremena

Zahvaljujući napretku tehnologije, postoji nekoliko alata koje možete koristiti pratite svoje vrijeme i povećajte svoju produktivnost.

Alati za praćenje vremena kao što su Apploye učinkoviti su u reviziji vremena praćenjem aktivnosti u kojima se bavite na mreži i prikazivanjem trajanja svake aktivnosti. Na temelju vaših postavki dobivate obavijest kada provodite previše vremena na određenoj web stranici ili aplikaciji.

Povezano: Najbolji softver i aplikacije za praćenje vremena

6 koraka za učinkovitu reviziju vremena

Bolje iskorištavanje vašeg vremena donosi ogroman pomak u vašem poslu. Sat proveden na produktivnim zadacima vrijedniji je od 10 sati provedenih na neozbiljnim aktivnostima. Nije ni čudo što su zaposlenici koji pametno ulažu svoje vrijeme učinkovitiji.

Jeste li spremni za reviziju vremena? Evo nekoliko koraka koji će vas voditi.

1. Postavi cilj

Zašto želite izvršiti reviziju vremena? Koliko god se pitanje činilo jednostavnim, odgovor na njega može biti težak, pogotovo ako niste razmislili.

Od samog početka odredite svoj cilj. Shvaćanje toga pomaže vam da se usredotočite na stvari koje su vam važne. Na kraju revizije znat ćete kako implementirati svoje nalaze.

2. Odredite rok

Nakon što odredite svoj cilj, odredite i rok za njegovo postizanje. Inače bi se moglo predugo zadržati. Zabilježite aktivnosti kojima se bavite u zadanom roku.

Koliko god želite da stvari odmah obavite, nemojte ih žuriti. Cijela bit revizije bit će poražena ako vaši rezultati nisu točni. Opće pravilo je da se krećete umjerenim tempom.

3. Planirajte strateški

Morate imati detaljan plan o tome kako namjeravate postići ciljeve koje ste postavili za postizanje tijekom vremenske revizije. Ovaj plan mora biti realističan i povezan.

Strateško planiranje u vašoj vremenskoj reviziji uključuje vođenje svih u vašem timu i pružanje potrebnih alata i resursa za reviziju. Učinkovit plan pomaže vam da eliminirate gubitak vremena i resursa.

4. Prikupiti podatke

Prikupljanje podataka vrlo je bitan korak u procesu revizije vremena. To se postiže prikupljanjem zapisa o tome kako ste do sada provodili svoje vrijeme.

Da biste uspješno prešli od točke A do točke B, morate razumjeti dinamiku točke A, a zatim koristiti ove informacije kao vodič za prelazak na sljedeću fazu.

5. Analizirajte prikupljene podatke

Analiza prikupljenih podataka pomaže vam da utvrdite korelaciju između mjesta gdje ste bili i mjesta na kojem se sada nalazite. Nisu svi prikupljeni podaci potrebni za vašu reviziju.

Morate filtrirati praznine u svojim podacima jer bi oni mogli promijeniti točnost vaše revizije. Usredotočite se na važne podatke. Takve podatke treba analizirati i kategorizirati kako bi odgovarali cilju vremenske revizije.

6. Postavite ciljeve

Ciljevi vas drže na nogama i daju vam osjećaj postignuća. Rad na postizanju vaših ciljeva revizije vremena odjednom može biti neodoljiv, pogotovo kada su ciljevi veliki.

Podijelite svoje ciljeve na male ciljeve koje treba postići u određenim razdobljima. Dok postižete svaki cilj, slavite se za dobro obavljen posao. Vaša pozitivna energija od postizanja cilja motivira vas da postignete druge ciljeve, približavajući vas vašim velikim ciljevima.

Neka se svaka sekunda računa

Bit ćete iznenađeni brojem neproduktivnih stvari na koje trošite svoje vrijeme. Revizija vremena stavlja ove informacije u prvi plan, pokazujući vam aktivnosti koje troše vaše dragocjeno vrijeme.

Vrijeme se uvijek kreće. Ako ga izgubite, ne možete ga dobiti natrag. Ako neka aktivnost ne dodaje vrijednost vašoj karijeri ili poslovnom životu, ne zaslužuje vašu pozornost.

Kako ispuniti rokove i završiti zadatke na vrijeme: 8 savjeta

Naučite se držati rokova koje ste sami postavili i obaviti stvari prije roka. Evo nekoliko korisnih savjeta!

Pročitajte dalje

O autoru