8 najboljih načina korištenja Google Workspace aplikacija za upravljanje projektima

Mnoge se organizacije oslanjaju na Google Workspace kao uredski paket za suradnju. Međutim, nisu svjesni da iste aplikacije mogu biti korisne i za upravljanje projektima.

Korištenjem aplikacija Google Workspace možete ih maksimalno iskoristiti i preskočiti potrebu za ugradnjom dodatnih alata za upravljanje projektima. Ovaj članak će razraditi kako možete u potpunosti iskoristiti Google Workspace aplikacije za upravljanje projektima.

1. Suradnja i praćenje projektnih zadataka

Većina projekata zahtijeva suradnju među suigračima. Čak i ako imate distribuirani tim koji radi na projektu, temeljenom na oblaku Google Workspace aplikacije može vam pomoći da lakše surađujete. Možete koristiti Sheets za planiranje projekta i stvaranje Ganttovih grafikona za upravljanje zadacima i rokovima.

Članovi tima moraju redovito ažurirati svoj napredak u proračunskoj tablici. Dakle, list uvijek sadrži ažurne informacije. Također može funkcionirati kao alat za praćenje zadataka ili vrijeme za tim.

Uz Google kalendar saznajte više o besplatnim i angažiranim satima za svakog člana tima. Dijeljenje bilješki sa suigračima i organiziranje pomoću a

popis obaveza je izvedivo s Google Keepom.

2. Timska komunikacija bez napora

Podrazumijeva se da je Gmail jedan od najboljih pružatelja usluga e-pošte na svijetu. Ako koristite Google Workspace, ne morate dvaput razmišljati o osiguravanju fleksibilne i jasne komunikacije među članovima svog tima. Gmail je tu da omogući besprijekornu timsku komunikaciju.

Možete stvoriti popis e-pošte "Grupe" i dodati sve članove tima u toj grupi. Zatim možete koristiti samo jednu adresu e-pošte za dijeljenje informacija, resursa i ažuriranja s cijelim timom.

Ljudi koji rade na više projekata u isto vrijeme mogu označiti e-poruke povezane s različitim projektima. Tako će e-poruke s različitim oznakama biti pohranjene u zasebne mape. Važne poruke e-pošte također možete označiti zvjezdicom kako biste ih brzo pronašli.

3. Planiranje resursa vašeg tima za projekt

Voditeljima projekata često je teško dodijeliti i rasporediti zadatke članovima tima za novi projekt dok su drugi projekti u tijeku. Ako koriste Google Workspace, aplikacija Kalendar može ponuditi jednostavno rješenje za ovaj problem.

Članovi tima mogu označiti svoje zadatke i rasporede u zajedničkom kalendaru. Tako će svi znati tko je do kojeg datuma zauzet i sukladno tome dodijeliti nove zadatke. Timovi ga mogu koristiti za praćenje rokova i prekretnica te za dobivanje podsjetnika.

Možete stvoriti zasebne kalendare timova za praćenje odmora, sastanaka i treninga.

4. Dijelite i pohranite digitalne podatke

Moderni projekti zahtijevaju sigurnu pohranu za datoteke i dokumente koji sadrže kritične podatke. Istodobno, članovi projekta bi im trebali imati pristup 24 sata dnevno. Aplikacija Google Drive ovdje je za pohranu svih vaših datoteka, dokumenata, slika i videozapisa povezanih s projektom.

Ova aplikacija za pohranu datoteka u oblaku može sigurno pohraniti vaše datoteke. Ako napravite bilo kakve promjene u datotekama, one se odmah sinkroniziraju. Stoga svaki drugi član tima može pristupiti ažuriranom sadržaju.

Kontrole dijeljenja i pristupa Google diska čine suradnički rad bezbrižnim. Na primjer, možete podijeliti skicu kopije datoteke s klijentom radi odobrenja uz dopuštenje samo za pregled dokumenta.

Osim toga, možete stvoriti zasebne dijeljene diskove za različite projektne timove i podijeliti ih s njima radi brzog pristupa.

5. Izradite izvješća i prezentacije

Tražite li alat za izradu privlačnih izvješća s objašnjenjima? Želite li u ta izvješća uključiti različite grafikone i grafikone? Google tablice su aplikacija za vas. Pomaže vam podijeliti bilo koju vrstu numeričkih podataka u najprikladnijem stilu. Također vam omogućuje da zajednički radite na izvješću.

Prezentacija je još jedan važan dio projekta. The Google Slides aplikacija je savršen alat za izradu prezentacija Google Workspacea. Možete ga koristiti da podijelite svoju viziju, opišete rad tima i vizualizirate vitalne podatke.

Dok radite na daljinu, također je moguće dijeliti prezentacije Google Slidesa tijekom video konferencija pomoću značajke dijeljenja zaslona u Google Meetu.

6. Preuzimanje projekta na mreži

Sites je aplikacija Google Workspace pomoću koje izrađujete visokokvalitetne web stranice bez znanja o programiranju ili dizajnu. Možete koristiti Google Sites za projekt, događaj ili tim.

Možete koristiti Google Sites kao središte za pohranu svih dokumenata, ažuriranja, vremenske trake, kalendara i isporuka. Omogućit će svim suigračima pristup svim informacijama u vezi s projektom s jednog mjesta.

7. Timski sastanci i razgovori

Timovi koji rade na projektu moraju stalno ostati u kontaktu. Osim e-pošte, mogu koristiti Google Workspace Chat za razmjenu trenutnih poruka i aplikaciju za videopozive Google Meet za virtualne sastanke.

Osim izravne razmjene poruka pojedinačnim članovima, Google Chat također podržava grupne razgovore kako bi timovi mogli tečno surađivati ​​s udaljenih mjesta. Dok koristite Chat, također možete dijeliti datoteke s drugima i raditi na zadatku.

Google Meet podržava audio i video pozive, tako da se možete povezati sa svojim kolegama kad god želite. Dok ste na sastanku na Google Meetu, uvijek možete raditi na dokumentu jedan pored drugog – što suradnju podiže na sljedeću razinu.

Tijekom sastanka možete koristiti i aplikaciju Keep za bilježenje i pisanje zapisnika. Ove bilješke možete jednostavno podijeliti i priložiti drugim dokumentima.

8. Upravljanje dokumentima i suradnja

Timovi koji rade na projektima moraju upravljati brojnim dokumentima. Situacija postaje problematična kada trebaju surađivati ​​na tim dokumentima. Ručna distribucija dokumenata i njihovo zasebno uređivanje mogu ometati rad tima i uzrokovati kašnjenja u projektu.

Povezano: Razlozi zašto projekti kasne i kako ih izbjeći

Korisnici Google Workspacea mogu isprobati Dokumente i Tablice za upravljanje dokumentima. Više ljudi može pristupiti tim dokumentima i raditi na njima istovremeno. Bez obzira na promjene koje unesete u dokumente i proračunske tablice, one će biti vidljive u stvarnom vremenu.

Također je moguće komentirati i dati povratne informacije o istim dokumentima. Sa značajkom povijesti verzija možete jednostavno pratiti tko je i kada izvršio izmjene u dokumentima.

Upravljanje projektima je jednostavno uz Google Workspace

Poduzeća često koriste više aplikacija i alata za upravljanje različitim aspektima projekta. Ako već koristite aplikacije Google Workspace, one vam također mogu pomoći u upravljanju projektima.

Sada kada znate kako koristiti njegove aplikacije za upravljanje projektnim zadacima, administracija projekta će postati lakša. Međutim, osim Googlea, postoje i drugi pružatelji usluga radnog prostora koje biste mogli provjeriti.

6 najboljih radnih prostora koji nisu od Googlea ili Microsofta

Microsoft i Google nisu jedine tvrtke koje pružaju sadržaje radnog prostora. Evo nekih od najboljih alternativa koje možete provjeriti!

Pročitajte dalje

O autoru