5 najboljih savjeta za pisanje izjave o svrsi projekta ubojice

Jeste li znali da će to koštati manje fizičkog, mentalnog i emocionalnog napora ako ovladate umijećem osmišljavanja izjave o svrsi projekta (PPS)? To nije sve. Uz samo nekoliko prilagodbi i šalicu kave, svoje PPS putovanje možete učiniti drugom prirodom uspjeha.

Kada usvojite ispravan pristup učenju i razumijevanju PPS-a, možete više nego udvostručiti svoju vlastitu vrijednost u roku od godinu dana.

Ne biste li željeli čitati dalje kako biste saznali više o tome zašto vam je potrebna izjava o svrsi projekta i nekoliko savjeta za pisanje dosljednih i djelotvornih? krenimo.

Što je izjava o svrsi projekta?

Izjave o svrsi projekta (PPS) su dobro artikulirani nacrti, dizajnirani da pripreme, potaknu i usmjere timove s planom za postizanje živog projekta. PPS daje specifične informacije o tome kako, što, kada i zašto projekti napreduju na način na koji to rade.

Vaša izjava o svrsi također je vaš projektni plan. Za uspješan ishod, identificira opće i specifične zahtjeve vašeg projekta. Dobro napisan PPS eksplicitno ističe skrivene i otvorene detalje o vašem projektu. To pomaže da se izbjegnu nesporazumi, pogrešna tumačenja ili pogrešna tumačenja koja mogu nastati.

Zašto vam je potrebna izjava o svrsi projekta?

Implementacija uspješnog projekta može biti sklizak doživljaj, s timovima koji su preplavljeni dilemom o opsegu projekta. Međutim, da bi projekt postigao svoje ciljeve na vrijeme, važno je identificirati određene prekretnice u svakoj točki. Ovdje je od pomoći izjava o svrsi projekta.

Temeljit PPS bi, između ostalog, trebao pomoći vama i vašem timu u izbjegavanju kašnjenja projekta. Slično prijedlogu projekta koji sažima sve aspekte vašeg projekta, također služi kao platforma za strogo pridržavanje važnih projektnih smjernica. To će u maloj mjeri pomoći vašem timu u osiguravanju poštivanja rokova, a aktivnosti koje se mogu poduzeti ostanu unutar predviđenih proračuna.

5 najboljih savjeta za pisanje izjave o svrsi projekta ubojice

Potreba za osmišljavanjem strategije na temelju koje možete uspješno napisati zvučni i djelotvorni PPS ne može se precijeniti. Da ne bude dvojbi, evo nekoliko korisnih savjeta koji će vam pomoći u izradi sljedećeg PPS-a.

1. Izjava o svrsi

Koja je svrha vašeg projekta? Koja je motivacija iza ovog nastojanja? Koji je cilj vašeg projekta? Odgovaranje na ova pitanja pomaže vam da identificirate jedinstvenost vaše izjave o svrsi i kako ona ispunjava ciljeve vašeg projekta.

Svaki projekt treba imati izjavu o svrsi koju dijeli cijeli tim. Trebao bi odjeknuti među članovima tima kako bi im omogućio da prihvate ideju.

Svaka faza planiranja projekta treba u cijelosti podržati ciljeve i ciljeve projekta. Ovo je područje u kojem se dionici podsjećaju na cilj i ciljeve projekta. To bi trebao biti kontinuirani dio rezultata projekata tijekom sastanaka ključnih dionika.

Ove obveze morate imati na umu dok planirate i planirate svoju izjavu o svrsi. Također, nastojte uključiti dodijeljene zadatke članovima kako bi ispunili svaki rezultat projekta. A to je zato što ne možete provesti projekt izolirano. Vaša potraga za uspjehom uvelike se oslanja na doprinos tima kako bi uspjeh bio dosljedan.

2. Ciljevi

Izjava o projektu na najvišoj razini služi kao temeljna baza za uspjeh vašeg kolektivnog tima. Usklađivanje svrhe projekta s vašim ciljevima potiče osjećaj dosljednosti. To se u konačnici namjerno usklađuje s profitabilnošću ciljeva projekta.

Poznavanje vaših ciljeva od samog početka daje vam jasniju sliku radnji koje trebate poduzeti da biste došli do konačnog odredišta. Lako možete reći kada ste skrenuli s puta ako vaše akcije nisu u skladu s vašim ciljevima.

Ciljevi također jamče kvalitetu projekta i standard rada potreban za izvršavanje zadataka kojima se vi i vaš tim bavite tijekom cijelog trajanja projekta. To uključuje nadzorne i koordinacijske dužnosti. Međutim, u priznavanju svojih ciljeva, najbolje je iskoristiti PAMETAN pristup: Specifičan, mjerljiv, ostvariv, relevantan i vremenski ograničen.

3. Opseg

Ključno je točno navesti što će biti dio PPS-a, a što neće biti njegov dio. Koncept određivanja onoga što čini vaš popis također se naziva opseg projekta.

Definiranje opsega vašeg PPS-a pomaže vam da ostanete usredotočeni na ono što je važno. Postoji tendencija da zagrizete više nego što možete prožvakati u pokušaju da budete detaljniji. Na taj način razvodnjavate svoj PPS nebitnim informacijama.

Stavke uključene u projekt postavljaju čvrste temelje za buduće projekte. Želite da temelj bude što jači. Izjava o opsegu treba sadržavati što je više moguće informacija o opsegu projekta.

4. Džep za testiranje memorije

Posao kojim se bavite mijenjat će se tijekom mjeseci ili godina, i tu dolazi do izražaja test pamćenja. Primarna ideja je i dalje biti u mogućnosti uhvatiti temeljne ideje svrhe vašeg projekta. Duboko kopanje trebalo bi odjeknuti s vama i vašim timom na načine koji su u skladu s vašim temeljnim vrijednostima.

Imajte na umu da je izjava o svrsi vašeg projekta u osnovi okosnica onoga tko ste vi kao pojedinac ili organizacija. To će u konačnici pomoći u pokretanju vaše strategije u privlačenju pravih talenata i također dati smisao vašim naporima.

Učinite svoje PPS ideje nezaboravnim uz aplikacije za pisanje priča kako biste pomogli svom timu da bolje razumije ono što imate na umu i da ostavite trajan dojam na njih.

5. Fleksibilnost opcija

Vaša izjava o planiranju projekta trebala bi započeti s fokusom na dogovorene zadatke potrebne za postizanje kratkoročnih ciljeva u svakoj fazi. Praktičnost postizanja prekretnica projekta trebala bi se ravnomjerno širiti, s razmakom od ne više od pet do šest tjedana između svake prekretnice.

Izrada planova na ovaj način ne samo da je korisna, već i zadržava proces svrhe projekta utemeljenom na sadašnjoj stvarnosti, umjesto da pravi razrađene rasporede za futuristička razmatranja.

Ukratko, ovaj pristup je prilično jednostavan za upravljanje i, u svojoj biti, dovoljno je predvidljiv i fleksibilan da se prilagodi promjenjivim okolnostima projekta. Možete iskoristiti alate za izvješćivanje o projektu pratite svoje aktivnosti i mjerite svoj napredak.

Poduzmite korak po korak

Postoji tendencija da budete preopterećeni svojim PPS naporima, ali ne biste trebali biti. Počnite s jednim ili dva odmah. Isprobajte ih i dodajte još kako vam bude udobno. Kada vidite kako je to jednostavno, poželjet ćete odmah zaroniti. Konačno ćete stvoriti vrste projekata o kojima ste čitali ili sanjali.

Ne brinite hoćete li biti savršeni ili implementirati sve odjednom. Samo odaberite jednu ili dvije svoje omiljene točke i budite dosljedni njima. Ono što je najvažnije, ne zaboravite se usredotočiti na sve radosti i uspjehe koji dolaze sa strpljenjem i upornošću.

8 najboljih vrsta izvješća o upravljanju projektima koje biste trebali znati

Bilo da ste voditelj projekta ili dio tima za upravljanje projektima, trebate znati o najčešćim vrstama izvješća. Ovo su neki od njih!

Pročitajte dalje

O autoru