Uvijek želite imati na raspolaganju najnovije podatke ako izrađujete prezentaciju. Na taj način možete osigurati da su vaši slajdovi točni i odražavaju stvarnost na terenu.
Međutim, postoje slučajevi kada morate izraditi prezentaciju jer vaši kolege još uvijek prikupljaju podatke. Kako možete osigurati da se svaka promjena koju naprave u vašoj Excel bazi podataka odražava na vašem PowerPoint slajdu?
Ovdje dolazi funkcija Zalijepi vezu. Evo kako ga koristiti kako biste osigurali da uvijek imate najnoviju bazu podataka i podatke o grafikonu u svojoj prezentaciji.
Da biste povezali svoju Excel tablicu s prezentacijom, ona prvo mora postojati. Ako je vaši kolege još nisu stvorili, možete stvoriti tablicu rezerviranog mjesta koju možete odabrati i kopirati, a zatim dati svojim suigračima da ažuriraju njezin sadržaj. Nakon što napravite početne podatke, slijedite dolje navedene korake.
- Odaberite tablicu koju želite kopirati u svoju prezentaciju.
- Kliknite na Kopirati ili pritisnite Ctrl + C (Naredba + C za korisnike Maca).
- Otvorena Microsoft Powerpoint.
- Otvorite prezentaciju datoteke na kojoj radite ako je već imate; u suprotnom kliknite na Prazna prezentacija.
- Na praznom slajdu idite na Traka za početni izbornik.
- Klikni na strelica prema dolje ispod zalijepi ikonu.
- Odaberite Posebno zalijepi…
- U prozoru Posebno lijepljenje odaberite Zalijepi vezu Radio gumb.
- Odaberite Objekt Microsoft Excel radnog lista.
- Pritisnite u redu.
Kada završite, vidjet ćete da se tablica koju ste kopirali iz Excela pojavljuje na vašoj PowerPoint prezentaciji.
Međutim, morate pristupiti izvornoj Excel datoteci da biste uredili sadržaj ili oblikovanje tablice koju ste dodali. Da biste to učinili, možete otvoriti datoteku gdje ste je spremili; ili možete dvaput kliknuti tablicu i ona će automatski otvoriti izvornu datoteku.
Povezano: Kako organizirati proračunske tablice u Excelu
Izrada dinamičkog grafikona
Jedan od najjednostavnijih načina za vizualizaciju, usporedbu i analizu podataka i trendova je korištenje grafikona. Međutim, ako želite izraditi grafikon iz povezane Excel tablice koju ste upravo stvorili, prvo to morate učiniti iz izvorne datoteke. Nakon što napravite grafikon, možete ga kopirati i povezati sa svojom PowerPoint datotekom. Evo kako to učiniti.
- Odaberite grafikon koji izradite u Excelu.
- Kliknite na Kopirati ili pritisnite Ctrl + C (Naredba + C za korisnike Maca).
- Otvorena Microsoft Powerpoint.
- Idite na slajd na koji želite postaviti grafikon koji ste upravo kopirali.
- Na Domvrpca izbornika, Klikni na strelica prema dolje ispod zalijepi ikonu.
- U Mogućnosti lijepljenja, možete birati Koristi odredišnu temu i podatke veze (L) ili Zadrži izvorno formatiranje i podatke o povezivanju (F). Ovo su treća i četvrta ikona. Prva opcija vam omogućuje korištenje teme koju koristite za svoju prezentaciju, dok druga zadržava izgled i dojam vaše izvorne Excel datoteke.
- Nakon što zalijepite svoj grafikon, možete ga pomicati prema svojim potrebama.
Povezano: Kako stvoriti moćne grafikone i grafikone u Microsoft Excelu
Ažuriranje vaše karte
Nažalost, ako trebate promijeniti svoj grafikon, morat ćete otvoriti njegove izvorne podatke u Excelu. Ako imate pristup Excel datoteci, možete jednostavno unijeti izmjene izravno, a to bi se trebalo automatski odraziti na PowerPoint grafikon.
Ako nemate otvorenu Excel datoteku, možete desni klik na PowerPoint grafikonu, a zatim odaberite Uredi podatke > Uredite podatke u Excelu u kontekstnom izborniku. Također možete odabrati Uredi podatke > Uredi podatke da otvorite mali prozor ako trebate napraviti samo manje promjene.
U slučaju da se promjene koje napravite ne odraze automatski na PowerPoint grafikonu, možete ga ručno ažurirati. Da biste to učinili, kliknite na svoj grafikon, idite na Vrpca izbornika Dizajn grafikona, a zatim kliknite na Osvježi podatke. To će izvući najnovije informacije iz povezane Excel datoteke i ažurirati informacije prikazane na vašem PowerPoint grafikonu.
Za razliku od tablice podataka u Excelu, sve promjene koje napravite u dizajnu grafikona u Excelu neće utjecati na vaš grafikon u PowerPointu. Iz tog razloga morate dovršiti dizajn i izgled grafikona iz kojeg kopirate u Excelu prije nego što ga kopirate u svoju prezentaciju.
Alternativno, možete samostalno unijeti promjene dizajna na svoj PowerPoint grafikon. To znači da možete promijeniti kako izgleda vaš prezentacijski grafikon bez utjecaja na grafikon koji ste kopirali iz Excela.
Da biste izvršili te promjene, kliknite na grafikon, a zatim idite na Vrpca izbornika Dizajn grafikona. Možete odabrati kako se grafikon osjeća ispod Stilovi grafikona. Ako mislite da se trenutna vrsta grafikona ne uklapa dobro s vašom prezentacijom, možete je čak i promijeniti.
Kliknite na Promjena vrste grafikona za otvaranje novog prozora. Odatle možete odabrati bilo koju vrstu grafikona koja vam se sviđa u lijevom stupcu.
Povezano: Kako napraviti linijski grafikon u Excelu
Ponekad se ne možete sjetiti jesu li tablice i grafikoni u vašoj prezentaciji povezani s Excel datotekom. Ili je možda slučaj da ste svoje PowerPoint podatke povezali s proračunskom tablicom, ali se ne možete sjetiti gdje ste ih spremili.
Datoteku PowerPointa možete izravno provjeriti je li povezana s bilo kojom datotekom i gdje se te datoteke nalaze. Da biste to učinili, kliknite na Datoteka u vrpca izbornika. U izborniku na cijelom zaslonu koji se otvori idite na Info na lijevom stupcu.
Ispod Info prozor, na desna ruka stupac, idite na Povezani dokumenti. Kliknite na Otvorite lokaciju datoteke da vidite gdje se spremaju povezane datoteke.
Ako ste premjestili povezane Excel datoteke, kliknite na Uredite veze na datoteke. Pojavit će se prozor s vezama koji prikazuje svaki povezani objekt i lokaciju datoteke koja mu je pridružena. Prozor vam nudi četiri izbora:
- Ažurirati sada: Ažurirajte podatke objekta na najnovije promjene u povezanoj datoteci.
- Otvoreni izvor: Otvara povezanu Excel datoteku.
- Promijeni izvor…: Otvara prozor File Explorer za promjenu povezane datoteke.
- Prekini vezu: Uklanja vezu iz vaše prezentacije.
Uvijek budite ažurirani
Ova se zgodna značajka prvi put pojavila u sustavu Microsoft Office 2010 i od tada je dostupna svim korisnicima sustava Office. Dakle, kad god izrađujete prezentaciju na temelju nepotpunih podataka, više ne morate brinuti o tome da ćete je u budućnosti ručno ažurirati.
Kopiranjem podataka iz programa Excel, a zatim ih lijepljenjem u svoju prezentaciju kao povezanu stavku, zajamčeno vam je da će se najnoviji podaci automatski ažurirati u PowerPoint datoteku.
Upotrijebite ove savjete za Microsoft PowerPoint kako biste izbjegli uobičajene pogreške, zadržali svoju publiku i stvorili profesionalnu prezentaciju.
Pročitajte dalje
- Produktivnost
- Microsoft Excel
- Savjeti za proračunske tablice
- Microsoft PowerPoint
- Savjeti za prezentaciju
- Savjeti za Microsoft Office
Jowi je pisac, trener karijere i pilot. Razvio je ljubav prema bilo čemu PC-u otkako je njegov otac kupio stolno računalo kad mu je bilo 5 godina. Od tada pa nadalje, on koristi i maksimizira tehnologiju u svakom aspektu svog života.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu