5 najboljih savjeta za upravljanje digitalnim prostorom za veću učinkovitost

Dobrodošli u digitalno doba, gdje je internet sastavni dio posla. Možete raditi i zarađivati ​​za život uz svoje računalo, pametni telefon i internetsku vezu.

Vaš povezani uređaj daje vam digitalni radni prostor, ekvivalent fizičkom radnom okruženju. Traženje vaših datoteka posvuda je gubljenje vremena i usporava vašu produktivnost. Organiziranje vašeg radnog prostora poboljšava vaš radni tijek.

U ovom ćete članku naučiti kako iskoristiti organizirani digitalni prostor za veću učinkovitost.

Što je digitalni prostor?

Digitalni prostor je jednostavno online prostor koji se koristi za rad. Također se odnosi na sve što je prikazano na zaslonu vašeg računala, telefona ili bilo kojeg drugog digitalnog uređaja. Čak i vaše web stranice, filmovi, fotografije itd. čine digitalni prostor.

Približimo ga kući. Ovaj članak čitate u digitalnom prostoru. I to zato što je na digitalnom uređaju.

Prednosti upravljanja vašim digitalnim prostorom

Digitalni prostor je dio našeg osobnog i profesionalnog života. Ponekad imamo nekoliko datoteka i poruka na svim našim uređajima, a rješavanje s njima je neodoljivo.

Mogao bi doživjeti kompjuterski stres i napustite svoj posao kada je informacija na vašem zaslonu previše za rukovanje. Dugoročno, to utječe na vašu produktivnost.

Pogledajmo neke od prednosti upravljanja vašim digitalnim prostorom.

1. Poboljšana učinkovitost i produktivnost

Dijeljenje dokumenata online olakšava grupni rad i suradnju, bez obzira na fizičku lokaciju sudionika. Ali postaje kontraproduktivno kada zatrpate zaslon svog računala tim datotekama.

Upravljanje vašim digitalnim prostorom je neprocjenjivo ako jeste radeći s radne stanice u kućnom uredu jer ste skloniji umoru. Lakoća pronalaženja svih potrebnih informacija u organiziranom digitalnom prostoru povećava vašu učinkovitost i produktivnost. To je kao da vozite slobodnom cestom bez drugih automobila koji bi vam ometali kretanje. Brže ćete stići na odredište.

Postoje besplatni alati koje možete koristiti za organiziranje svog digitalnog prostora. Alati kao što su Google dokumenti, Google tablice i Google disk pomažu vam da pohranite svoje dokumente u oblak. Možete im pristupiti kad god vam zatrebaju umjesto da ih imate na zaslonu računala.

2. Oslobodite vrijeme

Vrijeme provedeno boreći se po pretrpanom prostoru zaslona vašeg računala može se bolje iskoristiti.

Olakšajte svoj život korištenjem pravih digitalnih alata za upravljanje svojim digitalnim prostorom. Neki od ovih alata su automatizirani i zahtijevaju malo ili nikakav nadzor nakon što su postavljeni. Na primjer, možete zakazati svoje objave na društvenim mrežama i automatski ih objaviti.

Ovakve inicijative daju vam više vremena za druge stvari. Osim što imate više vremena za posao, imate dovoljno vremena i za druženje s prijateljima i obitelji.

3. Održavajte fokus

Mnogi ljudi imaju previše predmeta u svom digitalnom prostoru jer žele obavljati više zadataka. Vjeruju da ih multitasking čini produktivnijima, no zapravo je suprotno.

Multitasking usporava vašu produktivnost. Možda izgleda kao da radite više, ali u pravom smislu radite manje.

Organiziranje vašeg digitalnog prostora zahtijeva da imate otvorene samo datoteke ili web-stranice s kojima trenutno radite. Usredotočite se na njih dok ne dovršite zadatak prije nego što prijeđete na sljedeći.

5 najboljih savjeta za upravljanje svojim digitalnim prostorom

Postoji tendencija da budete pod stresom zbog pretrpanog digitalnog prostora. Gubite motivaciju na pola puta do posla. Vjerojatno mislite da ste lijeni, ali to možda nije slučaj. Ljudski mozak ne funkcionira tako dobro u neorganiziranom okruženju.

Ako želite upravljati svojim digitalnim prostorom, sljedeći će vam savjeti biti od pomoći.

1. Izradite različite mape za različite svrhe

Dok pretražujete internetom, možete naići na nekoliko materijala koji će vam biti od pomoći u radu. Što više preuzimate ove stavke, vaš uređaj postaje sve zatrpaniji.

Dobar način da vaš digitalni prostor bude čist je stvaranje mapa za spremanje sličnog sadržaja. Umjesto da pojedinačne stavke budu razbacane posvuda, imate samo nekoliko mapa. Također vas štedi od stresa provođenja opće pretrage na uređaju kako biste pronašli jednu stavku. Kad vam nešto treba, znate gdje to možete nabaviti.

2. Iskoristite opciju Favoriti

Opcija "favoriti" pomaže vam pronaći aplikacije, mape ili datoteke koje više koristite na svom uređaju.

Neke tražilice također koriste ovu opciju kako bi vam pokazale web stranice koje češće posjećujete. Umjesto da ih sve upišete, samo ih kliknete na svojoj početnoj stranici.

3. Izbrišite sadržaj koji vam više nije potreban

Nema smisla na svom uređaju imati slike, filmove, datoteke ili aplikacije koje vam više nisu potrebne. To je slično čišćenju ureda ili doma. Riješite se starih i oštećenih predmeta.

Time stvarate mjesta za nove stvari bez stvaranja nereda. Ako inzistirate na tome da na svom uređaju imate i stare i nove stavke, nećete imati prostora za disanje.

4. Sigurnosno kopirajte svoje podatke

Upravljanje vašim digitalnim prostorom podrazumijeva uklanjanje nebitnih datoteka ili dokumenata. U svjetlu toga, možete odlučiti formatirati ili izbrisati datoteke na svom uređaju u bilo kojem trenutku. Rizikujete da izgubite važne informacije ako ih već ne napravite sigurnosnu kopiju.

Sigurnosno kopiranje podataka također je korisno ako izgubite uređaj. To postaje još vrijednije sa sigurnosnom kopijom u oblaku, jer svojim datotekama možete pristupiti daljinski u bilo kojem trenutku.

5. Održavajte svoju pristiglu poštu čistom

S nekoliko poruka koje stižu u vašu pristiglu poštu, lako je zatrpati se. Pročitajte važne poruke i izbrišite ih ako više nisu korisne za primanje novih poruka.

Gmail je svojim nedavnim ažuriranjima olakšao upravljanje inboxom svojim korisnicima. Možete isključiti ili pauzirati poruke i e-poštu kako biste izbjegli ometanje.

Čista pristigla pošta poboljšava vašu stopu odgovora. Pomaže vam da jasno vidite različite kategorije poruka. Možete čitati nepročitane poruke i odgovarati na one na koje niste odgovorili.

Radite s lakoćom u organiziranom digitalnom prostoru

Provodite mnogo više vremena u svom digitalnom prostoru nego što mislite. Prođe nekoliko sati, a vi ste još uvijek na istom zadatku. Nered u vašem prostoru doprinosi produljenju vremena. Sekunde potrošene na navigaciju između mapa, datoteka i kartica predstavljaju dugo vremena kada se kombiniraju.

Ne morate tražiti predaleko da biste vidjeli prednosti učinkovitog upravljanja svojim digitalnim prostorom. Isprobajte sami. Održavajte svoj digitalni prostor čistim dok radite na svom uređaju i vidjet ćete razliku. Ne samo da ćete raditi brže, već ćete biti i opušteniji.

Je li vaša radna površina pretrpana? Što to govori o vašoj osobnosti

Pretrpana radna površina može puno reći o vašoj osobnosti. Saznajte kakav ste tip osobe i je li to dobro za vas!

Pročitajte dalje

O autoru