Kako brzo napisati učinkovitu e-poštu (4 AI alata koja možete koristiti)

Za razliku od običnih tekstualnih poruka, pisanje e-pošte je drugačije. Ljudi su skloni puno razmišljati kada je u pitanju sastavljanje e-pošte od nule. Pitate se što uključiti, što izbjegavati, a Bog zna je li ovo što trenutno pišete uopće točno?

Budući da sam davatelj usluga, svaki dan moram napisati desetke e-poruka. I to me čini savršenom osobom da odgovorim na vaša pitanja.

Uz odgovarajuće informacije, brže pisanje učinkovitih e-poruka postaje jednostavno kao i tipkanje poruke u aplikaciji za razgovor. Zatim možete koristiti i AI alate kako biste ubrzali proces. Evo kako.

10 savjeta za brže pisanje učinkovitih e-poruka

1. Tretirajte predmet kao sažetak svoje e-pošte

Kada morate poslati e-mail, prva stvar s kojom se trebate pozabaviti je pisanje moćne teme. To je prva stvar koju vaš primatelj vidi, a svaka e-pošta s lošim ili bez naslova može biti izbrisana ili završiti u mapi neželjene pošte.

Stoga će vam možda trebati dodatna minuta da razmislite i napišete. Najlakši način da spriječite da vaše teme budu općenite ili nejasne jest da ih tretirate kao naslove. Sve što trebate učiniti je sažeti svoju e-poštu na sažet, ali informativan način.

2. Pozdravite ih

Nakon naslova, morate postaviti ton za svoju e-poštu i ostaviti dojam na primatelja. Pozdraviti ih, formalno ili neformalno, savršen je način za to. Ako ste zbunjeni, odlučite se za formalni način.

Evo različitih načina da pozdravite svoje primatelje:

• Zdravo: Ovo je za izravne i prijateljske razgovore.
• Bok: Jednostavno je i pristojno.
• Poštovani: Pomalo je neprirodno, ali možete ga koristiti dok kontaktirate izvršnog direktora ili tako nešto.

3. Dodajte uvodnu rečenicu

Nakon što pozdravite primatelja, morate osjetiti svrbež da razgovarate o tome o čemu se radi u vašoj e-pošti, ali zastanite na sekundu. Prije nego što išta kažete, napišite uvodnu rečenicu kako biste svoju e-poštu započeli s dobrim protokom.

Jedan od najboljih načina da to učinite je dodavanjem početne linije.

Evo nekoliko primjera koje možete izravno koristiti:

• Dozvolite mi da se predstavim.
• Lijepo je čuti od vas.
• Nadam se da si dobro.
• Javljam vam se oko ____
• Hvala vam na ažuriranju.
• Prijavljujem se na ____
• Čestitamo na vašem (nedavnom postignuću).

4. Predstavi se

Ako nekome šaljete e-poštu prvi put, morate se predstaviti prije nego što razgovarate o bilo čemu drugom.

Iako ljudi obično pričaju satima, počnu se znojiti kada ih zamole da se predstave. ne brinite. To ne mora biti tako. Da biste to olakšali, koristite jedan od sljedećih formata.

• Moje ime je (Puno ime), i ja sam (Vaša trenutna uloga).
• Ja sam (Puno ime) i radim za tvrtku (industrija) koja se zove (Naziv tvrtke).

Najbolja praksa je uključiti samo rečenicu ili dvije o sebi, i ne više od toga.

5. Brzo dođite do točke

Najbolji način da osigurate da će vaša e-pošta biti vrijedna primatelju je da bude brza isporuka informacija koje su mu potrebne. Drugim riječima, brže prijeđite na stvar.

Pozdravili ste primatelja, napisali uvodni red/predstavili se, a sada napišite zašto mu šaljete e-poštu. Ako morate razgovarati o više stvari, odredite im prioritet i započnite svoju e-poštu s najvažnijom stvari. To može biti odgovaranje na pitanje ili postavljanje zahtjeva.

Povezano: Gmail hakovi koji će vam pomoći da učinite više

6. Uključite jednu veliku ideju

Ako se pokaže da je vaša e-pošta malo dugačka, uzmite savjet iz redovitog pisanja sadržaja i dodajte zaključak ili veliku ideju na kraju.

Usmjerit će sav fokus na najvažniju stvar. Na primjer, trebate nešto učiniti prvo ili trebate odmah odgovor da biste nastavili s projektom itd. Također možete dodati zaključak tako što ćete reći nešto poput: Glavni zaključak iz naše rasprave je [____].

7. Neka bude sažeto

Prosječan profesionalac dnevno primi preko stotinu e-poruka. To implicira da je većina ljudi s kojima kontaktirate zauzeta. Bez obzira na to koliko biste im se mogli svidjeti, vjerojatno neće biti spremni za bilo kakvo lutanje. Dakle, neka vaša e-poruka bude kratka i slatka.

Još jedan nedostatak dugih e-poruka je taj što ponekad postanu nejasni, izvan glavne točke ili čak mogu stvoriti nesporazume.

8. Budite poštovani i velikodušni

Ljepota pisanja e-poruka s poštovanjem i uljudnosti je u tome što se možda ne slažete s nekim, iznosite alternativna mišljenja ili čak tražite uslugu, ali će i dalje zvučati u redu za čitanje.

Ako planirate učiniti nešto slično u svojoj e-pošti, razmislite o tome da se prvo zahvalite primatelju ili mu date kompliment za njihov rad ili ideje. Zatim iznesite svoje mišljenje bez izravnog navođenja onoga što su učinili loše ili potpuno pogrešno.

9. Dodajte završnu rečenicu

Vaš završni red ovisi o vrsti odgovora koji očekujete od osobe kojoj šaljete e-poštu. Možete se odlučiti završiti svoju e-poštu izjavom ili pitanjem zatvorenog tipa, ovisno o kontekstu. Međutim, po svaku cijenu izbjegavajte zatvaranje otvorenim pitanjem.

To je uglavnom zato što izjava i zatvoreno pitanje daju vašem razgovoru smjer, održavaju stvari na pravom putu i osiguravaju odgovor.

Međutim, otvoreno pitanje nepotrebno povećava nit rasprave. Osim toga, ako kontaktirate nekoga tko je krajnje zauzet, vaša e-pošta se može potpuno zanemariti.

Evo primjera zatvorenog pitanja.

Razgovarajmo o tome dalje putem poziva. Koje vrijeme vam najbolje odgovara? [Vrijeme 1] [Vrijeme 2] [Vrijeme 3]

Vašem primatelju olakšava proces donošenja odluka.

S druge strane, evo primjera otvorenog pitanja.

O tome možemo dalje razgovarati putem poziva. Dakle, kada ste slobodni?

To stavlja pritisak na vašeg primatelja da provjeri svoj kalendar prije nego što odgovori, što otežava poduzimanje radnje.

Osim toga, izjava također može biti dobra ideja za dodavanje u e-poruku. Na primjer:

Radujemo se Vašem odgovoru/radi s Vama. ugodan dan. Hvala vam.

10. Odjavite se

Konačno, svoju e-poštu možete završiti bilo kojom od ovih fraza za odjavu, ovisno o kontekstu vaše e-pošte.

• Lijepi pozdrav
• Pozdrav
• Iskreno
• Najbolje
• Živjeli
• Najbolje želje

Svi ovi savjeti dovoljni su da vam pomognu u sastavljanju i odgovorite na sve e-poruke na pravi način.

Ako tražite nove projekte ili novi posao, ili ako vaš trenutni posao zahtijeva da šaljete više e-poruka dnevno, ovi AI alati mogu biti od pomoći.

Ovaj alat vam pomaže stvoriti prilagođene početne linije na temelju podataka LinkedIn profila vaših primatelja. Sve što trebate učiniti je dodati primateljev LinkedIn URL u alat, a on će doći do jedinstvenih početnih redaka na temelju podataka o profilu.

Alat košta 36 USD mjesečno za do 200 početnih redaka.

SmartWriter.ai vam pomaže prikupiti podatke s javnog profila primatelja i vijesti u kojima su spomenuti. Pomaže vam u izradi personaliziranih e-poruka za osobe s kojima se obraćate.

Možete ga koristiti za slanje hladnih e-poruka ili LinkedIn poruka radi širenja. Pretplata na alat počinje od 49 USD mjesečno.

Ako započinjete novi posao i trebate financiranje, Snazzy.ai može biti savršen alat za vas. Pomaže vam s predlošcima e-pošte za predstavljanje VC-a ili anđeoskih investitora.

Ali prvo, morat ćete stvoriti račun na platformi. Da biste počeli slati e-poštu, unesite publiku koju ciljate, ključne riječi koje tražite i opis svoje ponude. I uštedjet će vam puno vremena pružanjem personalizirane prve verzije.

Nakon toga, možete ga malo dotjerati kako biste osigurali savršenstvo. Pretplata počinje od 25 USD mjesečno.

Ovo je još jedan AI alat koji će vam pomoći da smislite savršenu udicu za svoje primatelje. Da biste započeli s Lyne.ai, unesite CSV potencijalnih klijenata s njihovim radnim adresama e-pošte ili URL-ovima njihovih LinkedIn profila.

Također možete odlučiti koliko rečenica želite da alat napiše za početak, na primjer, 1-2 rečenice ili 3-4 rečenice, itd. Pretplata počinje od 99 USD mjesečno.

Pisanje e-poruka nikad nije bilo lakše

Ako vam je ikada bilo teško skupiti sve bodove za sastavljanje dobre e-pošte, vaša borba završava danas.

Koristite ove savjete ili alate da brže napišete svoju sljedeću učinkovitu e-poruku!

4 najbolje aplikacije za e-poštu za Windows za koje nikad niste čuli

Svi znamo klasične Windows aplikacije za e-poštu koje svi vole koristiti, pa što kažete na neke za koje nikada prije niste čuli?

Pročitajte dalje

O autoru