Kako napisati prijedlog projekta

Možda ste zaposlenik koji želi da uprava djeluje prema vašim idejama, vlasnik male tvrtke koji pokušava pomoći vašem klijentu na određene načine ili startup koji je spreman prikupiti novac od investitora.

Jedna stvar koju morate učiniti u tom procesu je napisati prijedlog projekta kako biste dobili odobrenje za bolji cilj. Tako dobivate bitne resurse, alate ili proračun za pretvaranje vaše ideje u nešto izvanredno.

Dakle, shvatimo kako napisati prijedlog projekta koji se sviđa i odobrava donositeljima odluka.

Koji je idealan format prijedloga projekta?

Prije nego što uđemo u potankosti pisanja prijedloga projekta, najprije bacimo malo svjetla na njegovu definiciju.

Dokument koji koristite za predlaganje projekta i objašnjenje njegovog cilja, ishoda i plana korak po korak za postizanje tog cilja naziva se prijedlog projekta.

Evo formata prijedloga projekta kojeg biste trebali slijediti dok ga podnosite višim tijelima.

1. Naslovnica

Prva stvar koju trebate je naslovnica za pisanje naslova vašeg projekta. Slijedi sadržaj na sljedećoj stranici radi lakšeg skeniranja dokumenta.

2. Izvršni sažetak

Druga stvar u vašem prijedlogu projekta trebao bi biti sažetak. Trebali biste uključiti najvažnije točke koje bi menadžment želio znati o vašem projektu. Na primjer:

• Problem koji ćete riješiti.
• Vaš prijedlog rješenja za ovaj problem.
• Nacrt vašeg plana.
• Ishod ovog projekta.

Zatim sve zaokružite u zaključku na kraju vašeg sažetka.

3. Opis projekta

Ovo će biti najveći dio vašeg prijedloga projekta, gdje ćete razgovarati o svemu.

Pozadina: U ovom odjeljku govorite o projektima koje ste radili u prošlosti, rezultatima koje ste postigli i zašto ste vi prava osoba ili tim za rad na ovom projektu. Kako biste naglasili svoju poantu, možete dodati kako možete učiniti projekt uspješnim na temelju lekcija koje ste naučili iz prošlih zadataka na kojima ste radili.

Plan rada projekta: Ovdje možete opisati korak po korak proces kako namjeravate riješiti određeni problem koji rješavate.

Povezano: Najbolji savjeti da se vaša izvješća o projektu istaknu

Zahtjevi projekta: U ovom odjeljku opisujete proračun, resurse ili alate koji su vam potrebni za dovršetak projekta. Ako je moguće, također možete opisati gdje će novac otići ili koji će vam resursi ili alati biti potrebni za koji zadatak.

Autorizacija/nadzor projekta: Ovo je mjesto gdje opisujete tko će donositi odluke o projektu i kako će vaša organizacija ili tim sve pratiti.

4. Prilozi

Konačno, ovo je mjesto za uključivanje dodatnog materijala koji nije uključen u prijedlog. To mogu biti važni podaci ili drugi detalji koje menadžment može koristiti kako bi saznao više o vašem projektu i njegovim zahtjevima.

Kako napisati dobar prijedlog projekta

Koliko god je važno znati napraviti prijedlog u pravom formatu s točnim informacijama, on također mora biti uvjerljiv da bi bio odobren. Dakle, evo nekoliko točaka o kojima biste trebali razmisliti kako biste započeli sa svojim projektnim prijedlogom.

• Prije nego što napišete bilo što, provjerite poznajete li svoju publiku. Shvatite s kojim izrazima odjekuju, koji bi ton za njih bio bolji, a zatim napišite stvari u skladu s tim.
• Usredotočite se na isporuku. Pobrinite se da sve prenesete uvjerljivo, jasno i jednostavno.
• Kako biste spriječili bilo kakvu zabunu, izbjegavajte korištenje svoje kreativnosti u formatu. Umjesto toga, slijedite konvencionalnu metodu. Iako, ako vam je uprava već dala format, pobrinite se da ga se striktno pridržavate.
• Konačno, uredite i lektorirajte svoj prijedlog projekta kako bi se spriječile bilo kakve tipkarske ili gramatičke pogreške.

Što je sedam dijelova u prijedlogu projekta?

Sada kada smo razgovarali o tome koji format trebate slijediti dok pišete svoj prijedlog projekta i razne načine da ga učinite uvjerljivim. Hajde da shvatimo koje dijelove morate uključiti u svoj projektni prijedlog.

1. Problem

U ovom odjeljku opisujete problem koji rješavate ili svrhu vašeg prijedloga projekta.

Iako, kada ga pišete, imajte na umu da su ljudi s kojima se obraćate zauzeti. Dakle, pazite da sve predstavite jasno, sažeto i utemeljeno na čvrstim činjenicama. Ako je moguće, izbjegavajte dodavanje svojih mišljenja i povećanje duljine odjeljka.

2. Riješenje

U odjeljku o rješenjima, umjesto da navodite očito, neka se istakne govoreći točno kako ćete riješiti ovaj problem i zašto ćete uspjeti.

Kako biste ga učinili učinkovitijim, usredotočite se na stajalište donositelja odluka (ili vaših čitatelja). Razmislite o tome što moraju razmišljati dok čitaju, što bi mogli sljedeće znati ili koje bi pitanje mogli postaviti nakon čitanja ovog detalja ili te točke. Zatim ga možete dalje napisati na temelju onoga što naučite.

Osim toga, potkrijepite sve činjenicama i istraživanjima.

3. Ciljevi

Kada se bavite problemom ili se veselite postizanju određenih rezultata, osiguravate uspjeh postavljanjem ciljeva. I to je ono što ćete učiniti u ovom odjeljku – postaviti PAMETNE (specifične, mjerljive, dostižne, realne i pravovremene) ciljeve.

Zapamtite, vaši ciljevi moraju naglasiti kvalitetu vašeg prijedloga. Naposljetku, oni su način da uvjerite svoju upravu da je to izvedivo i da može riješiti problem kojim se bavite.

4. Isporučeno

Rezultati su kriteriji uspjeha, koji opisuju menadžmentu što će se postići ovim projektom i kako će biti uspješan. Budite sigurni da ih također napravite na vrijeme, baš kao i svoje ciljeve. Na primjer, X% više prodaje ove blagdanske sezone.

5. Plan i strategije

Zatim opisujete koji ćete pristup poduzeti da biste postigli ciljeve i ostvarili te rezultate. Uključite postupak korak po korak i detaljno razgovarajte o strategijama koje ćete primijeniti.

Uz to, pokažite zašto će ovaj pristup biti relevantan i učinkovit.

6. Proračun projekta

Opišite cijenu cijelog projekta. Koliko će vam sredstava trebati, koja sredstva i alate će vam trebati? Svakako razgovarajte o svim detaljima.

7. Zaključak

Konačno, zamotajte sve - problem, rješenje, vaše ideje, prednosti projekta i sve ostalo u ovom odjeljku. Obavezno naglasite činjenice kako bi vaš prijedlog projekta bio odobren.

Koje su različite vrste prijedloga projekata?

Formalno traženo

Kada vaš klijent uputi pismeni ili službeni zahtjev za projekt, podnosite službeno traženi prijedlog. Ovaj prijedlog je najlakše napisati, jer točno znate što potencijalni klijenti traže u projektu, što uključiti i koji format slijediti.

Neformalno traženo

Ovaj projektni prijedlog je relativno težak, jer za razliku od prethodnog, ovdje postavljeni zahtjev je verbalan ili nužno neformalan. Nemate specifikacije o tome što isporučiti, pa ćete možda morati malo istražiti.

Nezatražena

Ove je prijedloge projekata najteže napisati. Oni su poput hladnog bacanja. Podnesete ih kada nađete klijenta koji bi trebao riješiti neki problem.

Ako radite na ovoj vrsti prijedloga projekta, morate puno istražiti i uvjeriti.

Nastavak

Nastavak projektnih prijedloga napisan je kao ažuriranje već odobrenog projekta. Ovdje spominjete korake, proračun i svaki zahtjev i tražite od njih da odobre nastavak plana.

Ako su vašem klijentu potrebne velike promjene u projektu, ovo je vrijeme kada će podnijeti taj zahtjev.

Dopunski

Ako radite na projektu i otkrijete da vam je možda potrebno više sredstava nego što ste procijenili, pišete i podnosite dodatni prijedlog projekta. Uključuje zahtjev za dodatnim resursima, objašnjavajući zašto su vam potrebni i koliko će vremena trebati za dovršetak projekta.

Obnova

Ako ste uspješno dovršili neke projekte za klijenta, a sada želite više podrške da ih nastavite, pišete prijedlog projekta obnove.

Prijedlog projekta je olakšan

Pisanje prijedloga projekta može se činiti zastrašujućim zadatkom, ali ako imate prave informacije, lakše je započeti.

A sada kada znate kako napisati prijedlog s pravim formatom, uključivanjem i kvalitetom da biste dobili odobrenje, spremni ste! Samo naprijed i napišite svoj prvi prijedlog projekta.

8 najboljih vrsta izvješća o upravljanju projektima koje biste trebali znati

Bilo da ste voditelj projekta ili dio tima za upravljanje projektima, trebate znati o najčešćim vrstama izvješća. Ovo su neki od njih!

Pročitajte dalje

O autoru