Kako zajedno koristiti Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint za suradnički rad

Možda ćete nedavno primijetiti porast broja aplikacija za radni prostor za suradnju. Ako imate plan za Microsoft 365, ne trebaju vam dodatni alati za daljinski rad. Sve što trebate su Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint za visoko produktivan suradnički rad kod kuće ili ureda bez ometanja.

U ovom članku ćemo raspravljati o tome kako vam Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint mogu pomoći u upravljanju zadacima/dokumentima, daljinskoj suradnji i razgovorima.

Microsoftovi timovi za suradnički rad

Microsoft Teams promatra pristup od 360 stupnjeva za suradnju i komunikaciju. Vi i vaš tim jednostavno se možete pobrinuti za mnoge aspekte projekta izravno iz timova. Možete obavljati sastanke tima, individualne pozive, razmjenu poruka, pristup datotekama i raditi na greškama.

Sljedeće su vitalne značajke Microsoftovih timova orijentirane na suradnju, a koje omogućuju udaljenim i hibridnim timovima da rade u svom punom kapacitetu:

1. Pozivi, sastanci i poruke

Microsoft Teams robusna je aplikacija za timske pozive i sastanke. Možete zakazati sastanke u Outlook kalendaru za sastanke tima određene grupe tima.

Svaki član će dobiti automatska upozorenja kako nitko ne bi propustio važne sastanke projekta. Timovi također omogućuju članovima tima s udaljenih lokacija da prisustvuju sastanku putem telefonskih poziva.

Microsoft Teams slijedi format s nitima za grupne tekstove. Privucite pažnju članova tima označavajući ih @ potpisivanje tijekom slanja poruka.

2. Dijeljenje zaslona

Tijekom sastanaka tima kliknite na Dijelite sadržaj gumb za dijeljenje različitih sredstava vašeg računala. Microsoft Teams vam omogućuje dijeljenje:

• Radna površina za besprijekornu suradnju s više prozora, skočnih prozora, obavijesti i aplikacija.
• Određeni prozor kada se trebate usredotočiti na jedan određeni sadržaj i zadržati privatnost aktivnosti na radnoj površini.
• PowerPointove prezentacije. Publika se može kretati kroz slajdove ako to želi.
• Microsoft Whiteboard za zajedničko UI/UX dizajn, dizajn proizvoda i još mnogo toga.

3. Javni i privatni timovi

Javni timski kanali omogućuju vam slobodnu suradnju s vanjskim kontaktima. Na primjer, stvorite javne grupe za grafičke dizajnere, programere aplikacija kada surađujete s klijentovim programerima.

Kada radite na nečemu izvan klijentovog projekta, bolje je stvoriti privatni timski kanal za članove tima. Možete dijeliti datoteke, raspravljati o idejama i donositi odluke koje su izvan opsega klijenta.

OneDrive za zajednički rad

OneDrive je Microsoftova usluga pohrane u oblaku s izvrsnom sigurnošću podataka. Alat olakšava članovima tima pristup projektnim datotekama i dokumentima s bilo kojeg mjesta.

Kada postavite tim na Microsoft Teams, OneDrive postaje zadana pohrana u oblaku. Za suradnički rad unutar tima ili među timovima možete koristiti sljedeće značajke:

1. Pohranjivanje i sinkronizacija datoteka

Za svaki projekt možete stvoriti zajedničku biblioteku. Zatim dodajte članove tima koji trebaju raditi na projektu. Sada svi članovi mogu pristupiti svim datotekama koje izradite ili prenesete u ovu biblioteku.

OneDrive-ove aplikacije sinkroniziraju vaš uređaj s platformom u oblaku i automatski spremaju najnoviju datoteku na lokalni disk. Stoga vi i vaš tim možete raditi na projektnim dokumentima čak i ako internet neko vrijeme nije dostupan. No, suradnja u stvarnom vremenu neće biti dostupna kada je vaš uređaj izvan mreže.

2. Kontroliranje dijeljenja i pristupa

Imate potpunu kontrolu nad svojim podacima. Osim ako ne dijelite bilo koju datoteku u bilo kojoj Microsoft Teams grupi ili dijeljenoj biblioteci OneDrivea, vaša je datoteka potpuno privatna. Ako hitno trebate podijeliti bilo koju datoteku, jednostavno povucite i ispustite datoteku u dijeljenu biblioteku ili grupu Teams.

Možete postaviti različite kontrole pristupa projektnim datotekama i dokumentima. Uzmimo u obzir da radite na blogu za nadolazeći Dan računalne sigurnosti. Potreban vam je kreativan doprinos tima.

Vezu sadržaja možete ručno podijeliti s nekoliko članova tima, a ne nepotrebno je podijeliti s cijelim timom. Zatim možete ograničiti preuzimanje sadržaja, omogućiti pristup samo za recenziju i tako dalje.

3. Označavanje suradnika

Urednici sadržaja, izdavači, voditelji projekata mogu smanjiti opterećenje svojih zadataka implementacijom označavanja dokumenata. Ako uređujete nacrt bloga i trebate da pisac doda neke povijesne podatke sadržaju, možete ih jednostavno spomenuti u dokumentu pomoću @ znak.

Pisac ili kreator sadržaja automatski će dobiti e-poruku s vezom na datoteku i komentarom. Nema potrebe loviti kreatora sadržaja putem aplikacija za razmjenu poruka ili glasovnih poziva. Ovo štedi vama i vašem timu mnogo vremena.

4. Uređivanje u stvarnom vremenu

Možete smanjiti vrijeme kreiranja i odobravanja sadržaja prelaskom na uređivanje u stvarnom vremenu. Za velike sadržajne projekte vaš bi tim trebao usvojiti ovaj pristup.

Vi i vaš projektni tim možete otvoriti istu datoteku programa Excel, Word ili PowerPoint u pregledniku. Sve promjene koje izvrše kreatori sadržaja, urednici i odobravatelji prikazuju se svim suradnicima.

SharePoint za zajednički rad

Možete koristiti Microsoft SharePoint kao zadani intranet portal za bilo koji projekt. Možete sigurno implementirati zadatke, izvješća, tijekove rada i rezultate bilo kojeg projekta na mreži bez upravljanja bilo kojim pozadinskim poslužiteljem.

Evo popisa značajki sustava SharePoint koje biste željeli koristiti za suradnički rad s potpuno udaljenom ili hibridnom radnom snagom:

1. Upravljanje sadržajem

Možete upravljati projektnim podacima kao što su dokumenti, datoteke, slike, materijali dizajna, telefonski kontakti, kontakti e-pošte i videozapisi bez napora na SharePointu. Možete stvoriti zasebne segmente za svaku datoteku na SharePoint web-mjestu.

Možete dodati program za pretraživanje koji se temelji na metapodacima tako da članovi tima mogu lako pristupiti datotekama s bilo kojeg mjesta. Korisnici također mogu pristupiti datotekama s mobilnog uređaja jer je SharePoint mobilna aplikacija.

2. Komunikacijsko mjesto

SharePoint možete koristiti za vizualnu komunikaciju. Na primjer, stvorite različite komunikacijske stranice na svom intranetu za publiku kao što su članovi tima, klijenti, dobavljači itd.

Sada možete jednim klikom objavljivati ​​ažuriranja u vezi s projektom, proizvodom ili uslugom na gore spomenutim stranicama. Možete koristiti komunikacijska mjesta na SharePointu za objavljivanje nadzornih ploča statusa projekta i prikupljanje komentara svojih klijenata.

SharePoint web-mjesta također vam omogućuju da s lakoćom dodate događaje u kalendar, vremenske trake i zadatke za upravljanje projektima.

3. Dijeljenje i kontrola dopuštenja

Na SharePointu možete postaviti različita pravila i razine dijeljenja. Na primjer, članovi tima mogu dobiti pristup za uređivanje, vanjski suradnici dobivaju pristup pregledu, a klijenti dobivaju potpunu kontrolu nad web-mjesto projekta na SharePointu.

Postoje različite kontrole dopuštenja na SharePoint stranicama koje možete iskoristiti za jednostavan pristup sadržaju uz odgovarajuću sigurnost. Možete birati između pune kontrole, dizajna, uređivanja, doprinosa i čitanja.

Produktivna i pristupačna suradnja

Korištenje svih ovih značajki suradničkog rada Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint jednostavno je.

Sada možete započeti s projektnim zadacima, upravljanjem dokumentima, pisanjem na ploči u stvarnom vremenu i timskom suradnjom s bilo kojeg mjesta.

9 najboljih načina za upravljanje timom u Microsoftovim timovima

Uz Microsoft Teams možete oblikovati plan, organizirati rad i neprimjetno surađivati ​​kao vođa tima. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da započnete!

Pročitajte dalje

O autoru