8 najboljih vrsta izvješća o upravljanju projektima koje biste trebali znati

Izvješća o upravljanju projektima odnose se na pregled visoke razine koji sadrži kritične podatke vezane uz projekt u lako razumljivom formatu. Oni se usredotočuju na različite aspekte projekta i rasvjetljavaju trenutno stanje, moguće ili postojeće probleme i njihova rješenja.

Saznajte o najpopularnijim vrstama projektnih izvješća koja vašim timovima mogu pružiti uvid u stvarnom vremenu.

1. Nadzorna ploča projekta/zdravlje

Nadzorna ploča projekta ili izvješće o zdravstvenom stanju daje vam do znanja kako projekt radi i što tim može učiniti da poboljša performanse. Obično ovo izvješće prezentirate klijentu ili drugim dionicima. Tako mogu vizualizirati informacije kao što su napredak i profitabilnost.

Također pomaže utvrditi je li projekt skrenuo s puta i što možete učiniti da ga vratite na pravi put.

Izvješće nadzorne ploče projekta treba sadržavati cjelokupni portfelj, uključujući zdravlje projekta (status projekta u zelena, žuta ili crvena boja), prekretnica napretka određenog projekta, isplativost projekta uspoređivanje proračuna i trošak, i napredak projekta prema rasporedu.

2. Zadaci i status projekta

Ako se bavite upravljanjem projektima, to je najčešća vrsta izvješća koje trebate pripremiti. Možda ćete morati sastavljati ovo izvješće na tjednoj ili mjesečnoj bazi. Cilj mu je pokazati koliko je daleko tim otišao da postigne ciljeve projekta.

Ako trebate redovito pripremati takva izvješća, bolje je automatizirati proces kako biste uštedjeli vrijeme i trud. Za popunjavanje izvješća možete koristiti podatke alata za upravljanje zadacima.

Također možete koristiti standardni predložak za izvješće. To će vam pomoći da preskočite trud stvaranja izvješća o statusu svaki put ispočetka.

3. Dostupnost resursa i vještina

Izvješća o dostupnosti resursa neophodna su za svakog voditelja projekta. Pomoću ovog izvješća možete dodijeliti i delegirati zadatke pravom članu tima. Pokazuje koji je član tima zauzet i kada.

Ako planirate napraviti raspored za novi projekt ili tražite nekoga za koga nema posla delegiranje zadataka, provjerite dostupnost u ovom izvješću. Također možete locirati članove koji rade punim kapacitetom koji bi mogli trebati pomoć.

Tako možete osigurati ravnomjernu raspodjelu zadataka za veću učinkovitost i brže rezultate.

4. Rizici projekta

Svaki projekt nosi određeni broj rizika. Stoga bi vaše izvješće o rizicima trebalo sadržavati sve uočene i stvarne rizike povezane s projektom. Možda ćete morati podnositi ovo izvješće jednom mjesečno.

Međutim, potaknite svoje suigrače da zabilježe sve rizike kojih se mogu sjetiti u stvarnom vremenu. Pomoći će vam da dobijete sve podatke na jednom mjestu kada morate izraditi izvješće.

Osim popisa svih rizika, vaše izvješće može uključivati ​​samo rizike visoke razine u pojedinostima i sažetak načina na koji planirate upravljati rizicima niske razine. Rizike možete zabilježiti u proračunskoj tablici, ali bolje je potražiti pomoć od alata za upravljanje projektima.

5. Proračun i rashodi

Izvješće o proračunu morate izraditi za različite svrhe. Izvješće o proračunu koje napravite na kraju projekta za svog klijenta je najčešće. Također, možete izraditi izvješće o troškovima više puta kada je projekt u tijeku.

Pomoći će timu u određivanju jesu li troškovi projekta izvan kontrole. U takvim slučajevima možete odmah kontrolirati trošak i ne morate se iznenaditi ako izdatak prijeđe ograničenje proračuna kada projekt završi.

Izvješće o proračunu i troškovima treba uključivati ​​procijenjeni proračun za svaki zadatak ili segment projekta i stvarne troškove. Obavezno zabilježite sve troškove u stvarnom vremenu kako biste izbjegli probleme s spajanjem svih troškova tijekom izrade izvješća.

6. Praćenje vremena

Mnogi klijenti plaćaju prema vremenu provedenom na projektu. Za njih je obavezno generiranje vremenskih izvješća nakon završetka projekta. Izvješće pokazuje koliko su vremena članovi tima uložili u zadatke vezane uz projekt.

Ovo izvješće će također prikazati ukupno vrijeme utrošeno na svaki zadatak i količinu vremena koje je svaki član tima uložio. Osim toga, možete koristiti praćenje vremena za poboljšanje performansi svog tima i individualne produktivnosti.

Nakon analize vremena koje su suigrači utrošili na razne zadatke, lako možete otkriti tko može učinkovitije obaviti posao. Kasnije možete dodijeliti ljudima zadatke koje mogu obaviti brzo i stručno.

7. Greške i problemi

Iako možda neće biti moguće imati projekt bez ikakvih problema ili grešaka, svakako možete raditi na tome da broj bude što manji.

Priprema detaljnog izvješća o identificiranim bugovima i problemima osigurat će vam da možete pronaći brza rješenja za te probleme kako biste projekt isporučili na vrijeme. Izvješće o grešci projekta ili problemu treba sadržavati ključne informacije kao što su broj problema ili greške, datum identifikacije, problem koji je pokrenuo, opis, prioritet, rješenje i status greške.

Redovito ažuriranje takvih izvješća tijekom životnog ciklusa projekta će minimalizirati ometanje i spriječiti frustraciju klijenata. Također će vas spasiti od rizika od kašnjenja projekta i kazni.

8. Analiza varijance

Izvješće o odstupanja izvrstan je način da saznate je li projekt na pravom putu. U ovom izvješću analizirate i uspoređujete razliku između procjene i ishoda različitih aspekata projekta. U ovom izvješću koristite standardnu ​​metriku za mjerenje oba podatka.

Ovo će vam izvješće pomoći da utvrdite jeste li ispred plana, pri kraju ili ste prema rasporedu. U izvješću možete usporediti svoj proračun, resurse, opseg ili raspored.

Međutim, voditelji projekta obično biraju ovo izvješće za analizu proračuna, troškova i trendova rada projekta. Vrijeme za generiranje takvih izvješća razlikuje se od projekta do projekta. Iako bi klijenti mogli trebati ovo izvješće na kraju projekta, možda biste ga trebali povremeno stvarati tijekom životnog ciklusa projekta kako biste dobili bolji uvid.

Koje izvješće želite sljedeće izraditi?

Sada kada znate vrste izvješća koje možete izraditi za projekte, zajedno s njihovim značajkama, lako možete odabrati bilo koje na temelju svojih potreba. Ako koristite aplikaciju za izvješćivanje, izrada izvješća neće biti izazovna i dugotrajna.

Dobra stvar je što većina platformi za upravljanje projektima funkcioniraju i kao alati za izvješćivanje.

8 najboljih alata za izvješćivanje za voditelje projekata

Alati za izvješćivanje pojednostavljuju proces kreiranja izvješća za završene projekte ili interne performanse tima. Evo nekih od najboljih za korištenje!

Pročitajte dalje

O autoru