10 najboljih savjeta kako da se vaša izvješća o projektu istaknu

Ovih dana nemoguće je zamisliti projekt bez izvješća. Zapravo, neki projekti trebaju izraditi više izvješća tijekom njihovog životnog ciklusa. Vašim projektima i klijentima možda ćete trebati generiranje različitih vrsta izvješća, ali sva izvješća trebaju biti sažeta i lako razumljiva.

U ovom ćete članku naučiti kako napraviti učinkovito izvješće za gotov ili projekt koji je u tijeku.

1. Jasni i sažeti satnici

Vaša izvješća o projektu trebaju sadržavati satnice. Mora biti sažet, ali također treba imati sve potrebne informacije kako bi ga primatelji mogli lako razumjeti na prvi pogled.

Bolje je izraditi tjedni raspored, a ako je potrebno, možete ga napraviti dvaput ili mjesečno. Vremenski listovi trebaju sadržavati naziv resursa, naziv zadatka, datum, dan u tjednu, vrijeme prijave, vrijeme odjave i ukupno radno vrijeme.

Umjesto ručnog unosa svakog podatka u proračunsku tablicu, možete koristite bilo koju aplikaciju s timesheetom kao što je Timely. Ovdje možete unijeti svoje radno vrijeme, nazive zadataka itd. Tada će alat automatski generirati izvješća o vremenskoj tablici.

2. Detaljno izvješće o troškovima

Potpuni izvještaj o troškovima nije samo bitan za klijenta. Također je korisno za vaš tim pratiti proračun i stvarne troškove tijekom životnog ciklusa projekta.

Izvješće o troškovima treba uključivati ​​stavku ili uslugu, njezinu količinu, vrijednost stavke, procijenjeni proračun, trošak i stanje. Ako bilo koji član tima želi kupiti bilo koju uslugu ili proizvod za projekt, zamolite ga da pošalje sličan izvještaj o troškovima.

Pobrinite se da kupe taj artikl tek nakon vašeg odobrenja i da vam predaju račun. Dakle, možete dodati podatke u svoje konačno izvješće o troškovima i spriječiti da trošak premaši proračun.

3. Sveobuhvatni statusi projekta

Dok izrađujete izvješće o projektu, ono bi trebalo eksplicitno prenijeti status projekta. Status projekta ne znači trenutno stanje napretka rada. Također bi trebao uključivati ​​druge podatke kao što su razlika između planiranog i stvarnog rasporeda, varijacije između procijenjenih i stvarnih troškova, preostalih zadataka, odgođenog roka (ako postoji), mogućih rizika i problema, i tako dalje.

Trebali biste izraditi opsežno izvješće koje sadrži status iz svih mogućih kutova. Asanino univerzalno izvještavanje značajka može pomoći u izradi izvješća o statusu projekta u različitim opsegima i kutovima.

4. Distribucija resursa

Dok pripremate izvješće o dodjeli zadataka, pobrinite se da ono pomaže drugima da provjere dostupnost resursa i delegiraju zadatke kada je to potrebno. U takvim izvješćima navedite raščlambu koliko će sati svaki resurs potrošiti na svaki zadatak.

Pomoći će menadžerima i kolegama da znaju koji je član tima zauzet, a tko ima slobodnog vremena. Možete jednostavno sastaviti podatke i koristiti ih u izvješću za buduće planiranje pomoću alata za planiranje resursa kao što su Srebrna kanta.

Povezano: Najbolji alati i savjeti za učinkovito delegiranje zadataka

5. Vizualizirajte korištenje kapaciteta

Vjerojatno ćete uključiti izvješće o korištenju projektnih resursa. Morate odvojiti naplativo korištenje od ukupnog iskorištenja resursa. Stoga je od vitalnog značaja da izradite zasebne stupce za svaki podatak.

Također možete uključiti naziv resursa i pojedinačno korištenje, zajedno s timsko korištenje. Slično tome, možete odvojiti neko vrijeme da nagradite i prepoznate uspjeh najboljih u smislu korištenja resursa.

6. Očekivani i stvarni rizici

Procjena rizika je neodvojivi dio upravljanja projektom. Stoga biste trebali točno vizualizirati podatke procjene rizika. Možda ste razmišljali o nekim rizicima tijekom planiranja projekta. Međutim, kako projekt napreduje, procjena rizika se mijenja. Navedite sve uočene i stvarne rizike prilikom izrade izvješća o projektu.

Vaše izvješćivanje o rizicima treba se sastojati od pregleda očekivanih rizika, nakon čega slijedi sve rizike koje je projekt iskusio do datuma izvješćivanja. Također je imperativ da spomenete sve promjene profila rizika koje ste vi ili vaš tim identificirali tijekom napredovanja projekta.

7. Analiza portfelja projekta

Ako u bilo kojem trenutku upravljate više od jednog projekta i trebate izraditi izvješće za analizu svog portfelja, morate biti oprezni. Prije svega, idite na nadzornu ploču na kojoj ćete navesti sve nazive projekata podebljanim slovima radi lakše vizualizacije.

Nadzorna ploča također treba sadržavati sažetak projekata, kao što su prekretnice, rok, trenutni napredak, proračun u odnosu na trošak i raspodjela resursa. Također možete koristiti različite grafikone za vizualizaciju podataka na jednom mjestu. Kasnije možete izraditi zasebne odjeljke za svaki projekt i analizirati ih pojedinačno.

Tamo su neke robusni alati za upravljanje portfeljem projekata dostupno na tržištu. Možete odabrati bilo koji od onih najboljih alata za izradu profesionalnih i sveobuhvatnih izvješća.

8. Konvencija o podacima i označavanju

Vaši projektni izvještaji trebaju sadržavati standardnu ​​konvenciju za podatke i oznake. Ako želite izraditi izvješće za svoju organizaciju, slijedite organizacijsku konvenciju. Ako ga kreirate za klijenta, možda biste željeli razgovarati s njim kako bi željeli informacije predstavljene u izvješću.

Također, koristite kratke i precizne oznake u svom izvješću kako bi svatko mogao razumjeti bez ikakvih poteškoća. Štoviše, pokušajte slijediti lokalne standarde za vrijeme i datum. Ako radite za organizaciju sa sjedištem u SAD-u iz Ujedinjenog Kraljevstva, korištenje američkih datumskih konvencija bilo bi idealno.

9. Interaktivne karte i grafikoni

Bez obzira koju vrstu izvješća namjeravate napraviti, publici će interaktivni grafikoni biti korisniji. Redci i stupci puni brojčanih podataka mogu učiniti ljude nezainteresiranima. Umjesto toga, izradite grafikone i grafikone koji prikazuju dodatne podatke kada netko pređe pokazivačem miša preko grafikona.

Postoje različiti grafikoni i grafikoni koje možete koristiti u svojim izvješćima. Među njima su tortni grafikoni, linijski grafikoni i stupčasti grafikoni najčešći. Ovisno o vrsti podataka, trebate odabrati grafikon ili dijagram za jednostavnu vizualizaciju.

10. Odjeljak za povratne informacije

Svako izvješće o projektu potaknulo bi pozitivne ili negativne povratne informacije. Sva izvješća o projektu trebaju sadržavati odjeljak u kojem klijenti ili menadžeri mogu dati svoje povratne informacije. Nakon prolaska kroz izvješća, publika može dati svoje povratne informacije i prijedloge u tom odjeljku.

Dakle, ne morate zasebno tražiti povratne informacije. Također će pokazati da ste voljni znati svoja ograničenja i poboljšati se. Kasnije možete implementirati prijedloge u svoj radni tijek projekta.

Počnite stvarati izvješće o projektu

Uspješna prezentacija ovisi o tome kako izradite izvješće za publiku. Tijekom pripreme izvješća, imajte na umu gore navedene točke kako biste izradili učinkovita izvješća o projektu.

Možda ćete također htjeti koristiti robustan alat za vizualizaciju podataka za profesionalno predstavljanje izvješća uz dozu kreativnosti.

8 najboljih značajki Google Data Studio za analizu i vizualizaciju podataka

Želite impresionirati svoju publiku praktičnim uvidima u podatke i uvjerljivim vizualizacijama? Provjerite ove značajke Google Data Studija.

Pročitajte dalje

O autoru