Iako se svaki dan može osjećati kao žongliranje, važno je držati stvari u perspektivi. Međutim, smetnji ima dosta. Ponekad se može osjećati kao da ste u stalnoj borbi da ostanete usredotočeni na ciljeve koji su vam najvažniji. Ali što ako postoji sustav koji bi vam mogao pomoći eliminirati vrijeme provedeno na manje važnim aktivnostima?
Ovdje dobro dolaze okviri produktivnosti kao što su Getting Things Done (GTD) i Zen to Done (ZTD). Omogućuju bolje razumijevanje tijeka rada, pojednostavljuju komunikaciju i smanjuju vrijeme provedeno na neučinkovitim radnim praksama. Pogledajmo oba ova sustava.
Što je okvir Getting Things Done (GTD)?
“Getting Things Done” (GTD) je tehnika upravljanja vremenom koju je razvio guru produktivnosti David Allen. Osnovna ideja koja stoji iza metodologije proizlazi iz koncepta da su naši umovi kao pretrpani prostori puni nedovršenih zadataka i projekata koje trebamo dovršiti.
Cilj GTD-a je pomoći ljudima da dovedu svoje živote u red metodičnim definiranjem zadataka, raščlanjivanjem na korake koji se mogu primijeniti, praćenjem napretka i konačno, njihovim izvršavanjem.
Kako koristiti GTD okvir
GTD se sastoji od pet jednostavnih praksi za uklanjanje nereda iz vašeg mozga, tako da se možete usredotočiti na ono što je važno. Pet koraka je navedeno u nastavku:
Uhvatiti: Prvi veliki korak je prikupiti i zabilježiti sve svoje zadatke na čekanju vanjski alati za upravljanje zadacima ili aplikacije za popis obveza ili ih jednostavno zabilježite na komad papira. Ti zadaci mogu biti osobne ili profesionalne prirode, kao što su e-poruke, sastanci ili poruke. Ovaj korak je ključan jer previše zadataka na umu može utjecati na vaš fokus i energiju.
pojasniti: Sljedeći korak je razbijanje svih zadataka na upravljive i održive radnje koje se mogu dešifrirati s apsolutnom jasnoćom. To će vam pomoći da identificirate praktične i izvedive predmete, a možete se i riješiti onih koji nisu relevantni.
Organizirati: Treći korak je da odredite prioritet svojih zadataka i kategorizirate ih prema njihovoj složenosti, kontekstu ili hitnosti potrebne radnje. Pomoću ove tehnike možete odlučiti trebate li zadatke obaviti odmah, pohraniti za kasnije ili potpuno odbaciti. Većina korisnika GTD-a koristiti mape i popise zadataka za upravljanje i organiziranje zadataka primjereno.
Pregled: Trebali biste s vremena na vrijeme pokušati pregledati i analizirati svoj tijek rada. Pomaže vam identificirati zadatke koji zahtijevaju vašu pozornost. Dubinska analiza tijekova rada može imati velik utjecaj na ukupnu učinkovitost i zato je važno da ne propustite trenutak kada identificirate svoje sljedeće aktivnosti.
angažirati: Sada kada je sve u redu, posljednji korak je angažiranje ili početak rada na odabranim zadacima prema prioritetu.
Prednosti GTD metode
Model uključuje hvatanje svih informacija izvana i poduzimanje radnji kasnije, bilo u zakazano vrijeme ili kada se pojavi bilo koji vanjski okidač. Prednosti GTD-a mogu se sažeti na sljedeći način:
Više fokusa, manje nereda: GTD vam pomaže voditi evidenciju o svim vašim projektima i planovima. Možete kreirati zadatke s rokovima, povezivati bilješke s kalendarskim događajima, hijerarhijski rasporediti zadatke povlačenjem te ih spuštaju u mape i prikazuju podsjetnike s metodama vizualnih obavijesti koristeći odgovarajuće alata.
Održavajte zdravu ravnotežu između posla i života: Lako je pronaći ravnotežu u svom životu kada možete pravilno pratiti svoje obveze i zadatke. Učinkovit organizacijski sustav kao što je GTD oslobađa vas tjeskobe da pokušavate upravljati svojim vremenom i resursima.
Povezano: Jednostavne aplikacije za obavljanje zadataka za fokusiranje na zadatke i obavljanje stvari
Kreativnost: GTD vam pomaže da bolje organizirate svoj posao i život kako biste mogli pronaći vremena za slijediti svoju strast i razviti kreativne ideje i potrage. S vremenom ćete primijetiti povećano samopouzdanje u donošenju odluka, kao i bolje zdravlje i kvalitetnije odnose.
Što je Zen to Done (ZTD) okvir?
Zen to Done je pristup osobnoj produktivnosti koji je kreirao Leo Babauta. Zen to Done sastoji se od deset navika za povećanje produktivnosti koje će poboljšati način na koji radite i pojednostaviti vaš život. Izgrađen na temeljnim GTD principima, može vam pomoći da učinkovito upravljate svim vašim bitnim zadacima i projektima.
Kako koristiti ZTD okvir
Zen to Done (ZTD) preporučuje uključivanje deset navika koje će vam donijeti veću produktivnost. Dok cijeli sustav potiče ljude na stvaranje deset navika, minimalistički ZTD fokusira se na samo četiri osnovne navike. Nakon što izbacite ove četiri navike, ostalih šest je mnogo lakše učiniti. Pogledajmo četiri temeljne navike minimalističkog ZTD okvira:
Prikupiti: Lako je izgubiti važne informacije ako ih negdje ne zapišete, u tom slučaju svo to vrijeme provedeno u prikupljanju tih misli i ideja može biti izgubljeno. Možete koristiti alate kao što su papirnati blok za bilješke, ljepljive bilješke ili aplikacije za bilježenje na vašem telefonu koji su lako dostupni.
Ako ste dio tima, logično je imati objedinjene sustave tijeka rada koji mogu neprimjetno bilježiti zadatke, bilješke, kontakte i datoteke za hvatanje i dohvaćanje informacija.
Postupak: Preporučljivo je jednom dnevno provjeravati pristiglu poštu ili popise obaveza. Započnite svoj dan pregledom i obradom informacija. Time se želi potaknuti navika brzog donošenja odluka. Izbrišite sve stavke koje vam nisu potrebne. Ako ne možete adresirati stavku, delegirajte je odgovarajućoj osobi. Ako je potrebno dvije minute ili manje, učinite to odmah ili zapišite, kako ne biste zaboravili.
Plan: Planiranje je osnovna navika koja vam pomaže da definirate svoje najvažnije zadatke (MIT) za svaki dan, a zatim ih rasporedite i dovršite u skladu s tim. Možete započeti tako što ćete napraviti popis svojih najvažnijih zadataka (MIT) i "Velikih stijena" ili važnih projekata za dan i tjedan.
MIT-ovi su specifični, vremenski orijentirani zadaci u srži vašeg dnevnog popisa obaveza. Također biste trebali pokušati razviti dnevne, tjedne i mjesečne rutine koje vam mogu pomoći da poboljšate ukupnu produktivnost.
Čini: To vas potiče da se usredotočite na jedan zadatak u određenom trenutku, a izbjegavate ometanja poput pošte, telefonskih poziva i SMS-a.
Prednosti ZTD metode
Ključne prednosti ZTD okvira istaknute su u nastavku:
Lako za razumjeti: ZTD sustav je prilično jednostavan za razumijevanje. Okvir predlaže popis od deset navika za povećanje produktivnosti koje su važne za uspješnu provedbu vaših ciljeva.
Odaberite ključne zadatke: Ovaj se sustav rastavlja na jednostavne komponente: najvažnije zadatke dana ili MIT-ove, Big Rocks popis zadataka koji su u biti veliki projekti na kojima trebate raditi, te dnevni ili tjedni zadatak rutinski.
Isključite ometanja: Ako ste poput većine ljudi, imate nekoliko projekata koji se odvijaju u isto vrijeme. ZTD vas potiče da isključite telefone, e-poštu, internet i čak koristite i mjerač vremena dovršiti zadatke. To eliminira ometanja, tako da možete ostati na pravom putu i završiti svaki projekt s manje prekida.
Ključne razlike između GTD-a i ZTD-a
- GTD nudi sveobuhvatan sustav upravljanja zadacima, dok je ZTD pristup koji integrira GTD s navikama.
- GTD se usredotočuje na izvršavanje zadataka, a ZTD na postizanje ciljeva.
- GTD može biti prilično složen, s potrebom za organiziranjem i pregledom brojnih zadataka u nizu koraka. S druge strane, Zen to Done je intuitivniji i jednostavniji okvir koji ima za cilj razbiti složene procesira u 1-3 MIT-a (najvažniji zadaci) i nekoliko velikih stijena (velikih projekata) za dan ili tjedan.
GTD i ZTD: ključ upravljanja vremenom
Kako osiguravate da se vaš naporan rad pretvori u rezultate? Sve se vraća na produktivnost i tehnike upravljanja vremenom kao što su GTD i ZTD. Pojedinci i timovi mogu ih koristiti za poboljšanje osobne produktivnosti, poštivanje rokova i učinkovitije rukovanje većim projektima.
U produktivnosti je više od toga da budete svjesni svog vremena i da ga dobro iskoristite. Također se radi o postavljanju pravih prioriteta kako biste svaki dan mogli maksimalno iskoristiti. Slijedite gornje okvire i bit ćete na dobrom početku.
Evo nekoliko svakodnevnih zadataka koje možete automatizirati bez kodiranja u Zapieru kako biste uštedjeli vrijeme i olakšali život.
Pročitajte dalje
- Produktivnost
- GTD
- Savjeti za produktivnost
- Upravljanje vremenom
Cheryl je kreatorica sadržaja i strateg s fokusom na stil života, mobilne aplikacije i digitalne medije. Pregledala je tehnološke proizvode i aplikacije za sadržaj, upotrebljivost i pristupačnost. Usko surađuje s pojedincima i tvrtkama kako bi osmislila kampanje koje povezuju brendove s kupcima koristeći odgovarajuću mješavinu riječi i vizuala.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu
