Kako koristiti metodu inventara obveza za optimizaciju upravljanja zadacima

Osjećate li se ikada kao da imate toliko posla, a da nemate dovoljno vremena za to? Ako je tako, vjerojatno ste u većini stanovništva. Bilo da se radi o poslu ili kućnim obavezama, uvijek postoji nešto što treba učiniti.

Možda ste isprobali sve vrste različitih tehnika produktivnosti kako biste nadmašili svoje radno opterećenje, ali ipak niste uspjeli. Međutim, ako želite poboljšati svoje upravljanje vremenom i zadacima, Inventar obveza mogao bi biti vaš odgovor.

Kako funkcionira popis obveza?

Popis obveza je alat za upravljanje zadacima koji vam omogućuje učinkovitije upravljanje vremenom. To je jednostavno, iako je potrebno malo planiranja da bi funkcioniralo. U suštini, kreirate kategorizirani popis svih svojih obveza i odlučujete koliko vremena ćete dodijeliti svakom dijelu.

Inventar koji napravite može biti specifičan za posao, u tom slučaju biste zapisali sve različite vrste zadataka koje obavljate kao dio svog posla. To može uključivati ​​administraciju, marketing, projekt A, projekt B i sastanke, kao primjer.

Ideja je izračunati koliko vam vremena, u postocima, treba da obavite posao u svakoj kategoriji na dobar standard. Ako ustanovite da vaš ukupan postotak premašuje 100%, morat ćete odlučiti što ćete ukloniti iz svog inventara.

Povezano: Razlozi zašto biste trebali koristiti mape uma u svom svakodnevnom životu

Inventar obveza pokazuje vam točno gdje vaše vrijeme treba ići i zašto ne možete sve obaviti. Pomaže vam očistiti svoje odgovornosti i omogućuje vam da se usredotočite na ono što je moguće i važno.

Napravite popis obveza

Za početak, morat ćete stvoriti popis obveza, koje bi trebale biti kategorije zadataka koje obavljate. Ovo bi trebao biti temeljit popis i sadržavati sve što trebate učiniti kao dio svog posla. Možete izraditi zaseban inventar za kućne obaveze ili ga kombinirati sa svojim poslovnim.

Trello je izvrsna aplikacija za generiranje vašeg popisa, jer možete izraditi ploče s više popisa i pregledavati ih jedan pored drugog. Za početak slijedite ove korake:

1. Na Trellu, pri vrhu kliknite Kreiraj > Stvori ploču.
2. Imenujte svoju ploču i kliknite Stvoriti.
3. Kliknite na Titula na svom prvom popisu, upišite "Commitments" da biste ga preimenovali i pritisnite Unesi na tipkovnici.
4. Klik Dodaj karticu za stvaranje nove kategorije, npr. administracija.
5. Za svaku kategoriju možete napisati u Opis kartice koji su zadaci uključeni u tu kategoriju.

Sada kada imate svoj popis obveza, možete početi izračunavati postotak vremena koji će vam trebati za svaku od njih. Nemojte biti dragocjeni oko ukupnog postotka u ovom trenutku; samo napišite pored svake obveze koliko bi vam razumno vremena trebalo da to dobro obavite.

Povezano: Savjeti za upravljanje vašim Trello pločama

Nakon što to učinite, možete zbrojiti postotke i pronaći svoj ukupni iznos. Ovdje većina ljudi smatra da njihov ukupni iznos premašuje 100%.

Budi realan u svom vremenu

Zakon postotaka nalaže da je 100% vašeg vremena maksimum koji možete dati. Ako vaše obveze zahtijevaju više od ovoga, velika je vjerojatnost da ćete ili imati loš učinak ili jednostavno nećete završiti stvari.

Kao takav, morat ćete odlučiti što treba ukloniti iz svog inventara kako biste dobro radili i pravilno upravljali svojim vremenom. Može biti izazovno ukloniti stvari s ovog popisa, pogotovo ako to znači odustajanje od projekta ili reći ne ljudima. Međutim, potrebno je biti realan u pogledu onoga što je moguće svakog dana ili tjedna.

Možda biste željeli ukloniti radne zadatke koji:

• Možete lako delegirati.
• To su dodatne obaveze za koje nemate vremena, odnosno konkretni projekti.
• Nisu potrebne.

Da biste izbrisali kartice na Trellu, zadržite pokazivač iznad kartice, kliknite na Uredi ikona i odaberite Arhiva. Nastavite to činiti sve dok vaše obveze ne budu činile 100% vašeg vremena.

Povezano: Kako ispuniti rokove i završiti zadatke na vrijeme

Koristite svoj inventar obveza za upravljanje zadacima

Kada je vaš popis obveza dovršen i spreman za rad, važno je pridržavati se vremenskih ograničenja koja ste dodijelili svakoj obvezi. To se lako može učiniti postavljanjem zadataka na temelju svake obveze.

Na primjer, recimo da ste 15% svog vremena dodijelili administraciji, što uključuje provjeru e-pošte, pisanje bilješki i pisanje zapisnika sastanka. Stoga bi vrijeme administratora trebalo zauzimati samo 15% vašeg radnog vremena, ne uključujući stanke.

Ovo možete bez problema upravljati na Trellu pomoću ploče koju ste već napravili. Možete kreirati popis obaveza na vašoj Trello ploči klikom Dodajte još jedan popis.Za svaki zadatak (karticu) koji dodate, možete odabrati Uredi > Uredi oznake i odaberite boju koja će predstavljati svaku od vaših obveza. Na taj način možete pratiti koliko vremena trošite na svaki od njih.

Ako ti rasporedite zadatke u svom kalendaru, to možete jednostavno upravljati postavljanjem kategorija na svom digitalnom kalendaru. U Outlooku to možete učiniti odabirom Kategorije na vrpci i na Google kalendaru jednostavno desnom tipkom miša kliknite svoj događaj i odaberite boju koja predstavlja tu kategoriju. To će vam dati jasan pregled vašeg tjedna i kako se on slaže s vašim inventarom obveza.

Povezano: Najbolji besplatni predlošci za određivanje prioriteta za vaše projekte

S vremenom ćete možda primijetiti da trebate prilagoditi postotke. To može biti zato što ste bili previše velikodušni sa svojim vremenom ili niste dovoljno velikodušni. U tom slučaju ponovno procijenite svoj inventar i po potrebi izvršite izmjene.

Zadaci pod kontrolom

Uz popis obveza, imat ćete daleko bolji uvid u to kako upravljate svojim radnim opterećenjem. To će vam pomoći da učinkovito odredite prioritete svojih odgovornosti. Lako je izvršiti pritisak na sebe da učinite sve, ali realnost je da to nitko ne može. Umjesto da pokušavate sve nagurati, odmaknite se i pogledajte što je ispred vas.

Postavite granice tijekom svog radnog tjedna i moći ćete bolje obavljati odgovornosti koje su najvažnije. I ne samo to, već ćete imati radni dokaz o tome gdje trošite svoje vrijeme i moći ćete ga mijenjati prema potrebi.

Asana vs. Ponedjeljak: Odaberite savršeni alat za upravljanje projektima

Asana i ponedjeljak su popularni alati za upravljanje projektima, ali kako se mogu usporediti? Saznajte koji je bolji!

Pročitajte dalje

O autoru