Kako izraditi profesionalnu fakturu od nule: 5 jednostavnih koraka

Fakturiranje je bitan dio slobodnog rada. To je dokaz vašeg napornog rada i vremena koje ste uložili u pomaganje svojim klijentima sa svojim fantastičnim uslugama. Iako se fakturiranje može automatizirati, možda nećete imati dovoljno proračuna da potrošite na skupi računovodstveni softver.

Osim toga, korištenje istih starih predložaka faktura koje koriste svi drugi neće pomoći vašem brendu da se istakne. U ovom ćete članku naučiti kako izraditi fakturu od nule za naplatu svojim klijentima – onu koja je jedinstvena za vas i predstavlja vašu marku.

Korak 1: Napravite popis osnovnih stvari

Račun sadrži sljedeće bitne podatke:

1. Poslovni podaci obje strane: Emailovi, telefonski brojevi, adrese itd.
2. broj fakture: Jedinstveni broj za identifikaciju fakture (primjer: #1001).
3. Datum izdavanja: Datum kada ste izdali račun.
4. Datum dospijeća: Datum do kada bi vam klijent trebao platiti.
5. Opis: Stupac koji sadrži sve usluge koje ste pružili klijentu.
6. Cijena: Vaši troškovi po jedinici svake isporučene usluge.
instagram viewer
7. Količina: Broj jedinica vaše usluge koje je klijent kupio (primjer: 10 artikala).
8. Ukupno: Ukupni trošak svake isporučene stavke usluge, tj. cijena pomnožena s količinom.
9. Međuzbroj: Ukupni trošak svih stavki usluga zajedno prije prilagodbi.
10. Porez: Porez koji klijent plaća (ako postoji) na kupnju vaših usluga. Posavjetujte se sa svojim računovođom da vas vodi kroz ovaj proces.
11. Iznos duga: Konačni trošak koji će klijent snositi u zamjenu za vaše usluge nakon svih prilagodbi.
12. Pojedinosti o plaćanju: Svi načini plaćanja koje prihvaćate, uključujući podatke o vašem računu.
13. Uvjeti i odredbe: Uvjeti i odredbe koje ste vi i vaš klijent dogovorili prije sklapanja posla.

Evo savjeta: dobra je ideja uključiti malu gestu zahvalnosti u svoju fakturu. Nešto tako malo poput "Hvala na poslu" vašoj fakturi dodaje puno osobnosti. To daje do znanja vašem klijentu da se veselite ponovnom poslovanju s njima.

Također, budite oprezni kada dajete popuste. Novi slobodnjaci često su u iskušenju da daju velike popuste svojim klijentima u nadi da će ostati. Ali to može rezultirati suprotnim učinkom jer klijenti mogu percipirati vašu izvornu cijenu kao lažno predstavljanje vrijednosti koju isporučujete.

Povezano: Stvari koje klijenti traže kada zapošljavaju slobodnjake

Korak 2: Dodajte svoje identifikatore robne marke

Ono što razlikuje sjajnu fakturu od osrednje je koliko je dobro dizajnirana. Potonji može sadržavati sve bitne dijelove, ali izgleda nevjerojatno dosadno i nenadahnjujuće. Ako se napravi ispravno, vaša faktura može djelovati kao suptilan marketinški alat osim što je pravni dokument.

To možete učiniti korištenjem identifikatora robne marke kao što su logotip, tipografija i boje robne marke. Pametnom kombinacijom boja, fonta i sintakse možete utjecati na raspoloženje vašeg klijenta kada pogleda vašu fakturu i usmjeriti njihovu pozornost na najvažnije dijelove.

Povezano: Kako stvoriti prilagođenu paletu boja u Adobe Photoshopu

Korak 3: dovršite izgled svog predloška

Nakon što završite s dodavanjem identifikatora robne marke, sljedeći korak je finaliziranje izgleda vaše fakture. To znači sve posložiti tako da se svi elementi računa međusobno nadopunjuju. Ovdje je cilj stvoriti prilagođeni predložak koji se može koristiti neograničeno.

Dobar predložak je onaj koji je organiziran, lijep, točan i beskrajno višekratan. Ne brinite, za ovo ne morate biti grafički dizajner. Dovoljno je samo osnovno razumijevanje dizajna i radoznalost za eksperimentiranje. Također možete pogledati predloške na internetu za inspiraciju.

Povezano: Osnovni elementi dizajna i kako ih koristiti

Govoreći o dizajnerima, može biti dobra ideja angažirati nekog za ovaj proces. Oni vam mogu pomoći da koristite identifikatore svoje robne marke na način koji niste mogli zamisliti i bolje urediti fakturu. Uostalom, angažirati nekoga jednom je mnogo jeftinije od plaćanja redovite pretplate za računovodstveni softver.

Zapamtite, vaš predložak bi trebao biti spoj dizajna i podataka. To znači da bi trebao točno prikazati sve potrebne detalje vaše fakture i još uvijek izgledati naočit. To je obično teško postići iz prvog pokušaja, stoga se nemojte bojati zabrljati stvari; učiti putem pokušaja i pogrešaka.

Korak 4: Ispunite pojedinosti i provjerite ima li pogrešaka

Podaci sadržani u fakturi vrlo su važni, kako s pravnog tako i sa stručnog stajališta. Faktura koja sadrži pogrešne informacije odmah je crvena zastava za klijente i može naštetiti ili čak prekinuti vaš odnos s njima.

Tri stvari na koje treba obratiti posebnu pozornost su konačni iznos duga, načini plaćanja i dogovoreni uvjeti. Zapamtite, nitko ne voli iznenađenja u fakturi. Što lakše omogućite svom klijentu da vam plati, veća je vjerojatnost da ćete svoju uplatu primiti na vrijeme.

Korak 5: Pošaljite fakturu svom klijentu

Nakon što je sve postavljeno na svoje mjesto (navodno nakon brojnih revizija), pošaljite račun svom klijentu. Provjerite jeste li koristili formate dokumenata koji se mogu uređivati ​​kao što je .docx i umjesto toga odabrali .png ili .pdf. Prvi dodaje zbrku i nepovjerenje u trgovinu ako bilo koja strana kasnije izmijeni dokument.

Povezano: Klijent crvene zastavice kojih bi svaki freelancer trebao biti svjestan

Ako šaljete račun novom klijentu i ne znate što napisati u e-poruci, upotrijebite ovaj predložak:

Pozdrav [klijent],

Hvala vam što ste odabrali [naziv svoje tvrtke] za svoje zahtjeve. U prilogu ove e-poruke pronađite svoju fakturu za radne stavke isporučene na/tijekom [vrijeme isporuke posla].

Slobodno nam javite ako imate bilo kakvih nedoumica ili trebate pojašnjenje o bilo čemu, rado ćemo vam pomoći. Radujemo se budućoj suradnji.

Izradite nezaboravnu fakturu

Možda mislite da se ne isplati trošiti vrijeme na osmišljavanje fakture jer, uostalom, za to niste plaćeni. Pa zašto se mučiti stvaranjem prilagođenog predloška kada možete koristiti samo gotov?

Iako je to istina, imajte na umu da je prilagođena faktura suptilan, ali snažan marketinški alat. Ne samo da signalizira kompetenciju i profesionalnost, već i ostavlja trag vašeg brenda na svakom novom klijentu – čineći vas nezaboravnim.

Kako biti uspješan freelancer: 8 osnovnih vještina

Želite znati kako postati uspješan freelancer? Evo nekoliko ključnih vještina koje će vam trebati!

Pročitajte dalje

O autoru