12 najboljih načina za povećanje učinkovitosti upravljanja projektima

Ako ste dio tima za upravljanje projektima, ne postoji gornja granica produktivnosti. Uvijek postoji prostor za poboljšanje vaše učinkovitosti.

Iako vam razni alati mogu pomoći, svatko tko je uključen u projekt trebao bi slijediti neke metode kako bi obavio zadatak vješto. Upotrijebite sljedeće prakse danas kako biste poboljšali svoju učinkovitost tijekom rada na projektu.

1. Faza planiranja je ključna

Planiranje je ključno za upravljanje projektima. Pažljivo planiran projekt ne samo da će osigurati njegov uspjeh. Također će potvrditi da svaki član tima radi pravi zadatak u pravo vrijeme.

Tijekom ove faze razmotrite sve zahtjeve sa strane klijenta kako biste stvorili specifične ciljeve.

Zatim nastavite s ocrtavanjem svojih zadataka i rasporedite ih među suigrače. Prije nego što dodijelite zadatke članovima tima, provjerite jesu li zadovoljni svojim ulogama.

Povezano: Najbolje besplatne aplikacije za planiranje zadataka

2. Učinkovita komunikacija

Tek kada je komunikacija između dionika jasna, možete raditi s potpunom učinkovitošću. Provjerite jesu li članovi projekta na istoj stranici s klijentima i njihovim suigračima.

Ovisno o zahtjevima projekta, možete se osloniti na sinkroniziranu komunikaciju ili komunikaciju u stvarnom vremenu. Bez obzira na to komunicirate li verbalno ili neverbalno, prepiska bi trebala biti jasna.

Svaka pogrešna komunikacija može naštetiti vašoj produktivnosti i uzrokovati kašnjenje u projektu. Možete koristiti Zatišje za transparentnu i dokumentiranu komunikaciju.

3. Stvorite bazu znanja

Čak i ako imate glatku komunikaciju među kolegama, više suigrača koji od nekoga pitaju za iste informacije bit će kontraproduktivno. Kako bi proces dijeljenja podataka bio lak, trebali biste stvoriti bazu znanja ili podatkovno središte u aplikacijama kao što su Bitrix24.

Prikupite sve potrebne podatke i upute u bazu znanja i ponudite joj pristup svakom članu projekta. Također možete izraditi videozapise s objašnjenjima za obuku kako biste pomogli novim članovima projekta bez gubljenja vremena.

4. Upravljanje i planiranje projektnog vremena

Vrijeme je ključna bit projekta. Kašnjenja projekta mogu dovesti do gubitka vrijednih i dugoročnih klijenata. Stoga biste trebali pravilno planirati vrijeme na početku projekta kako biste osigurali punu učinkovitost tima.

Koristiti Pravovremeno aplikaciju za bilježenje vremena koje vam je potrebno da dovršite svaku prekretnicu i zadatak. Osim praćenja učinkovitosti i produktivnosti, aplikacija vam također može pomoći da isporučite račune klijentima.

5. Učinite projektne datoteke pristupačnima

Svaki projekt uključuje izradu i dijeljenje stotina dokumenata i papirologije. Neki dokumenti također zahtijevaju suradnju u stvarnom vremenu. Član tima koji čeka dopuštenje za pristup datoteci samo će doprinijeti kašnjenjima i neučinkovitosti.

Možete koristiti bilo koji sustav za upravljanje sadržajem kao što je Microsoft SharePoint koji vam omogućuje pohranjivanje u jedno središnje spremište. Provjerite ima li sustav značajke kao što su različite razine dopuštenja, kontrola verzija i mogućnost revizije.

6. Pripremite se za upravljanje rizicima

Nijedan projekt nije oslobođen potencijalnih rizika. Neopravdani problemi usred projekta mogu ometati učinkovitost. Stoga je prije rada na projektu obvezno proći proces procjene rizika.

Uz SWOT aplikacija, možete identificirati rizike i razumjeti štetu koju oni mogu uzrokovati. Raspravite s primateljima kako biste pronašli rješenje za upravljanje rizikom ako do njega dođe.

7. Dokumentirajte sve podatke

Dokumentacija vam pomaže povećati odgovornost i učinkovitost tima. Jeste li prisustvovali Zoom sastanku? Proširite bilješku sastanka u pisanom obliku. Jeste li donijeli odluku usmeno? Dokumentirajte to e-poštom i pošaljite svima koji su uključeni.

Dokumentacija vam pomaže otkriti izazove s kojima se tim suočava tijekom projekta. Oni će također poslužiti kao vodič za vaše buduće projekte. Možete koristiti Asana sustav komentiranja zadataka za sustavno pohranjivanje svih informacija vezanih uz određeni zadatak.

8. Pametno birajte projektni tim

Brojni ljudi mogu biti dio vaše organizacije, ali morate prihvatiti da nisu svi sposobni za svaki projekt. Različiti projekti zahtijevaju različite vještine i iskustva. Zato će im odabir pravih ljudi za projekt pomoći da ulože maksimalan trud.

Ako angažirate kreativnog pisca za projekt pisanja tehničkog sadržaja, on neće moći učinkovito raditi čak i ako želi. Odabir prave osobe osigurat će da netko može iskoristiti svoj talent.

9. Nagradite člana tima koji nastupa

Postizanje malih prekretnica u vremenu utire put do pravovremenog završetka cijelog projekta. Samo motiviran i produktivan tim može vam pomoći da postignete prekretnice i ciljeve projekta.

Iako je svatko plaćen za svoj posao, nagrade i zahvalnost zasigurno mogu potaknuti osobu da radi bolje. Nagrađivanjem članova tima nakon postizanja prekretnice, ne samo da će primatelj biti motiviran, već će i drugi članovi tima naporno raditi kako bi sljedeći put zaslužili nagradu.

10. Budite otvoreni za povratne informacije i prijedloge

Konstruktivne povratne informacije vaših suigrača mogu vam pomoći da locirate slabe točke kojih niste svjesni. Ako ozbiljno želite poboljšati svoju produktivnost, morate biti pozitivni prema kritikama i prijedlozima. Povratne informacije različitih ljudi pomoći će vam da se poboljšate.

Da biste diskretno prikupili povratne informacije, dobra je ideja izraditi anonimni obrazac za anketu. Možete besplatno izraditi obrazac za anketu Google obrasci i distribuirati svoju vezu među kolegama. Oni mogu podijeliti svoje povratne informacije i prijedloge bez otkrivanja svog identiteta.

Povezano: Google obrasci vs. Microsoftovi obrasci: koji biste trebali koristiti?

Automatizacija zadataka upravljanja projektima može višestruko poboljšati učinkovitost. Možete koristiti sve alate za upravljanje projektima koji su dostupni na tržištu. Prije nego što se odlučite za nju, provjerite može li aplikacija ispuniti ono što vaš projekt zahtijeva.

Na primjer, ako vaš tim radi na razvoju softvera, možda biste trebali potražiti alate koji podržavaju agilno upravljanje projektima. Ovih dana većina projekata zahtijeva da budete dostupni u pokretu. Dakle, alati koje odaberete za projekt moraju imati mobilnu verziju.

12. Upoznajte svoju produktivnost i improvizirajte

Konačno, trebali biste stalno pratiti svoju produktivnost kako biste saznali svoje nedostatke i poboljšali ih. Korištenje robusnog alata za upravljanje zadacima kao što je Trello obavijestit će vas o napretku pojedinih zadataka i cjelokupnog projekta.

Istodobno, aplikacije vam mogu pokazati učinkovitost pojedinih članova uspoređujući sate koje potroše na postizanje cilja. Također se može izvršiti samoprocjena kako bi se otkrila područja koja trebaju poboljšati.

Učinkovito dovršite svoje projekte

Sada kada znate neke od najboljih metoda za povećanje učinkovitosti, njihova bi implementacija trebala pokazati povećanu produktivnost. Moderni projekti zahtijevaju maksimalnu učinkovitost od članova svog tima.

Korisno je izgraditi kulturu kontinuiranog učenja kako biste pripremili svoj tim za preuzimanje izazova budućih projekata. Izložite članove svog tima internoj bazi znanja ili online učenju upravljanja projektima na obostranu korist.

8 najboljih online tečajeva za upravljanje projektima

Ako se želite usavršiti i naučiti nešto novo, evo osam najboljih besplatnih i plaćenih online tečajeva za upravljanje projektima.

Pročitajte dalje

O autoru