Kako ispuniti rokove i završiti zadatke na vrijeme: 8 savjeta

Za mnoge su rokovi strašna stvar. Možda ćete odugovlačiti dok se ne približi rok i ne uspjeti dovršiti zadatak na vrijeme unatoč naporima u posljednjem trenutku.

Propušteni rokovi mogu negativno utjecati na vašu produktivnost i dojam u osobnom i profesionalnom životu. Pogledajte ovdje objašnjene točke kako biste saznali kako s lakoćom možete ispuniti svaki rok.

1. Stvorite mnoge prekretnice veličine zalogaja

Dovode li vas složeni zadaci i zadaci koji oduzimaju vrijeme na odugovlačenje? Ako da, onda niste sami. Ponekad je vaš um preopterećen i demotivira vas za rad do posljednjeg trenutka.

Zato svoje ambiciozne ciljeve morate rastaviti na manje prekretnice. Na primjer, ako je vaš cilj dovršiti zadatak od 50 stranica, možete ga podijeliti na mala poglavlja i raditi na svakom poglavlju.

Kada to učinite, vaša podsvijest se neće osjećati preopterećeno. Umjesto toga, mali rokovi će se činiti izvodljivim i motivirati vas da počnete s radom. Kako nastavljate postizati sve male prekretnice jednu za drugom, postizanje velikog cilja neće biti teško.

2. Pronađite partnera za motivaciju

Samostalan rad je težak—pogotovo kada uključuje složen zadatak. Iako vam rad daje slobodu, možete završiti i kao netko tko nema motivacije da dovrši posao. Kako nikome niste odgovorni za svoje osobne rokove, propuštanje prekretnica može postati uobičajeno.

Ako imate problema s upravljanjem rokovima koje ste sami postavili, uvijek možete uključiti nekoga drugog. Bilo bi lijepo imati nekoga tko zna za vaše rokove. Ovaj partner za odgovornost može biti netko iz vaše obitelji ili prijatelja.

Da biste završili čitanje poglavlja, možete uključiti kolege iz razreda i zajedno učiti. Ako ne možete pronaći partnera, čak i saznati za nekoga tko je postigao istu prekretnicu bit će inspirativno.

3. Uvijek pratite napredak

Praćenje napretka kao svakodnevna navika pomoći će vam da završite zadatak na vrijeme. Čak i ako postavite rok, to ne znači da ćete ga završiti posljednjeg dana. To znači da ćete raditi na projektu nekoliko dana kako biste ga dovršili prije roka.

Možda nećete biti jednako produktivni tijekom svih ovih radnih dana. Međutim, redovito praćenje napretka pomoći će vam da identificirate nedostatke i nadoknadite svoje slabe točke.

Možeš koristiti MeisterTask kako biste pratili koliko ste napredovali na bilo kojem zadatku. Možete mu dodati bilo koji broj zadataka i pratiti njihov napredak dok radite na njima svaki dan.

4. Izbjegavajte ostavljanje rupa u planiranju

Prije nego što odredite rok za osobne zadatke, morate proći kroz detaljan proces planiranja. Poznavanje ciljeva, radnog procesa i raspoloživog vremena neke su stvari koje biste trebali razmotriti prije utvrđivanja roka. Problemi s planiranjem mogu vas koštati krajnjeg roka.

Nema smisla kriviti sebe što ste propustili rok ako ste imali nedostatke u procesu planiranja. Na primjer, trebate posuditi neke knjige iz knjižnice da biste završili projekt do ponedjeljka. Planirali ste za petak, ali knjižnica ostaje zatvorena u subotu i nedjelju.

Kao što vidite, u ovoj shemi postoji rupa. Zbog toga ćete ovdje sigurno propustiti rok. Kako biste izbjegli takve okolnosti, pobrinite se da vaš plan rada nema nedostataka.

5. Držite distractions at Bay

Smetnje su jedan od najvećih razloga zašto ne možete izvršiti zadatke na vrijeme. Duge e-poruke, obavijesti na društvenim mrežama, hitni, ali manje važni zadaci, član obitelji koji svrati na čavrljanje—sve to vas odvlači od vaših ciljeva i ometa vaš radni tijek.

Kada se vaš um preusmjeri na nešto drugo, teško je vratiti istu koncentraciju i pažnju na svoj izvorni rad. Kada se bavite nekim zadatkom, pokušajte u jednom potezu postići što je više moguće napredak.

Možete isključiti obavijesti na svom mobitelu i računalu izbjegavati ometanje. Korištenje aplikacija protiv ometanja također je korisno kako biste bili usredotočeni tijekom radnog vremena.

Ako imate previše stvari na tanjuru, može se dogoditi da izgubite iz vida rokove i zadatke na čekanju. Najbolji način da budete svjesni svojih zadataka i rokova je korištenje kalendarskog alata. Takve aplikacije pomoći će vam u planiranju zadataka, događaja i sastanaka.

Praćenje vaših prošlih i budućih rokova i prekretnica postaje jednostavno uz softver kalendara. Ove vam aplikacije omogućuju vizualizaciju nadolazećih rokova na sortiran način. Svakodnevno provjeravajte ove alate kako biste pratili svoje dnevne zadatke.

Google kalendar je aplikacija za zakazivanje kalendara koju možete koristiti za zakazivanje osobnih i profesionalnih zadataka. Također podržava integraciju s različitim alatima za upravljanje projektima koji vizualizaciju rokova čine jednostavnom.

7. Koristite blagi rok

Meki rok je okvirni rok koji stavljate ispred izvornog. U slučaju da se pitate može li vam soft rok pomoći, odgovor je potvrdan. Nije korisno samo za profesionalne projekte. Meki rokovi jednako su učinkoviti za osobne prekretnice.

Čak i najbolje pripremljeni planovi mogu iskusiti štucanje. Možete se razboljeti ili imati neki tehnički problem. Ne dopustite da vas ovi natjeraju da propustite rok. Odredite meki rok i pokušajte završiti posao prije toga.

Osim što će vam spasiti leđa tijekom bilo kakvih neočekivanih događaja, to će osigurati pravovremeno dovršenje zadatka.

8. Izbjegnite odugovlačenje po svaku cijenu

Većina vas bi se složila da je odugovlačenje razlog zašto stalno propuštate rokove, čak i one koje ste sami sebi nametnuli. Iako je za to u većini slučajeva odgovorna složenost zadatka, ponekad ljudi mogu odugovlačiti jer nema nagrade za dovršetak zadatka.

Odugovlačenje postaje sve češće u osobnim zadacima koji ne uključuju nadzornika ili nagradu. Ali, uvijek se možete počastiti nakon što završite posao na vrijeme. To će vas potaknuti da sljedeći put izbjegnete odugovlačenje.

Povezano: Najbolji savjeti za izbjegavanje odgađanja i poštovanje rokova

Pravovremeni završetak zadatka povećava produktivnost

Rokovi ne bi trebali biti stresni i demotivirajući. Umjesto toga, trebao bi vas motivirati da zadatke obavite na vrijeme. Možete pratiti stvari spomenute ovdje kako biste ispunili svoje rokove koje ste sami kreirali.

Također biste pod svaku cijenu trebali izbjeći kašnjenja u svom profesionalnom životu tako što ćete saznati moguće razloge i njihova rješenja.

9 razloga zašto projekti kasne i kako ih izbjeći

Saznajte zašto vaši projekti mogu kasniti i kako ih možete taktično izbjeći.

Pročitajte dalje

O autoru