Kako stvoriti rok koji će vam zapravo odgovarati

Rokovi bi trebali biti više motivacijski i manje stresni, a ne obrnuto. Osim ako rok ne može izvući najbolje iz vas u predviđenom roku, nema koristi. Stoga prije svega morate biti oprezni prilikom postavljanja roka za projekt.

Nastavite čitati ovaj članak da biste saznali kako možete stvoriti rok kojeg se možete držati.

1. Razmotrite ciljeve i smjernice projekta

Ako želite stvoriti rok za projekt na kojem vi ili vaš tim radite, morate biti jasni s ciljevima projekta. Osim širokih ciljeva, trebale bi postojati i neke posebne smjernice.

Uzmite u obzir sve ovo kako biste razumjeli procijenjeno vrijeme dovršetka uz pridržavanje pravila i propisa. Također, provjerite jesu li svi svjesni smjernica i ciljeva zajedničkog objekta prije početka projekta.

2. Podijelite zadatak na manje jedinice ili podzadatke

Da biste izradili rok za projekt, morate ga rastaviti na više manjih dijelova. Ove manje porcije su također poznate kao zadaci i podzadaci. Kasnije kreirajte zasebne rokove za svaku najmanju jedinicu zadatka.

Također, uzmite u obzir ovisnosti zadataka prije postavljanja konačnog roka za cijeli projekt. Stavite rok za samostalne zadatke ranije, a zavisne zadatke kasnije.

Objasnite ovisnosti suigračima. Tako će razumjeti razloge za različite rokove za pojedinačne zadatke.

3. Uzmite dovoljno vremena za izradu roka

Određivanje roka projekta nije ništa manje važno od ostalih zadataka koji su u njega uključeni. Stoga nemojte žuriti s postavljanjem roka. Možda će vas nesvjesno natjerati da stvorite nerealno što ćete sigurno propustiti.

Uvijek odvojite dovoljno vremena kada dovršite termin. Pazite da ne propustite nijednu bitnu točku za razmatranje dok ste u žurbi.

4. Razmotrite moguće razloge za kašnjenje projekta

Odugovlačenje projekta postalo je uobičajeno ovih dana. Gotovo svi timovi imaju evidenciju o podnošenju projekata nakon roka. Ako se isto dogodilo i vašem timu, saznajte razlog kašnjenja projekta.

Ako je prošli put kašnjenje projekta prouzročio nerealan rok, za sljedeći projekt postavite slobodniji rok. U slučaju bilo kojih drugih razloga, odredite rok kada imate dovoljno vremena da riješite taj problem ako se ponovi.

Ako nemate izravnog iskustva s kašnjenjem projekta, razmotrite uobičajene moguće uzroke i odredite rok da ih sve izbjegnete.

5. Pazite na sukobljene prioritete

U ovom kompetitivnom svijetu većina ljudi radi na više projekata u isto vrijeme. Ovi proturječni prioriteti mogu učiniti vaše rokove neostvarivim. Da biste to izbjegli, provjerite radnu propusnost svakog člana tima do krajnjeg roka za vaš projekt.

Nakon što uzmete u obzir prioritete svakog člana projekta, možete doći do održivog roka. Možda ćete morati ukloniti neke članove iz projekta i zaposliti nove ljude da završe projekt unutar procijenjenog vremena koje je odredio klijent.

Povezano: Najbolje tehnike za freelancere da besplatno određuju prioritete zadataka

6. Dobijte mišljenje dionika

Uspješan projekt zahtijeva zajednički napor svih uključenih, uključujući dobavljače treće strane. Nije ugodno saznati usred projekta da je jedan od vaših vitalnih resursa nedostupan zbog godišnjeg odmora.

Zato morate dobiti mišljenje od svih dionika projekta o roku. Odredite okvirni rok i pitajte smatraju li da je rok razumnim u usporedbi s njihovim poslom i prioritetima. Također možete imati više sastanaka sa svojim klijentom prije dovršetka roka.

7. Upoznajte svoju idealnu razinu stresa

Morate se složiti da idealna količina stresa uvijek djeluje kao motivacija. Stoga, kada kažemo da rokovi ne bi trebali biti stresni, to ne znači potpuno uklanjanje hitnosti. Svaki rok koji stvorite trebao bi uključivati ​​umjerenu razinu stresa. Mentalno će vas probuditi ili potaknuti da dovršite posao.

Idealna razina stresa ovisi o osobi i težini zadatka. Dakle, odredite rok uzimajući u obzir pravu razinu stresa koja ne samo da vam omogućuje da na vrijeme izvršite zadatak, već i izvlačite najbolje iz vas.

Povezano: Vještine samoupravljanja koje treba stjecati za osobnu produktivnost i produktivnost u poslovnom životu

8. Odvojite dodatno vrijeme za promjenu opsega

Bez obzira radite li za klijenta ili na internom projektu svoje organizacije, mogu se dogoditi promjene opsega. Budući da nije moguće predvidjeti smanjenje opsega, bolje je imati malo vremena za to dok zakazujete rok.

Tim se može suočiti s promjenom opsega projekta u bilo kojoj točki napretka. Stoga imajte malo vremena za prilagodbu opsega dok kreirate rok. Također možete objasniti svom klijentu da ste prilagodili malo dodatnog vremena za ovu konkretnu svrhu.

9. Budite spremni za probleme u posljednjem trenutku

Nitko ne želi propustiti rok. Stoga razmotrite svaku mogućnost koja može uzrokovati kašnjenje u vašem projektu, uključujući probleme u posljednjem trenutku. Ponekad suigrači mogu čekati do posljednjeg dana da završe dodijeljeni zadatak.

Posljednjeg dana može doći do hitnog slučaja - netko bi se mogao razboljeti ili imati problema s računalom ili internetskom vezom. Kako biste izbjegli takve probleme koji se mogu izbjeći, stvorite meki rok jedan ili dva dana prije izvornog roka.

Kada svi predaju svoje radove prije roka, prijava projekta može se obaviti na vrijeme. Ako netko propusti meki rok, možete delegirati zadatak da ga dovrši u roku. To će vas spasiti od neočekivanih kašnjenja projekta.

10. Držite rok dostižan

Nakon što ste uzeli u obzir sve gore navedene čimbenike, trebali biste doći do dostižnog roka. Nakon što finalizirate suigrače i dobijete potpunu ideju o njihovoj dostupnosti i prioritetima, trebali biste neprimjetno odrediti datum poroda koji je svima ugodan.

Ako sumnjate, trebali biste izravno pitati svoje kolege za pojašnjenje. Alati za upravljanje projektima mogu vam pomoći u praćenju napretka projekta i dostupnosti resursa ako trebate ponovno zakazati.

Završite zadatke prije roka

Samo dostižan rok može osigurati da možete izvršiti zadatak u roku.

Ne zaboravite slijediti savjete navedene u ovom članku dok stvarate rok kako biste ga učinili realističnim. Također možete vratiti svoj projekt na pravi put u slučaju bilo kakvih neočekivanih okolnosti.

Kako brzo vratiti odgođeni projekt na pravi put

Evo deset učinkovitih načina da se odgođena vremenska traka projekta uskladi, što vam omogućuje da projekt dovršite na vrijeme.

Pročitajte dalje

O autoru