Kako koristiti Microsoft Outlook za upravljanje projektima

Ako vi ili vaša tvrtka već koristite Microsoft Outlook kao aplikaciju za e-poštu, dobra je ideja koristiti ga kao punopravni alat za upravljanje projektima. Zašto koristiti još jedan veliki softver s nepoznatim sučeljem kada svojim popisima zadataka u Microsoft Outlooku možete dodijeliti zadatke, postaviti podsjetnike i rokove?

Povećanje vaše produktivnosti jednostavno je s Microsoft Outlookom. Dolazi s ugrađenim brojnim korisnim alatima koji vam pomažu kategorizirati projekte, označiti ih i učiniti mnogo više. Pogledajmo što sve možete učiniti s Microsoft Outlookom kao alatom za upravljanje projektima.

1. Dodijelite zadatke

Ako radite s malim timom, dodjeljivanje zadataka je jednostavno i bez napora kada koristite Microsoft Outlook. Ići Napraviti na lijevoj ploči i nastavite na Dodajte zadatak.Nakon što ste dodali zadatak, kliknite desnom tipkom miša i odaberite Napravite novi popis iz ovog zadatka.

Nakon što ste napravili popis zadataka, kliknite desnom tipkom miša i odaberite Dijeli popis

. Imat ćete mogućnost da Stvorite vezu za pozivnicu da ljudi dopuštaju ljudima da se pridruže i uređuju ovaj popis zadataka. Ova je značajka nevjerojatno korisna za razvrstavanje projekata unutar malog ili srednjeg tima.

2. Dodajte pseudonim e-pošte

Poslovna ažuriranja i komunikacija projekta mogu se izgubiti u naletu svakodnevnih e-poruka koje primate, čak i kada ste previše oprezni. Jedna propuštena e-pošta može dovesti do kašnjenja i prigovora svih vrsta. Jedan jednostavan način rješavanja ovog problema je stvaranje aliasa e-pošte u Microsoft Outlooku.

To je dodatna adresa e-pošte koja koristi isti popis kontakata i postavke za primanje e-pošte. Možete to učiniti tako da odete na Dodajte alias i stvaranje nove adrese e-pošte ili korištenje postojeće da radi kao vaš alias. Sve e-poruke primljene na ovu adresu prema zadanim postavkama stavljaju se u poseban softver za upravljanje projektima.

3. Stvorite grupu

Ako pokušavate informirati sve članove projekta o svim ažuriranjima projekta, možete jednostavno stvoriti grupu. To također olakšava zadatak dijeljenja kalendara (više o tome kasnije).

Ići narod na lijevoj ploči i potražite Grupe i stvoriti jedan. Od vas će se tražiti da dodate članove, a nakon što to učinite, prikazat će vam se ID grupe e-pošte na koju možete slati sve e-poruke povezane s projektom i dobiti pristup grupnom kalendaru. Možete postaviti nove događaje, dobivati ​​ažurirane informacije o nadolazećim i držati se pred rokovima.

4. Dijelite kalendare

Nema ništa bolje nego biti na istoj stranici kada radite na projektu. Vidljivost projekta ključna je za uspjeh projekta. Dobar način da to osigurate je dijeljenje projektnog kalendara koji je dostupan svim članovima projekta.

POVEZANO: Kako učiniti Outlook manje ometajućim pomoću ovih brzih savjeta

Ne samo da možete vidjeti na čemu drugi rade, već se i usredotočiti na prekretnice događaja i ključne događaje projekta koji predstoje. S takvom integracijom kalendara sigurno nećete propustiti važna ažuriranja. Sada možete podijeliti svoj kalendar sa svojim kontaktima.

Naći ćete opciju dijeljenja u gornjem desnom kutu, a također možete odabrati da odražavaju kalendarske aktivnosti projektne grupe koje će se prikazati u vašem kalendaru kako biste bili ažurirani.

5. Koristite pravila za pokretanje projekta

Ako želite automatizirati nekoliko svakodnevnih procesa i preuzeti kontrolu nad pristiglom poštom e-pošte kao i za svoj projekt, nema boljeg načina za to od korištenja pravila. Za početak možete jednostavno desnom tipkom miša kliknuti e-poštu i otići na Napredne radnje.

Kliknite na a Napravite pravilo s padajućeg izbornika. Možete odabrati premještanje postojeće e-pošte u mapu po svom izboru, a ako želite učiniti više, odaberite Više mogućnosti.Također možete dodati radnju i odlučiti što će se dogoditi svaki put kada primite e-poštu od ovog primatelja.

6. Kategorizirajte sve

Kada je vaš posao udaljen i puno komunikacije se odvija putem e-pošte, najbolje je kategorizirati i označiti različite projekte kako ne biste propustili važnu korespondenciju. Možete desnom tipkom miša kliknuti e-poštu i odabrati Kategoriziraj s padajućeg izbornika. Sada možete birati između već dostupnih kategorija ili nastaviti stvarati novu.

Ako morate unijeti promjene u postojeću kategoriju, to možete učiniti u Upravljanje kategorijama.

7. Koristite traku za pretraživanje

Ako ne vjerujete u kategorizaciju svega ili stavljanje oznaka na svoje e-poruke, možete jednostavno koristiti traku za pretraživanje da potražite e-poruke projekta. Dajte relevantnu ključnu riječ i ona će svaki put pronaći točno ono što tražite.

POVEZANO: Kako kategorizirati svoj Outlook kalendar bojama

Traka za pretraživanje omogućuje vam da pretražujete posebno u mapi po vašem izboru ili podmapi, što vam olakšava zadatak. Štedi vrijeme kao i veliki trud. Štoviše, također možete pretraživati ​​izbrisane poruke e-pošte, povijest razgovora ili odrediti druge pojedinosti poput predmeta, ključne riječi i primatelja kako biste lakše pronašli ono što tražite.

8. Napravite nove mape da biste razlikovali projekte

Uvijek možete postaviti novu mapu koja će sadržavati informacije o projektu. Kada to učinite, šanse za miješanje projekata ili propuštanje važnih e-poruka i rokova bi se svele na minimum. Klikni na tri reda u gornjem lijevom kutu zaslona i idite na kraj padajućeg izbornika.

Tamo ćete naći Nova mapa, a za izradu nove mape trebat će vam manje od jedne sekunde.

9. Koristite Excel, PowerPoint, Word i OneNote

Microsoft Outlook ili njegova web verzija Outlook.com dolazi ugrađen u Excel, PowerPoint, Word i OneNote. Možete jednostavno pristupiti Microsoftovom paketu softvera za produktivnost s početne stranice. Možete ih pronaći na lijevoj ploči i brzo možete započeti.

Ove integracije vam pomažu u izradi prezentacija, dodavanju bilješki, stvaranju proračunskih tablica i dokumenata u kratkom vremenu – sve iz praktičnosti jednog jedinstvenog zaslona.

Microsoft Outlook olakšava upravljanje projektima

Savršen za udaljene timove koji rade na mreži, Microsoft Outlook iznimno je koristan za dodjelu zadataka i automatizaciju svakodnevnih zadataka. Kada imate mogućnost stvoriti nove mape, podmape, pseudonime e-pošte i razvrstati sve u kategorije, ništa ne može poći po zlu.

Microsoft Outlook može biti koristan za upravljanje vašim projektima dopuštajući vam stvaranje zadataka iz e-pošte, izradu ljepljivih bilješki i ploča, tako da možete vidjeti sve na prvi pogled. Uz alat za upravljanje projektima koji dolazi s poznatim sučeljem vaše aplikacije e-pošte, možete ostati na vrhu svojih alata za produktivnost bilo gdje i u bilo koje vrijeme.

5 najboljih alata za Microsoft Outlook

Nedostaje li vam neka značajka u Microsoft Outlooku? Evo nekoliko Outlookovih alata koji dodaju korisne funkcije vašoj pristigloj pošti!

Pročitajte dalje

O autoru