Kako kategorizirati svoj Outlook kalendar bojama

Dobro je poznato da korištenje boje za označavanje različitih dijelova informacija poboljšava zadržavanje memorije i, zauzvrat, produktivnost. Možda ste upotrijebili boju za isticanje bilješki u školi ili na sastancima ili boju za crtanje grafikona. U svakom slučaju, postoji razlog zašto ga ljudi koriste.

Kada planirate svoj raspored ili rezervirate sastanke, Outlook kalendar dolazi opremljen brojnim alatima za organizaciju. Jedan od tih alata je značajka Kategorije, koja vam omogućuje kategoriziranje termina prema boji. Ovdje ćemo pogledati kako učinkovito koristiti kategorije u Outlooku.

Kako postaviti kategorije u Outlook kalendaru

Postoje dva različita načina za postavljanje kategorija u Outlook kalendaru. To ovisi o tome koristite li web-verziju ili aplikaciju, ali obje stvaraju isti rezultat.

Za verziju aplikacije najlakši način je sljedeći:

1. Jednom kliknite na sastanak na vašem Outlook kalendaru.
2. Na vrpci, Ugovoreni sastanak kartica bi se trebala otvoriti.
3. Klik Kategorizirati.
4. Na padajućem izborniku odaberite sve kategorije za otvaranje Kategorije boja prozor.
instagram viewer
5. Odaberi Novi za stvaranje nove kategorije.
6. Imenujte svoju kategoriju i odaberite boju po svom izboru.
7. Ponovite za onoliko kategorija koliko želite i kliknite u redu na oba prozora da ga primijenite.

Povezano: Očuvajte sigurnost svoje Outlook e-pošte i Microsoftovih računa

Zatim možete kategorizirati sve svoje obveze klikom na već postojeće kalendarske događaje i odabirom kategorije iz iste Kategorizirati padajući izbornik. Kada kreirate novi sastanak, Kategorizirati opcija će se pojaviti u Novi termin okno.

Za web-verziju Outlook kalendara:

1. Na plavoj alatnoj traci pri vrhu zaslona kliknite na Zupčanik ikona za Postavke.
2. U traku za pretraživanje upišite “Kategorije” i odaberite Kategorije iz rezultata.
3. U Kategorije prozor postavki, kliknite Napravite kategoriju.
4. Imenujte svoju kategoriju i odaberite boju iz izbora na zaslonu.
5. Ponovite po potrebi i kliknite Uštedjeti.
6. Klik x za izlaz iz postavki.

Zatim možete kliknuti i Uredi sve postojeće ili nove sastanke i gdje piše Kalendar s krugom u boji pored, možete odabrati kategoriju s padajućeg izbornika. Svoje kategorije možete izbrisati ili urediti tako da prođete kroz iste korake za svaku verziju i jednostavno kliknete na Uredi ili Izbrisati opcije prema potrebi.

Odabir pravih boja

Kao što je ranije spomenuto, kategorizacija vašeg kalendara korištenjem boja ima svoje prednosti. Sve što trebate učiniti je pogledati svoj kalendar za tjedan koji je pred vama i imat ćete brzi pregled onoga što možete očekivati. Automatski ćete znati što se događa bez potrebe da čitate cijeli tekst i sami ga razlikujete.

Istraživanja su pokazala da boja utječe na naše ponašanje, emocije i učenje, a neke su boje bolje od drugih kada je u pitanju produktivnost. Ovi su:

• Crvene, narančaste i žute za detalje i pronalaženje memorije.
• Zeleni za koncentraciju i fokus.
• Ljubičaste za kreativnost.
• Blues za umirujuće djelovanje.

Međutim, trebali biste izbjegavati korištenje boja s kojima imate negativne asocijacije.

Povezano: Sinkronizirajte Microsoft Outlook s Google kalendarom

Kako učinkovito kategorizirati svoj Outlook kalendar

Kada ispunjavate svoj Outlook kalendar, vaše bi kategorije trebale dodati vrijednost, a ne biti samo vježba za kvačicu. Ako budete pametni u tome kako kategorizirate svoje sastanke, to će imati optimalne učinke na vašu produktivnost.

Kao prvo, kako bi bilo jednostavno i učinkovito, ciljajte na oko šest zasebnih kategorija kako biste izbjegli previše. Možda ćete morati imati više, ali nemojte pretjerivati.

Povezano: Kako živjeti u svom kalendaru za upravljanje zadacima

Drugo, to bi trebale biti izrazito različite vrste posla. To će se razlikovati ovisno o vašim poslovima, ali može izgledati otprilike ovako:

• Sastanci
• Suradnja ili projektni rad
• Rad s klijentima
• Uprava
• Obuka i vještine

Naravno, bit će događaja koji se ne uklapaju uvijek uredno u svaku oznaku, ali odaberite onu koja je najbliže usklađena. Učinite ono što vam je logično, a ako otkrijete da ga zapravo ne koristite, izbrišite ga.

Radovi na kategorizaciji kalendara

Vaš Outlook kalendar jedan je od najvažnijih alata koji ćete koristiti tijekom uobičajenog radnog tjedna. Pohranjuje sve vaše sastanke i zadatke kojima trebate pristupiti, pa ga ima smisla iskoristiti u punom potencijalu.

Poigrajte se s različitim bojama i vrstama kategorija i držite se toga. Osjećat ćete se organiziranije i bolje ćete moći čitati svoj raspored, što može značajno uštedjeti vrijeme tijekom tih užurbanih razdoblja.

Kako poboljšati upravljanje vremenom uz Outlookovu značajku odgode isporuke

Odgađanje dostave e-pošte može vam pomoći da upravljate svojim poslom, a da pritom stvari obavljate.

Pročitajte dalje

O autoru