Osjećate li se ponekad kao da plivate u moru projekata i ne znate kako odrediti prioritete u svom poslu? Sve svoje projekte možete učiniti vidljivima, a svoje dugoročne ciljeve jasnim određivanjem prioriteta projekta predlošcima, uz brzi pristup opisima zadataka, prekretnicama projekta i kritičnom uspjehu čimbenici.
Započnite svaki projekt s pravom nogom koristeći ove jedinstvene predloške za sastanke za početak projekta, kao i dodjeljivanje prioriteta ciljevima prema važnosti i još mnogo toga.
1. Određivanje prioriteta ideja: matrica prioriteta akcije od Someke
Matrica prioriteta djelovanja, alternativno poznata kao Matrica utjecaja i napora, jednostavan je alat koji pomaže u usklađivanju timova oko najvažnijih ideja. Izvrstan za početnike, male tvrtke i neprofitne organizacije, predložak lako rangira ideje na temelju važnih razmatranja kao što su osoblje, resursi, zamah, troškovi i ukupni napor i udarac.
Predložak je organiziran u matricu napora i utjecaja/važnosti, koja svaku ideju rangira na temelju njezine uspješnosti u jedan od četiri scenarija (visok napor-visok utjecaj, mali napor-visok utjecaj, veliki napor-mali utjecaj ili mali napor-nizak Udarac). Ovaj okvir pomoći će vam da donesete utemeljenije odluke o tome gdje ćete staviti svoje vrijeme i resurse.
Preuzimanje datoteka:Someka (Besplatno, dostupno kao Excel datoteka)
2. Određivanje prioriteta ciljeva: SMART Goals Worksheet Vertex42
Postavljanje PAMETAN ciljevi ne samo da vam pomažu u oblikovanju vaših dugoročnih planova, već vam omogućuju da svoj najbolji rad uložite u svoje najambicioznije projekte. Nudi troškovno učinkovit način da vam pomogne u ispunjavanju ciljeva i ciljeva vaše organizacije.
A PAMETAN cilj bi trebao obuhvatiti sve sljedeće:
Specifično: Ciljevi trebaju biti dobro definirani i jasno navedeni.
Mjerljiv: Trebao bi postojati konačan način mjerenja jeste li postigli ciljeve, u smislu mjerljivih mjernih podataka o uspjehu.
Ostvarljivo: Morate osigurati da cilj nije nemoguće ispuniti.
relevantno: Ciljevi bi trebali biti realni i relevantni za ciljeve vašeg projekta.
Vremensko ograničenje: Ciljevi bi trebali biti vremenski ograničeni i uključivati ciljne datume za postavljanje i završetak.
Koristite ovaj predložak za izradu plana za postizanje ciljeva projekta. Ovo je izvrstan način za bilježenje kratkoročnih i dugoročnih ciljeva, rokova, mjera uspjeha, referenci ili korištenih resursa te snaga i vještina korištenih za postizanje ciljeva projekta.
preuzimanje datoteka: Vertex42 (Besplatno, dostupno kao Excel datoteka)
3. Određivanje prioriteta tijeka rada: Predložak Eisenhowerove matrice od Someke
Konceptualizirao bivši američki predsjednik Dwight D. Eisenhower, Eisenhowerova matrica je izvrstan način da organizirati i odrediti prioritete svoje projekte. Eisenhowerova matrica, također poznata kao Hitna/važna matrica, alat je koji organizira zadatke u četiri kategorije na temelju hitnosti i važnosti. Četiri kategorije zadataka su:
- Hitni i važni zadaci su stavke koje su i hitne i važne i koje treba odmah riješiti, kao što su prioriteti, hitni slučajevi i rokovi.
- Nisu hitni, ali važni zadaci su stvari koje su važne, ali nisu prioritetne, kao što je pisanje dnevnika, aktivnosti kupovine itd.
- Hitni, ali ne važni zadaci su aktivnosti koje nisu nužno važne, ali su hitne, kao što su telefonski pozivi, SMS-ovi, e-poruke itd., na koje ćete odgovoriti kada budete imali priliku.
- Nisu hitni, niti važni zadaci uključiti zadatke koji nisu hitni ili važni jer vam neće pomoći da postignete svoje ciljeve.
Pruža okvir za planiranje redoslijeda aktivnosti, čime se osigurava da radite na pravim stvarima u pravo vrijeme. Možete analizirati prioritetne zadatke, izbjeći nepotrebne zadatke, smanjiti ometanja, a također se pripremiti za nepredviđene situacije.
preuzimanje datoteka: Someka (Besplatno, dostupno kao Excel datoteka)
4. Prioritetizacija incidenta: matrica prioriteta incidenta od Smartsheeta
Incident je remetilački događaj koji negativno utječe na postizanje ciljeva projekta. Incidenti se mogu dogoditi u bilo kojem trenutku, od dugotrajnog nestanka struje uzrokovanog prirodnom katastrofom do neispravne opreme ili softvera.
Korištenje matrice prioriteta incidenta je strukturirani pristup rukovanju incidentima uz rukovanje mnogim komponentama incidenta. Ovo je obično neprocjenjiv alat za upravljanje zahtjevima za IT uslugama.
Svaka organizacija ima različite prioritete za rizik i oporavak od katastrofe. Upotrijebite predložak za dodjelu boja prioriteta svakom zahtjevu za uslugu, ovisno o tome je li to bitni, kritični, umjereni ili manji incidenti, a zatim pratite napredak u vašoj organizaciji tijek rada.
Uz jednostavan za korištenje sustav za označavanje incidenata i strukturirana polja za pohranu relevantnih informacija—možete se usredotočiti na brža rješenja, a istovremeno jamčiti da su vaši klijenti zadovoljni.
Preuzimanje datoteka: Smartsheet (Besplatno, dostupno kao Excel predložak)
5. Određivanje prioriteta proizvoda: RICE (doseg, utjecaj, povjerenje, napor) predložak Intercom
The RIŽA model pomaže vama i vašem timu da ocijenite prioritet inicijative. Ova je metodologija izvrsna za pružanje jasnoće oko smjera značajki proizvoda, omogućujući timovima da donesu bolje odluke ranije u procesu.
Pod okvirom, Dohvatiti definira se postotkom potencijalnih kupaca koji bi mogli koristiti vaš proizvod, obično mjeren u smislu "transakcija po mjesecu" ili drugim sličnim metrikama. Sljedeći korak bio bi procijeniti udarac skupova značajki na koje djeluju vaši korisnici. Na temelju uvida koje prikupite, moći ćete odrediti prioritet jednog nad drugim. Navodi vas da investirate u značajke proizvoda koje povećavaju stope konverzije ili poboljšavaju korisničko iskustvo.
The Samouvjerenost estimator vam omogućuje definiranje sustava bodovanja povjerenja za procjenu procjena vašeg tima i određivanje neke vrste konsenzusnog rangiranja. Ovaj alat govori timu što je vjerojatno i razumno, umjesto da daje veću težinu irelevantnim ili loše definiranim mišljenjima ili idejama.
Kada je u pitanju Napor, vaš će projekt vjerojatno potrajati mjesecima za dovršetak, stoga je ključno napraviti procjene vremena i rada za svaku fazu projekta, uključujući dizajn, razvoj i testiranje. Pomaže vam da usredotočite svoju energiju kako biste izbjegli gubljenje vremena na aktivnosti male vrijednosti koje dovode do rezultata koji nisu optimalni ili jednostavno "dovoljno dobri".
Preuzimanje datoteka:Interfon (Besplatno, dostupno kao Excel datoteka)
6. Određivanje prioriteta dnevnih zadataka: predložak popisa zadataka od Smartsheeta
Kada radite na više projekata, može biti teško organizirati svoje zadatke na dnevnoj bazi. Navođenjem važnih zadataka koji vas drže na pravom putu, možete učinkovito dovršiti projekte, a istovremeno organizirati sve mandate koje su vam postavili vaši nadređeni, klijenti, kolege i drugi dionici.
Povezano: Kako optimizirati svoj popis obaveza da biste bili učinkovitiji
Ovaj predložak popisa obveza pomaže vam stvoriti prioritetni popis zadataka uključenih u vaš projekt i pratiti rokove, prekretnice i rezultate dok idete. Uvijek se možete vratiti i dodati još kako se projekt razvija—ili ukloniti ili promijeniti zadatke ako ih treba izmijeniti. Podzadatke možete kreirati i kasnije, tako da ste dobro pripremljeni ako su neki od vaših zadataka previše složeni.
Preuzimanje datoteka:Smartsheet (Besplatno, dostupno kao Excel datoteka)
Poboljšajte određivanje prioriteta i upravljanje projektima
Predlošci za određivanje prioriteta projekata pružaju jasna i sustavna sredstva za identifikaciju i odabir projekata za veću učinkovitost i djelotvornost. Oni će ubrzati proces istraživanja i razvoja svakog projekta pružajući okvirni okvir za korištenje s trenutnim učinkom.
Nadalje, također možete izbjeći rizik od pristranosti, potaknuti suradnju i osigurati odabir projekata najvišeg prioriteta za ograničene resurse. Održavanje ovih predložaka u skladu sa svim projektima zajamčeno će poboljšati produktivnost, stope uspješnosti projekta i ukupnu kvalitetu rada.
Grupni projekti mogu biti teški, pogotovo kada jedan od članova ne radi svoj dio posla. Evo nekoliko načina da grupne projekte učinite manje bolnim.
Pročitajte dalje
- Produktivnost
- Uredski predlošci
- Upravljanje projektima
- Upravljanje zadacima
Cheryl je kreatorica sadržaja i strateg s fokusom na stil života, mobilne aplikacije i digitalne medije. Pregledala je tehnološke proizvode i aplikacije za sadržaj, upotrebljivost i pristupačnost. Usko surađuje s pojedincima i tvrtkama na osmišljavanju kampanja koje povezuju brendove s kupcima koristeći odgovarajuću mješavinu riječi i vizuala.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu
