3 pristupačna savjeta za pisanje za ured

U uredu ljudi moraju razumjeti što im se saopćava, kako bi se posao obavio kako treba. Uglavnom, to je dobro napravljeno, međutim, s porastom raznolikosti na radnim mjestima, nema vremena poput sadašnjosti za podizanje razine.

Ako želite znati kako poboljšati dostupnost e-pošte, dokumentacije i drugih pisanih uredskih medija, ovdje ćemo pogledati nekoliko savjeta kako to učiniti.

Razlozi za dostupnost materijala

Ako ovo čitate, vaš razlog za poboljšanje dostupnosti pisanog materijala mogao bi biti da postane inkluzivniji i jedan je od glavnih razloga zašto ga većina tvrtki usvaja. Uključujući radni prostor privlači raznoliko zapošljavanje i podržava osoblje koje ga treba.

Dobro je poznato da kada je okruženje ispravno, ljudi sa specifičnim potrebama učenja mogu kreativno razmišljati i često se ističu. Počevši od načina na koji komunicirate je temelj za to.

Povezano: Kako upotrijebiti svoj stil učenja da povećate produktivnost

Međutim, pristupačnost je također nevjerojatno pametan poslovni potez. Samo zato što znate što mislite, ne znači da se tako prevodi. Ako svi razumiju što trebaju učiniti i ako stvari imaju smisla, to znači:

• Manje grešaka
• Poboljšano povjerenje osoblja
• Dopirete do šire publike
• Zanimljivije radno mjesto
• Štedite vrijeme kada objašnjavate stvari

Što je najvažnije, to je nevjerojatno jednostavno za napraviti, a može usput poboljšati vaš radni učinak.

1. Korištenje jednostavnog jezika

Bez obzira šaljete li e-poštu velikoj publici, pišete newsletter ili kreirate novu dokumentaciju za novi postupak na poslu, namjera je da drugi to prihvate. U tim je slučajevima potrebno koristiti jednostavan jezik.

Prvo, trebali biste izbjegavati korištenje akronima i žargona u svom tekstu. Neki ljudi možda ne znaju što znače i mogu biti prepreka za nove početnike. Oni također mogu učiniti da se zaposlenici osjećaju isključeno i oduzeti od ukupnog utjecaja vašeg rada. Umjesto toga, napišite akronime u cijelosti i odlučite se za riječi koje svi mogu razumjeti.

Kada pišete publici, dobar savjet je pisati za nekoga tko nema pojma što je vaš posao. Mnogo pisane komunikacije prekriva važne detalje i propušta potrebne korake. To se događa kada autor piše s mjesta znanja, a oni mentalno popunjavaju praznine, umjesto da ih zapisuju.

Povezano: Bilteni za buduće poduzetnike

Ako budete temeljiti i pažljivo razmotrite svaki korak, možete napisati opširnije objašnjenje i manja je vjerojatnost da će vam zaposlenici tražiti pojašnjenje. Na primjer, reći nekome što treba učiniti može biti prilično otvoreno, dok im također govorite što ne treba činiti uputu specifičnom.

Možete koristiti primjere ako se borite da nešto pojednostavite, da svom radu date i neku primjenu u stvarnom svijetu.

2. Korištenje pristupačnog fonta

Postoji razlog zašto većina web-mjesta, aplikacija i stranica društvenih medija koristi istu vrstu fonta, a to je zato što znaju da doseže širu publiku. Vaše aplikacije za e-poštu i digitalne poruke već imaju zadani font koji se lako čita, a to je obično Arial ili Calibri, te su idealni dostupni fontovi za upotrebu za svu pisanu dokumentaciju.

Tekst s malim slovima također je lakši za oko, stoga se suzdržite od upotrebe velikih slova, primjerice kada pišete naslove ili pokušavate nešto naglasiti. Umjesto toga, možete podebljano riječi koje će skrenuti pozornost osobe na to ili razbiti tekst.

Osim toga, veličina fonta može biti važna za zaposlenike koji se bore vidjeti manji tekst. Tekst veličine 12px ili više je idealan i često je standard za javne materijale. Bilo koji manji od ovoga i riskirate da ga ljudi neće moći pravilno pročitati. Naravno, mogu koristiti Zum funkcioniraju na njihovim računalima ako se radi o digitalnoj datoteci, ali ako je ispisana, to može predstavljati probleme.

Povezano: Alati za sinkronizaciju Microsoft Outlooka s Google kalendarom

Na kraju, font i pozadina trebaju biti crno-bijeli, a ako morate koristiti boju, plava je najbolja jer je ona koju većina ljudi s daltonizmom može razabrati. I ne samo to, to je jednostavna boja koja nije kontrastna.

3. Razbijanje blokova teksta

Jeste li ikada primili e-poštu ili dokument koji sadrži neprekidne blokove teksta? Ako jeste, znat ćete da to može biti odvratno, a mnogim ljudima može biti i teško čitati. Srećom, postoji nekoliko brzih i jednostavnih načina da detaljne dijelove teksta učinite pristupačnijim.

Točke s oznakama i numerirani popisi sjajni su alati za navođenje ideja, prednosti, koraka i drugih dijelova informacija. Pobrinite se da su naznake sažete i specifične, te ćete moći sažeti nekoliko odlomaka u dio koji se lako čita. Zadržava pozornost čitatelja i štedi vam vrijeme.

Povezano: Team Wiki Alati koje možete koristiti za poboljšanje produktivnosti

Drugi način za razbijanje teksta je korištenje slika. Međutim, morate biti oprezni sa slikama koje koristite. Svaka slika koju koristite trebala bi nadopunjavati tekst; ako vaša slika sadrži važne informacije koje nisu uključene u vaše pisanje, možda isključujete ili zbunjujete ljude. Slike bi također trebale koristiti jednostavne boje i izbjegavati kontrastne boje koje bi drugima moglo biti teško vidjeti.

Možda to nećete morati učiniti ako je to samo e-poruka koju šaljete, ali u tom slučaju možda vrijedi s obzirom na to može li se ta jedna e-poruka razbiti u zasebne e-poruke ako sadrži puno različitih ideja i teme. Zadržavanje jedne teme po e-poruci idealno je ako ima puno toga za proći.

Biti pristupačan pomaže svima

Svatko ima različite načine rada, a nekima će možda trebati dodatne stvari koje se ovdje ne razmatraju. Važno je dobiti povratnu informaciju i saznati što radi za ljude; što više možete poboljšati dostupnost svoje pismene komunikacije, više ćete prednosti vidjeti.

Nemojte pretjerivati; samo počnite i pokušajte. Uz ove savjete bit ćete na dobrom putu do pristupačnog radnog mjesta, a drugi će cijeniti vaš pristup svjesnosti.

4 savjeta za obavljanje profesionalne primopredaje posla

Kada napuštate posao, kako izvršiti primopredaju? Evo nekoliko brzih i jednostavnih koraka za predaju posla prije nego što započnete svoj novi posao.

Pročitajte dalje

O autoru