Što je interni Wiki i kako ga možete postaviti?

Teško je sinkronizirati znanje vaše tvrtke među svim zaposlenicima kada nemate dobar način pohranjivanja i dijeljenja informacija. To dovodi do pada produktivnosti jer zaposlenici provode više vremena tražeći odgovore umjesto da rade.

Interni wiki može vam pomoći u rješavanju ovog problema. U ovom članku ćemo vas provesti kroz proces postavljanja vašeg wikija, ali prvo:

Što je interni Wiki i koje su njegove prednosti?

Interni wiki je spremište znanja koje zaposlenicima omogućuje stvaranje, uređivanje i dijeljenje relevantnog sadržaja tvrtke i najboljih praksi. To je poput centralizirane baze podataka koja svakom zaposleniku omogućuje prenošenje informacija kako bi poboljšao kolektivno znanje vašeg tima i eliminirao suvišna pitanja.

To je vrijedna imovina koja može djelovati kao enciklopedija vaše tvrtke za očuvanje institucionalnog znanja kako vaš tim raste.

Iako je interni wiki sličan bazi znanja po tome što promiče dijeljenje informacija, glavna razlika je u tome što je to više kolaborativni alat koji svima omogućuje

podijeliti svoju stručnost (prvenstveno za internu upotrebu). S druge strane, namjenski tim obično upravlja bazom znanja i uključuje informacije za internu i vanjsku upotrebu (proizvodi i usluge).

Evo nekoliko razloga zašto biste trebali izraditi interni wiki:

• Pružanje brzog pristupa informacijama u vašoj organizaciji poboljšat će suradnju između različitih odjela ili unutar udaljenog/hibridnog radnog mjesta.
• Imati mjesto koje sadrži sve relevantne informacije povećat će brzinu učenja i produktivnost zaposlenika.
• Interni wiki može poboljšati vaš proces uključivanja. Sadrži sve relevantne informacije koje su novi zaposlenici potrebni kako bi se prilagodili svom novom okruženju i pokrenuli loptu.
• Interni wikiji također pružaju dodatnu razinu sigurnosti i pouzdanosti. Možete ih postaviti tako da budu dostupni samo članovima vaše organizacije, a to eliminira rizik od gubitka podataka na lokalnim tvrdim diskovima.
• Interni wiki alati jednostavni su za korisnika i omogućuju svakome da jasno i organizirano stvara i uređuje sadržaj koristeći oznake, hiperveze, različite boje i druge vrijedne značajke.
• Posjedovanje internog wikija može vam pomoći da izgradite inkluzivnije radno mjesto, jer potiče svakoga da stvori središnji živčani sustav vaše tvrtke.
• Interni wiki omogućuje vašim timovima da komunicirati asinkrono, smanjujući stres zbog pronalaženja sati koji se preklapaju i rizik promjene konteksta.
• Omogućuje vam da spriječite gubitak znanja kada zaposlenici odu.

Koju vrstu sadržaja možete pohraniti u svoj interni Wiki?

Iako interni wiki može sadržavati sve informacije o vašoj organizaciji, najbolje je usredotočiti se na najrelevantniji sadržaj koji je vašim timovima potreban u svakodnevnom radu, uključujući:

• Novosti i ažuriranja tvrtke
• Vodiči s uputama za interni softver
• Dokumenti o obuci i upisu
• Tehničke napomene
• Uobičajeni tijek rada
• Bilješke sa sastanka
• Politike tvrtke itd.

Odabir vašeg internog Wiki softvera

Iako svaka tvrtka ima različite potrebe i zahtjeve, postoje neke ključne značajke na koje treba obratiti pažnju pri odabiru internog wiki alata. Evo nekoliko vitalnih značajki koje treba uzeti u obzir:

• Odaberite wiki softver koji integrira popularne interne komunikacijske alate kao što su Slack, Microsoft Teams, Asana, e-poruke itd., kako bi se izbjeglo stalno prebacivanje između njih radi pristupa vitalnim informacijama.
• Jedan od glavnih ciljeva internog wikija vaše tvrtke je smanjiti vrijeme koje vaši timovi provode u potrazi za informacijama. S obzirom na to da wiki vaše tvrtke može sadržavati mnogo informacija, važno je odabrati alat s učinkovitim funkcijama pretraživanja za brzo pregledavanje datoteka.
• Interni wiki softver trebao bi omogućiti pristup i upravljanje pravima radi zaštite sadržaja od vanjskih osoba.
• Vaš wiki alat trebao bi omogućiti višestrukim korisnicima pristup i doprinos u stvarnom vremenu.
• Odaberite alat koji vam omogućuje stvaranje zasebnih radnih prostora za različite odjele. To je zato što će vaši timovi biti produktivniji kada mogu izravno pristupiti sadržaju relevantnom za njihove funkcije.
• wiki softver koji odaberete trebao bi vam omogućiti praćenje promjena i ažuriranja. Vi ili tim zadužen za održavanje wikija trebali biste znati tko unosi promjene i kada se promjene unose.

Dakle, nekoliko alata pruža gore navedene značajke, a istovremeno su jednostavni za korištenje, od kojih je jedan Tettra.

Najbolji primjeri iz prakse za izradu internog Wiki-ja Tettra

Bitno je da imate plan korak po korak za izgradnju vašeg internog wikija prije uključivanja timova. Evo nekoliko koraka koje možete slijediti:

1. Strukturirajte svoje podatke

Nakon što odaberete svoj wiki softver, možete podijeliti svoj sadržaj u glavne kategorije radi bolje organizacije. Na primjer:

• A Društvo odjeljak u koji ćete dodati informacije o cijeloj tvrtki kao što su ažuriranja i vijesti o tvrtki.
• Napravite HR odjeljak za politike tvrtke, nagrade i beneficije zaposlenika, pravila o praznicima.
• Također možete postaviti a Odjeli kategorija u kojoj različiti odjeli u vašoj organizaciji mogu brzo pristupiti relevantnim informacijama.
• Još jedna zgodna kategorija može biti Trening, za vaše upute i druge materijale za obuku.

Možete kreirati više kategorija ovisno o potrebama vaše tvrtke. Ovdje je cilj bolje organizirati svoj sadržaj tako da svi znaju gdje mogu pronaći određene informacije.

2. Uvoz ili stvaranje sadržaja

Nakon što ste stvorili jasnu i organiziranu strukturu za wiki vaše tvrtke, sada možete uvesti postojeći sadržaj, ako ga imate, ili stvoriti novi sadržaj u svojim wiki kategorijama.

Izvrsno mjesto za početak bilo bi stvaranje a Početak rada kategoriju uključiti svoju Interni Wiki vodič. Možete koristiti ovaj vodič da objasnite kako će ovaj projekt biti od pomoći u vašoj organizaciji i najbolje prakse o tome kako ga iskoristiti.

3. Postavite integracije

Postavite integracije kako biste osigurali da možete koristiti svoje postojeće interne alate za dodavanje/ažuriranje sadržaja na svom internom wikiju. Na taj ćete način lako doprinijeti sadržaju koji bi inače trajao predugo ili jednostavno stvoriti bolje cjelokupno iskustvo za korisnike.

To uključuje povezivanje vaše aplikacije za chat, tako da korisnici mogu razmišljati o idejama, objaviti ih u Tettri kako bi ih drugi mogli vidjeti, pa čak i otvoriti stavku zadatka tamo ako je potrebno. To će pomoći u povećanju usvajanja internog wikija čineći ga sastavnim dijelom svačijeg svakodnevnog tijeka rada.

4. Konfigurirajte prava i dopuštenja pristupa

Konfiguriranje prava pristupa i dopuštenja omogućuje vam da odredite tko ima pristup kojem sadržaju. To je važno jer možete dodati sadržaj koji je relevantan samo za određeni tim u vašoj organizaciji. Ili možda želite ograničiti pristup određenim dokumentima. To možete učiniti u Tettri ispod Postavke tima.

5. Pokrenite svoj Wiki

Sada je vrijeme da upalite svjetla i natjerate sve da koriste vaš interni wiki. Da biste to učinili, možete slati e-poruke članovima tima izravno putem postavki u Tettri. Nakon što to učinite, svakako ih potaknite da pročitaju wiki vodič koji ste dodali u kategoriju Početak rada.

Pojačajte suradnju svog tima postavljanjem Wiki vaše tvrtke

Postavljanje internog wikija izvrstan je način za pohranu i dijeljenje informacija. Mnoge tvrtke to nemaju, ali može biti od pomoći na mnogo načina.

Omogućuje bolju suradnju između timova i odjela te više mogućnosti da zaposlenici uče jedni od drugih. Koristite ove savjete kao temelj za stvaranje wikija svoje tvrtke.

Kako koristiti Wiki alat u Microsoftovim timovima

Microsoft Teams ima interni Wiki alat koji vam omogućuje neprimjetno upravljanje i prikupljanje informacija. Evo kako ga koristiti!

Pročitajte dalje

O autoru