Vodič za Google Dokumente koji vam trebaju za sve vaše poslovne dokumente

Oglas

Imate mnogo alata za izradu i dijeljenje dokumenata. Tvorci izvješća, uređivači dokumenata i e-adrese igraju ulogu u vašim svakodnevnim zadaćama.

Ali jeste li ikada ozbiljno smatrali Google dokumente?

Googleov vlastiti paket produktivnosti ureda sadrži značajke koje vam mogu pomoći u stvaranju, uređivanju i dijeljenju dokumenata brzo i jednostavno. Gdje god bili i bez obzira na posao, Google dokumenti mogu vam uštedjeti vrijeme 10 savjeta za Google Dokumente koji vam trebaju nekoliko sekundi i štede vam vrijemeSaznajte neke tajne koje će povećati produktivnost Google Dokumenata uz pomoć ovih brzih i jednostavnih savjeta. Čitaj više - i ne treba trošiti kocku.

Pogledajmo korisne značajke Google dokumenata koje mogu raditi za vas i vaš tim.

Koristite Google dokumente za poslovnu suradnju

Kad radite u timskom okruženju, suradnja je ključna. Google Dokumenti imaju upravo ugrađene alate koji olakšavaju suradnju na bilo kojem dokumentu.

Dijeljenje osnovnog dokumenta

Ako želite dijeliti dokument sa svojim suradnikom ili timom, Google dokumenti to čine jednostavnim putem s dvije različite metode.

Dijelite s Google diska. Samo kliknite gumb Udio gumb u gornjem desnom kutu za početak. Ako niste imenovali svoj dokument, vidjet ćete upit za to prije dijeljenja.

Zatim možete unijeti imena iz Google kontakata ili njihovih adresa e-pošte da biste im izravno poslali dokument. Ali, prije nego što ga pošaljete, trebali biste odabrati povlastice klikom na Uređivanje datoteka dugme. Izbori za dijeljenje omogućit će drugima da uređuju, komentiraju ili pregledavaju vaš dokument. Kada završite, kliknite Sastavljeno.

Podijelite s vezom. Ako biste radije podijelili vezu sa svojim dokumentom, kliknite Nabavite dijelivu vezu u skočnom prozoru umjesto da unesete svoje kontakte. Tada ćete vidjeti slične mogućnosti za omogućavanje drugima da uređuju, komentiraju ili pregledavaju dokument. Zatim samo kopirajte vezu i stavite je u poruku ili prozor za chat gdje želite dijeliti.

Napredne postavke dijeljenja

Imate više mogućnosti kada imate dokument s osjetljivim podacima ili onaj kojem želite stvarno ograničiti pristup.

U skočnom prozoru dijeljenja kliknite Napredna u donjem desnom kutu.

Tada možete ograničiti uređivače dokumenta da mijenjaju pristup ili pozivaju druge. Također možete spriječiti komentatore i gledatelje da ispisuju, kopiraju ili preuzmu svoj dokument. Uz to možete promijeniti pristup koji ste postavili izvorno.

Ako odlučite dijeliti svoj dokument putem e-pošte, to možete učiniti iz ovog prozora, kliknite Saznajte više ako imate pitanja ili jednostavno pogodite Sastavljeno kada završite.

Značajke komentara

Komentari su pravo gorivo za suradnju. Možete koristiti komentare za dodavanje bilješki na određene dijelove, slike ili riječi u dokumentu. Ovo je korisno za bolje uređivanje jer možete imati stvarnu raspravu o sadržaju prije nego što napravite promjene.

Da biste dodali komentar, odaberite dio, sliku ili riječ na koju se komentar odnosi. Zatim kliknite ili plus gumb koji se pojavljuje sa strane dokumenta ili komentari gumb na vrhu. Upišite svoju bilješku i pritisnite Komentar dugme.

Nakon što dodate komentar, ona ostaje na strani dokumenta kao neriješena. Ovo je prikladno jer kad donesete odluku o stavci, možete kliknuti na Odlučnost gumba i komentar će nestati sa zaslona.

Ako želite vidjeti riješene komentare ili ih ponovo otvoriti, jednostavno kliknite gumb komentari gumb na vrhu. Svi komentari koje ponovno otvorite prikazat će ove radnje i na zaslonu dokumenta i u odjeljku Komentari.

Dodatne radnje komentara omogućuju vam uređivanje, brisanje ili dobivanje izravne veze na bilješku. I, kada kliknete na komentari gumb odozgo imate mogućnost primanja obavijesti putem e-pošte. Možete dobiti obavijest za svaki komentar ili samo one koji vas uključuju. Upozorenja su velika ušteda vremena jer ne morate brinuti da ćete propustiti.

Povijest verzije

Verzija dokumenata potrebna je značajka za dijeljenje i suradnju na dokumentu u stvarnom vremenu. To je posebno važno kada tim ima mogućnost uređivanja dokumenta.

Klik Datoteka> Povijest verzija s izbornika. Tada možete imenovati trenutnu verziju odvojeno od glavnog dokumenta dokumenta ili jednostavno pregledati povijest verzija.

Ako odaberete Pogledajte povijest verzijaotvorit će se bočna traka i prikazati povijest dokumenta. Možete kliknuti gumb da biste prikazali samo imenovane verzije ili ih pregledali sve. Za neimenovanu verziju možete kliknuti na više (troturna) ikona da biste je dodali ako želite.

Za svaku verziju na popisu vidjet ćete datum i vrijeme uređivanja. Možete kliknuti na jednu da biste pogledali verziju koja vam nudi mogućnost vraćanja na vrhu. Verzije s imenima vrlo su korisne za dugačke dokumente ili za one s mnogim suradnicima.

Koristite korisne predloške Google dokumenata

Jedan od najboljih načina da se napreduje u stvaranju poslovnog dokumenta je uporaba predloška. Srećom, Google Dokumenti imaju mnogo ugrađenih predložaka koje možete koristiti. Osim toga, možete pronađite još više predložaka Google Doc 24 predloška Google dokumenata koji će vam olakšati životOve šablone Google Dokumenata koje štede vrijeme pomoći će vam da završite svoje dokumente, a ne da se trudite da ih sastavite. Čitaj više iz vanjskih izvora. Evo nekoliko načina pomoću kojih možete stvoriti dobro oblikovane i profesionalne poslovne dokumente.

Ugrađeni predlošci

Da biste pogledali sve ugrađene predloške Google Dokumenata, samo kliknite strelice na vrhu pored Galerija predložaka nakon što se prijavite. Tada možete vidjeti one za posao poput prijedloga i bilješki za sastanke, one specifične za vašu industriju kao što su prodaja ili ljudski resursi i one za poslovna pisma i životopise.

Odaberite bilo koju od predložaka i ona će se otvoriti u prozoru za uređivanje. Tada samo zamijenite tekst predloška s vlastitim i vi ste postavljeni.

Dodatni predlošci

Ako ne vidite predložak ugrađen u Google dokumente koji odgovara onome što trebate, možete provjeriti vanjske mogućnosti. Evo samo nekoliko za početak.

Predložak ovog poslovnog plana zajedno s tablicom sadržaja o tome što biste trebali uključiti je uredan i čist. Ako vam je potrebna dodatna pomoć, slijedite ove korake do stvorite vlastiti poslovni plan Kako napisati poslovni planHoćete li pokrenuti vlastiti posao? Započnite s planom! Slijedite naš poslovni plan ili koristite jedan od predložaka koje smo sastavili. Čitaj više .

Kada vam je potrebno formalno pismo o raskidu, ovaj je predložak koristan. Na vrhu sadrži mjesto za logotip vaše tvrtke i korisne upute za detalje koje biste trebali uključiti.

Ako tražite jednostavan dnevni red sastanka s formatiranjem tablice, ovaj je savršen. Uključuje i mjesta za predmete koje bi vaši sudionici trebali pročitati ili donijeti, što je korisno.

Dodajte poslovne dokumente Google Dokumenata

Ako niste upoznati s dodacima Google Docs, ovo su alati slični proširenjima preglednika koje možete dodati u aplikaciju. Oni se kreću u rasponu od poslovanja do produktivnosti do komunalnih usluga. Da biste pristupili trgovini dodataka, otvorite dokument Google Dokumenata i kliknite Add-Ons s gornjeg izbornika, a zatim Nabavite dodatke.

Evo nekoliko dodataka koji bi mogli biti idealni za vaše poslovne zadatke:

Za dijagrami tijeka, dijagrami procesa i slični vizualni prikazi Lucidchart je alternativa Visio koju ste čekaliMožda ranije niste čuli za Lucidchart, ali kladim se da ste čuli za Microsoft Visio. Čitaj više , Lucidchart Diagrams je sjajan alat. A ako već koristite internetsku aplikaciju, samo se prijavite i pristupite svojim dijagramima izravno iz Google Dokumenata. Ili stvorite besplatni račun da biste ga isprobali.

HelloSign [Više nije dostupno]

Ako radite s ugovorima, sporazumima i drugim dokumentima koji zahtijevaju potpis, pogledajte HelloSign. Prijavite se za besplatni račun da biste ga isprobali s tri dokumenta mjesečno, a zatim provjerite plaćenu verziju za neograničen broj potpisa.

Kada stvarate dokumente koji sadrže nedosljednosti, to može biti loše za poslovanje. Provjera dosljednosti dodatak je koji će skenirati vaš dokument i provjeriti ima li stavki poput crtica, kratica i inačica pravopisa.

Jeste li vi mapa uma Pretvorite mozak u mapu uma za maksimalan uvidSnimanje vašeg mozga u mapu uma moglo bi vam pomoći da steknete dublje uvide. I lako je. Pokazujemo vam kako kombinirati obje strategije za istraživanje, planiranje i inoviranje. Čitaj više ? Ako je tako, onda je MindMeister alat za vas. Iako zasigurno možete koristiti dodatak poput Lucidchart dijagrama za svoje umne mape, MindMeister to olakšava. Samo odaberite tekst u svom dokumentu, otvorite dodatak i umna karta će se stvoriti za vas i automatski umetnuti u vaš dokument.

Bkper [Više nije dostupno]

Za stvaranje i ažuriranje financijskih podataka iz svojih knjiga Bkper je sjajan alat. Na web stranici Bkper lako možete dodati novu knjigu kao što je glavna knjiga, knjiga knjiga ili izvještaj o troškovima. Zatim dodajte detalje u dokument na Google dokumentima.

Ostali korisni dodaci

• Spajanje mailova: Spajanje dokumenata u e-poštu i pisma
• Supermetrics: Umetnite poslovne metrike u dokument

Koristite li Google dokumente za poslovanje?

Kao što vidite, Google dokumenti imaju ugrađene značajke zajedno s alatima koje možete dobiti za izradu korisno za poslovne dokumente 10 Predloga za uštedu vremena u ureduPostoje li dokumenti koje pišete iznova i iznova? Bilo da se radi o dnevnim sastancima, računima ili izvještajima o statusu, predlošci bi vam mogli olakšati posao. Sastavili smo 10 ideja predloška kako bismo uštedjeli vrijeme. Čitaj više . Na sljedećem poslovnom dokumentu možete lako stvoriti, urediti, dijeliti i surađivati.

Koristite li već Google dokumente za poslovanje? Ako je tako, imate li alate, savjete ili trikove koji će ga učiniti još korisnijim u poslovnom svijetu? Podijelite svoja razmišljanja u nastavku!