4 savjeta za obavljanje profesionalne primopredaje posla

Dakle, ponuđen vam je novi posao i uzbuđeni ste što ćete početi. Međutim, prije nego što to možete učiniti, morate završiti na svom trenutnom poslu i nakon predaje pismo ostavke, to uključuje dovršenje primopredaje za osobu koja će u konačnici zamijeniti vas.

Za učinkovitu primopredaju potrebna je velika organizacija i razumijevanje onoga što će vaši kolege morati znati. Pogledajmo kako možete olakšati ovaj proces svima koji su uključeni, tako da se možete usredotočiti na početak svog novog pothvata.

Napravite kontrolni popis za primopredaju

Između izlaznih intervjua i oproštaja, lako je izgubiti pojam o svemu što trebate učiniti prije nego što napustite posao. Iz tog razloga dobra je praksa da imate čvrstu kontrolnu listu za primopredaju koja vas drži odgovornim.

Kontrolni popis trebao bi uključivati ​​sve što nova osoba u vašoj ulozi i vaš menadžer trebaju znati, tako da biste trebali početi prikupljati ove podatke što je prije moguće:

• Vaše svakodnevne obaveze
• Informacije o specifičnom softveru i procesima
instagram viewer
• Važni dokumenti
• Sve liste klijenata koje je potrebno predati
• Ključni kontakti unutar i izvan tvrtke
• Ključne informacije o osoblju (ako ste menadžer)
• Svi projekti koje je potrebno dovršiti ili delegirati
• Tko treba primiti primopredaju i sve potrebne informacije

Povezano: Kako Padlet može olakšati planiranje i suradnju

Možete izraditi kontrolni popis pomoću predložaka u Wordu ili Excelu ili se možete odlučiti za aplikacije kao što su Todoist i Padlet za izradu zasebnog popisa obaveza. Važno je da imate negdje zapisane sve informacije na koje se možete pouzdano pozvati kada zatreba.

Imati jasnu vremensku traku

Uobičajeni rok za ostavku je oko 4 tjedna i to trebate imati na umu kada planirate primopredaju. Ovisno o prirodi vašeg trenutnog posla, trebali biste očekivati ​​da ćete postupno smanjivati ​​opterećenje dok radite prema svom posljednjem danu.

Padlet ima izvrstan predložak vremenske trake koji možete koristiti, ako vam je potrebno nešto vizualno, i omogućuje vam da iscrtate svoj otkazni rok. Početni prioriteti trebali bi biti obavještavanje relevantnih osoba o vašem odlasku (kao što su klijenti, kolege i vanjski kontakti), identificiranje projekata koje možete delegirati i komuniciranje sa svojim upraviteljem o svim postupcima koji trebaju biti slijedio.

Povezano: Popis zadataka aplikacija za određivanje prioriteta i upravljanje zadacima

Cilj je prvo se pozabaviti najhitnijim i najzahtjevnijim zadacima, kako ne biste požurivali stvari u posljednjem tjednu. Nasuprot tome, kraj vaše vremenske trake trebao bi ugroziti uglavnom administrativne zadatke i nekoliko manjih labavih zadataka koje je potrebno povezati.

Napišite izvješće o profesionalnoj primopredaji

Iako ćete vjerojatno imati sastanak o primopredaji sa svojim upraviteljem, dobra je praksa napisati izvješće o primopredaji kako biste osigurali nesmetan prijelaz. Dokument mora biti razumljiv, konkretan, sažet i čitan kao priručnik s uputama koji teče.

Microsoft Word je sjajno mjesto za početak jer je dostupan na svim platformama i neprimjetno se integrira s drugim aplikacijama. Word nudi mnoštvo predložaka kojima možete pristupiti iz Dom stranicu, klikom Više predložaka iznad trake za pretraživanje ili možete početi od a Prazan dokument. Alternativno, možete otići na View > Outline organizirati svoje izvješće u odjeljke.

Koji god pristup koristite, trebao bi biti podijeljen u različite odjeljke s jasnim naslovima, čija struktura može izgledati otprilike ovako:

1. Koja je vaša uloga i kome ste odgovorni.
2. Ciljevi tvrtke, očekivanja od uloge i postupci povezani s njima.
3. Popis korisnih kontakata.
4. Kako koristiti relevantni softver i podatke za prijavu.
5. Pregled vaših tjednih, mjesečnih i tromjesečnih obaveza.
6. Pregled vaših tekućih projekata ili poslova klijenata, uključujući rokove.

Povezano: Alternative za Microsoft Word koje vrijedi isprobati

Ako ste menadžer, također ćete morati imati poseban odjeljak za kontinuirani razvoj vašeg tima i posao u koji su uključeni. Također možete uputiti čitatelja na mjesto gdje čuvate svoju evidenciju osoblja.

Također možete umetnuti hiperveze unutar tijela vašeg teksta za povezivanje na važne, relevantne dokumente kao što je kopija opisa vašeg posla, proračunske tablice s pojedinostima o projektima u tijeku i korisna tvrtka procesa. To vam štedi vrijeme prilikom pisanja primopredaje i jamči da čitatelj zna gdje pronaći stvari. Uraditi ovo:

1. Idite na Umetnuti tab.
2. Klik Linkovi.
3. Odaberi Linkovi iz padajućeg izbornika.
4. Odaberite datoteku na koju želite povezati.

Ili možete držati Ctrl + K da dodate hiperveze, a to će prikazati vaše mape.

Vezanje labavih krajeva

Bez obzira na to koliko planirate, uvijek će postojati neki labavi krajevi koje je potrebno dovršiti prije nego što krenete dalje. Nešto od toga možda će zahtijevati delegiranje, stoga biste trebali biti spremni o tome komunicirati sa svojim menadžerom i kolegama.

Softver za upravljanje projektima poput Asana može učiniti ovaj dio brzim i lakim, ali može biti jednako učinkovit uz korištenje e-pošte ili komunikacijskih alata kao što su Zatišje i Microsoftovi timovi. Baš kao i vaš dokument o primopredaji, prelazak preko dijelova posla trebao bi biti lako razumljiv primatelju.

Povezano: Asana vs. Ponedjeljak: Odaberite savršeni alat za upravljanje projektima

Obavezno pošaljite poruku relevantnim stranama o tome kome se obratiti u vašoj odsutnosti iu slučaju da postoje bilo kakvih kašnjenja s zatvaranjem vaših računa, omogućite automatske odgovore na vašu radnu e-poštu s ovim informacijama uključeno.

Sve vaše baze pokrivene

Sada kada imate svoj dokument o primopredaji i jasan pregled kako će izgledati vaš otkazni rok, spremni ste za početak pripreme za svoj posljednji dan. Organizirani i učinkovit proces primopredaje pružit će vam mir dok prelazite na novi posao, a vaši će vam kolege biti zahvalni.

Sasvim je normalno osjećati se preopterećeno cijelom operacijom, stoga odvojite vrijeme. Jednako je vaša odgovornost za primopredaju, kao što je i odgovornost tvrtke da prikupi potrebne informacije, pa ako mislite da ste nešto zaboravili, obratite se drugima za uvid.

Kada su sve vaše baze pokrivene, možete se radovati sljedećem poglavlju u svojoj karijeri i osjećati se dobro zbog onoga što ste ostavili iza sebe.

10 crvenih zastavica klijenata kojih bi svaki freelancer trebao biti svjestan

Svi imamo klijente koji nam ne odgovaraju. Evo nekoliko crvenih zastavica na koje treba obratiti pažnju kada radite s novim klijentima.

Pročitajte dalje

O autoru