Kako brzo vratiti odgođeni projekt na pravi put

Svaki projekt počinje s dobrim namjerama i najboljim naporima, ali mnogi od njih skrenu s puta s niskim angažmanom i promaše prekretnice. No, nema potrebe za razočaranjem, jer neke korektivne radnje mogu brzo vratiti vaš odgođeni projekt na pravi put.

Evo nekoliko učinkovitih tehnika oporavka projekta kojima biste trebali pokušati pomaknuti stvari u pravom smjeru.

1. Pozovite na sastanak tima

Vaš tim se možda susreo na brojnim virtualni timski sastanci za ovaj projekt. Međutim, kada znate da ćete propustiti rok, obavezno je da svi još jednom sjednu zajedno. Ovaj sastanak tima trebao bi razviti novu strategiju o tome što učiniti sljedeće.

Uzmite u obzir rezultate projekta, proračun i vrijeme (preostalo ili dodatno) koje imate za dovršetak projekta. Provjerite utjecaj vašeg kašnjenja na svaki od ovih aspekata. Saznajte što tim može isporučiti, a da izvorni proračun i rok budu isti.

Osim ovih, pogledajte koliko će vremena trebati za završetak projekta. Zatim razgovarajte sa svojim klijentom o odabiru bilo koje od gore navedenih opcija.

2. Saznajte razlog kašnjenja

Osim odabira održivih opcija za svoje klijente, koristite sastanak kako biste utvrdili problem projekta. Samo ako znate razlog kašnjenja projekta, možete poduzeti korake za rješavanje problema.

Mogu postojati različiti razlozi za kašnjenje projekta, uključujući nedostatak proračuna, nedostatak resursa, promjenu organizacijskih prioriteta, smanjenje opsega, neučinkovitost tima itd. Saznajte tko je odgovoran za kašnjenje i kako je to utjecalo na projekt. Također, zaključite kako možete riješiti problem u najkraćem mogućem roku.

3. Postavite novi, ali realističan rok

Ako ste propustili izvorni rok, vrijeme je da krenete dalje i umjesto toga postavite novi. Prođite kroz izvorni raspored kako biste utvrdili koliko je zadataka projekta još na čekanju. Postavite izazovne, ali izvedive prekretnice za svaki od preostalih zadataka i pronađite novi rok za projekt.

Vaš cilj je isporučiti projekt u novom roku. Stoga razmislite o kapacitetu, resursima i dostupnosti svog tima prije postavljanja novog roka.

4. Ponovno razmotrite opseg projekta

Ako je nerealan opseg projekta doveo do odgode vašeg projekta, razmislite o reviziji nacrta tako da se može postići u kratkom vremenu. Raspravite o opsegu s klijentom ili dionicima i provjerite koja područja projekata možete ukloniti.

Nikada nemojte dopustiti da se opseg dosega dogodi kada zapravo tražite smanjenje opsega. Promjena opsega će otežati završetak projekta. Možda će također trebati premjestiti fokus vašeg tima na potpuno novi smjer.

5. Podijelite na male zadatke i odredite prioritete

Nakon što od klijenta dobijete priznanje o revidiranom opsegu projekta, počnite raditi na njemu. Prije svega, podijelite preostali posao na male dijelove zadataka. Zatim locirajte postoje li ovisnosti među zadacima. Ako da, razmislite o njima prije nego što odredite prioritete zadaća.

Zamolite tim da prvo radi na prioritetnim zadacima. Ponekad vas klijent može zamoliti da prvo isporučite dio ili dio projekta tijekom kašnjenja projekta. U takvim slučajevima taj segment stavite u prioritet.

Povezano: Najbolje tehnike za freelancere da besplatno određuju prioritete zadataka

6. Ponovo potvrdite ili ponovno dodijelite odgovornosti

Morate surađivati ​​s cijelim timom kako biste odredili njihove uloge za preostali opseg projekta ili zadatke. Pregledajte obavljene zadatke kako biste identificirali bilo kakve sukobe ili neučinkovitosti u dosadašnjem radu na ovom projektu. Možda će biti potrebno ponovno potvrditi ili preraspodijeliti zadatke na temelju prethodne izvedbe.

Tijekom preraspodjele zadataka riješite sve nedoumice u vezi s izvornim planom. Pobrinite se da novododijeljena osoba ima vještine potrebne za obavljanje ovog zadatka i da nema drugih prioriteta.

7. Usredotočite se na komunikaciju u stvarnom vremenu

Nema više prostora za odgode u projektu koji je već skrenuo s kolosijeka. Ponekad ključne odluke ostaju na čekanju zbog odgođenog odgovora. Stoga vaš tim ne bi trebao gubiti vrijeme u asinkronoj komunikaciji u kojoj ne znaju kada će dobiti bilo kakav odgovor.

Povezano: Savjeti i alati za komunikaciju s klijentima i timovima u stvarnom vremenu

U odgođenim projektima, stavite naglasak na sinkroniziranu komunikaciju poput instant chata. Kolege također mogu sudjelovati u audio ili video pozivima kako bi razjasnili sve nedoumice ili postavili važno pitanje. Što god radili, nikada se u takvim situacijama nemojte oslanjati na odgođene načine komunikacije poput e-pošte.

8. Pomno pratite i upravljajte zadacima

Ne biste željeli dvaput odgoditi na jednom projektu. Kako bi se to izbjeglo, važno je upravljati zadacima i pratiti njihov napredak na dnevnoj bazi. Učinite praćenje izvedbe dijelom vaše svakodnevne rutine uz dinamiku aplikacije za upravljanje projektima gdje članovi mogu provjeriti napredak zadatka i projekta.

Praćenje postignuća nije dovoljno, potrebno ih je usporediti s predviđenim postignućima. Kada primijetite da netko zaostaje, odmah ga kontaktirajte kako biste otkrili problem i riješili ga što je prije moguće.

9. Imajte pripremljen plan upravljanja rizicima

Revidirani nacrt za odgođeni projekt često uključuje dodatno radno opterećenje, nove resurse i strogi raspored. Iako postoji velika vjerojatnost da uspješno dovršite projekt, to također uključuje i određeni rizik. Stoga morate pripremiti plan upravljanja rizicima.

Za to identificirajte čimbenike rizika. Također biste ih trebali analizirati kako biste razvili plan za ublažavanje njihovih negativnih učinaka. Potrudite se da smanjite mogućnost pojave tih čimbenika rizika. Obavijestite cijeli tim o planu upravljanja rizicima i stalno ga ažurirajte kako projekt napreduje.

10. Uložite dodatni napor

Nepotrebno je reći da morate uložiti dodatni napor u brzu isporuku odgođenog projekta. To bi također moglo značiti prekovremeni rad za mnoge članove tima. Ovisno o opsegu projekta, vrijeme će varirati. Međutim, to može demotivirati momčad ako produžeci postanu opsežni.

Iz tog razloga, menadžeri bi svojim suigračima trebali ponuditi jasnu ideju o tome koliko će se produžeci nastaviti. Ako netko ne može dati više vremena odgođenom projektu, morate povjeriti njegov zadatak.

Učinkoviti savjeti za odgođene projekte

Nije neuobičajeno da projekt izgubi fokus. Kada se to dogodi, potrebno je identificirati i prepoznati bolne točke projekta.

Da biste vratili projekt na pravi put, slijedite gore navedene savjete. Također možete koristiti aplikacije za upravljanje projektima za uspješan i pravovremeni završetak projekta.

11 najboljih značajki MeisterTaska za agilno upravljanje projektima

Želite li implementirati agile—dinamičku metodu upravljanja projektima koja povećava produktivnost? MeisterTask vam može pomoći.

Pročitajte dalje

O autoru