8 značajki radnog mjesta od Facebooka za zajedničko upravljanje projektima

Upravljanje komunikacijama i sadržajem projekta izazovan je zadatak. Bez zajedničkog izvora podataka, to je ogroman zadatak. Workplace iz Facebooka ima rješenje za ovo! Bez obzira na veličinu vašeg posla ili projekta, idealan je alat za upravljanje raznim zadacima i sadržajem projekata.

Štoviše, članovi vašeg tima već su upoznati s njegovim korisničkim sučeljem (UI), budući da je vrlo slično Facebook platformi. Čitajte dalje kako biste saznali kako može postati elektrana za upravljanje projektima.

1. Stvorite namjensku grupu za svaki projekt

Upravljanje više projekata u isto vrijeme može biti užurbano i zbunjujuće. Preskočite zabunu s posebnom značajkom grupe Workplace. U ovoj platformi možete stvoriti zasebne grupe za svaki projekt kako biste razdvojili zadatke.

Grupe koje stvorite ostaju tajne, jer samo članovi grupe imaju dopuštenje za doprinos. Možete dodati koliko god želite grupa i dodati bilo koji broj članova u grupu.

Ako radite u suradnji s drugom organizacijom, dobro će vam doći grupa s više tvrtki. Grupa s više tvrtki u

Radno mjesto omogućuje vam da jednako učinkovito radite s ljudima izvan vaše tvrtke.

2. Dijelite datoteke sa suigračima

Bilo da radite na daljinu ili radite iz istog uredskog prostora, morate dijeliti datoteke sa svojim kolegama putem internetskih kanala. Kao i svaki drugi učinkovit uredski paket, Workplace vam omogućuje dijeljenje datoteka sa svojim suigračima bez napora.

Možete dodati datoteke iz svog lokalnog sustava u grupu. Alternativno, također možete koristiti integracije dijeljenja datoteka koje je odobrio administrator sustava organizacije. Administratori grupe mogu dodati odobrene integracije grupi kako bi je koristili njeni članovi.

Provjerite karticu Integracije da biste pronašli alate za dijeljenje datoteka. Trenutno podržava aplikacije za dijeljenje datoteka kao što su Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint itd.

3. Suradnički rad na datotekama i povratnim informacijama

Koristeći značajku bilješki ovog paketa radnog prostora, vaš tim može dijeliti povratne informacije o različitim datotekama koje se dijele u grupi. Na taj način praćenje komentara i povratnih informacija postaje lakše nego ikad.

Štoviše, sve datoteke koje se dijele s članovima grupe dostupne su na kartici Datoteke. Dakle, ne morate se pomicati kroz feed da biste pronašli datoteku koja vam je potrebna.

Ovaj vam paket također omogućuje stvaranje otvorene grupe za povratne informacije. Ovdje drugi članovi tima također mogu dati povratne informacije. Dijeljenjem više o projektu, poput stila dokumentacije, dizajna, ciljane publike itd., možete dobiti više povratnih informacija od drugih i dobiti nove perspektive.

4. Praćenje napretka projekta i zadatka

Praćenje napretka projekta jednostavno je na radnom mjestu. Stavljanjem tjednih ažuriranja o napretku, preferencijama i svim drugim iznimnim problemima u grupi, suigrači mogu jedni druge informirati o svojim zadacima.

U slučaju da netko mora podijeliti duga izvješća ili rezultate istraživanja, može koristiti značajku Note ove platforme. Da biste pratili zadatke koje treba obaviti, možete dijeliti stavke radnji u grupi koje ovlaštenik može označiti dovršenim kada je gotov.

Možete koristiti značajku spominjanja da biste dodijelili zadatak članu tima. Možete čak integrirati Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly itd. aplikacije za bolje upravljanje zadacima i produktivnost kroz Workplace.

Povezano: Besplatne Zapier alternative za smanjenje radnog opterećenja i povećanje produktivnosti

5. Sigurno i zajedničko pohranjivanje datoteka

Kartica Datoteke u grupama Workplace organizira sve projektne datoteke na jednom mjestu. Možete uštedjeti vrijeme dopuštajući Workplaceu da upravlja vašim projektnim resursima kao što su slike, PDF-ovi, Excel listovi itd. Ako koristite Workplace, ne morate pratiti članove tima koji dijele osjetljive dokumente povezane s projektom putem različitih platformi, dovodeći povjerljive podatke u opasnost.

Vaš tim može prenijeti datoteke u grupu putem nekoliko kanala kao što su postovi, chat, teme, učenje, mediji itd. No, sve datoteke idu ravno u karticu Datoteke. Odavde možete jednostavno upravljati pristupom datoteci, kontrolom verzija i izbrisati datoteku ako nije potrebna.

Važno je znati da možete prenijeti samo do 50 MB datoteka putem bilo kojeg drugog kanala osim Workplace Chata. Iz Chata na radnom mjestu možete prenijeti datoteke veličine do 75 MB. Ograničenje veličine datoteke pomaže timu da ostane produktivan dijeleći male datoteke bez napora bez ikakvih problema s propusnošću brzine prijenosa.

Ovo može izgledati kao nisko ograničenje za prijenos datoteka. Međutim, Workplace podržava prijenos velikih video datoteka do 4 GB. Dakle, kad god trebate izraditi video vodič za odjeljak Knjižnica učenja ili znanja, uvijek možete prenijeti dugačke HD videozapise.

6. Razmjena poruka u stvarnom vremenu putem chata na radnom mjestu

Kada tim radi na projektu s udaljenih lokacija, ne postoji alternativa komunikaciji u stvarnom vremenu. Međutim, nije uvijek moguće povezati se putem audio ili video poziva dok radite od kuće. Zato morate imati opciju instant chata u svom radnom prostoru za suradnju.

Workplace također nudi ovu značajku svojim korisnicima putem aplikacije Workplace Chat. Preuzmite ga na svoj Android ili iOS telefon i ostanite u kontaktu u pokretu. Upotrijebite ga da odmah dobijete odgovor na važan upit. Grupe s 250 ili manje članova mogu koristiti ovu opciju.

7. Audio ili video poziv za besprijekornu komunikaciju

Za udaljeni ili hibridni tim, suradnički rad je nemoguć bez audio/video poziva. Ako koristite Workplace From Facebook za upravljanje projektima, ne morate koristiti nikakvu dodatnu aplikaciju u ove svrhe. Upućivanje poziva svom suigraču udaljen je samo jedan klik uz Workplace.

Do 50 članova tima može se pridružiti audio ili videosastanku putem Workplacea iz Facebookove značajke sastanka. Ovu mogućnost možete koristiti za tjedne sastanke tima ili grupne rasprave.

Također možete sudjelovati u brzim razgovorima jedan na jedan s članovima grupe. Dostupna je i integracija aplikacija za virtualno pozivanje kao što su Zoom, BlueJeans i Cisco Webex Meetings.

8. Značajka pričvršćivanja za brzu referencu

Također možete prikvačiti objavu ili sadržaj na stranicu grupe, slično kao na Facebook stranici ili grupi. U svakoj grupi postoje vitalne projektne upute, ciljevi, rokovi i resursi. Pričvršćivanje sadržaja osigurava da članovi tima bez napora pronađu sadržaj potreban za rad na projektu.

Ako želite, možete bez problema prikvačiti više postova. Također možete odlučiti koji bi prikvačeni post trebao ostati iznad ostalih. Zapamtite da samo administrator grupe može prikvačiti objavu u grupi na radnom mjestu.

Upravljanje više projekata je jednostavno

Funkcionalnosti koje ste vidjeli iznad su osnovne potrebe za svaki projekt. Workplace iz Facebooka učinkovito zadovoljava sve ove značajke kroz jednostavno korisničko sučelje.

Ako su vaši projektni podaci poput popisa obveza, tijekova rada, maketa proizvoda/usluga, referentnog sadržaja itd. na više alata, besplatno ih donesite na jedan središnji alat kao što je Workplace. Također je pametno znati kako se Workplace natječe s drugim radnim prostorima za upravljanje projektima prije donošenja konačne odluke.

Google Workspace vs. Radno mjesto s Facebooka: što je bolje?

Evo kako odlučiti što je bolje za udaljene ili hibridne timove: Google Workspace ili Facebook Workplace.

Pročitajte dalje

O autoru