Svaki projekt sastoji se od niza zadataka koje trebate završiti na vrijeme. Ispravno upravljanje zadacima znači upravljanje projektima od zamisli do završetka. Bez obzira jeste li dio tima koji radi iz ureda ili kod kuće, proces upravljanja zadacima može vas natjerati da se suočite s nekim uobičajenim izazovima.
Saznajte pet uobičajenih izazova upravljanja zadacima s kojima se vi i vaš tim možete suočiti i kako ih možete prevladati pomoću alata.
1. Nema vidljivosti napretka zadatka
Jedan od preduvjeta pravovremenog završetka zadatka i uspješne suradnje je vidljivost napretka zadatka. Bez toga, upravljanje zadacima postaje izazov za svaki tim. Možete očekivati da ćete brzo riješiti bilo koji problem samo osiguravanjem transparentnosti u tijeku zadatka.
S Kanban pločama možete uspostaviti vizualni pregled tijeka rada projekta. Trello je Kanban board aplikacija koja vam omogućuje da pojednostavite sve zadatke identificiranjem uskih grla u procesu. Ova aplikacija ne samo da čini napredovanje zadatka dostupnim, već vam također omogućuje da poduzmete odlučne radnje kako biste dugo čekali zadatke u pokretu.
Korištenje Ganttograma je još jedan koristan način praćenja napretka zadatka. Uz Agantty app, članovi tima mogu u skladu s tim sinkronizirati svoje zadatke. Također vam omogućuje dodjeljivanje i delegiranje zadataka dostupnim resursima.
Povezano: Najbolje besplatne aplikacije za Ganttov grafikon za upravljanje projektima
2. Ovisnost o e-pošti ometa rad
Jasna komunikacija je neophodna za svaki tim kako bi obavio zadatke u predviđenom roku i s punom učinkovitošću. Iako je e-pošta popularan način komunikacije među članovima tima, puna ovisnost o e-pošti može biti kontraproduktivna i ometati produktivnost.
Što se tiče tima, jedan od najvećih izazova upravljanja zadacima je držati sve na istoj stranici komuniciranjem potrebnih poruka. Ovdje, komuniciranje što i kako – oboje postaje ključno. Ako netko troši više vremena na provjeru, pisanje i odgovaranje na e-poštu nego na produktivne zadatke, svrha komunikacije putem e-pošte neće uspjeti.
S MeisterTask, možete centralizirati proces dijeljenja informacija od strane članova tima. Možete olakšati bolju timsku komunikaciju dodavanjem opisa zadatka, priloga, dnevnika promjena zadatka i komentara u samom zadatku. Ove značajke čine zadatak interaktivnim i praćenim.
Praćenjem projekta možete ostati u toku i dobiti sve potrebne informacije. Možete brzo odgovoriti na sve promjene zadatka pomoću emojija i primati obavijesti putem e-pošte za takve promjene.
3. Nedostatak strukturiranih izvješća o uspješnosti
Da biste znali o učinkovitosti i produktivnosti vašeg tima, potrebno je dobiti potpuni pregled učinka svakog člana tima. Bez odgovarajućeg uvida, nitko ne može znati o napretku zadatka. Samo strukturirano izvješće može generirati uvid u cijeli proces kroz koji je tim prošao.
Takva izvješća ne nude samo vrijedan uvid u zadatke i projekte. Oni također prezentiraju informacije koje prikupljaju na lako razumljiv način. Kada imate potpunu sliku na jednom mjestu, poduzimanje mjera za poboljšanje učinkovitosti zadataka postaje besprijekorno.
Strukturirana izvješća također vam omogućuju generiranje različitih statistika koristeći ključne mjerne podatke i prilagođavanje načina na koji želite vidjeti pojedinosti. Možeš koristite značajku Univerzalnog izvješćivanja Asane da dobijete grafičke grafikone i grafikone o izvedbi vašeg tima. U nekoliko klikova možete doći do statusa produktivnosti vašeg tima u stvarnom vremenu.
Svaki član tima može izraditi svoju nadzornu ploču produktivnosti s ovim alatom koji će vizualno predstavljati metriku izvedbe. Pojedinci mogu dijeliti izvješća samo za čitanje s internim i vanjskim suradnicima. Prilagodba izvješća također je jednostavna jer možete dodati različite filtre, odabrati vrste grafikona i dodijeliti posebnu boju za svaki projekt.
4. Nedostatak automatizacije bez napora
U suvremenom poslovnom svijetu važnost automatizacije zadataka je najvažnija. Bez toga će biti teško upravljati svojim zadacima i završiti projekt na vrijeme. Nedostatak automatizacije također može dovesti do problema s produktivnošću u vašem timu i sporog izvršavanja zadataka.
Stoga biste trebali koristiti različite alate za automatizaciju zadataka i spasiti svoj tim od trošenja vremena na ručno obavljanje tih zadataka. Prilikom odabira alata za automatizaciju, pobrinite se da oni imaju više prednosti nego nedostataka kao što su strma krivulja učenja, usporavanje sustava i pretjerana potrošnja vremena.
Kada je u pitanju automatizacija, možete koristiti bilo koji broj alata ovisno o vašem opsegu posla. Osim uklanjanja timskog opterećenja, inteligentna automatizacija omogućuje vam da se usredotočite na zadatke koji su važni. Dok koristite više alata za automatizaciju, možete potražiti pomoć od Zapiera za jednostavnu integraciju između aplikacija.
Neke od popularnih integracija koje Zapier podržava su:
- Google tablice i Toggl: Koristite za upravljanje projektima za udaljene i hibridne timove.
- ClickUp i TimeDoctor: Koristite za praćenje produktivnih sati i upravljanje zadacima.
- Trello i Jira: Koristite za praćenje problema dok upravljate zadacima putem alata u stilu Kanban.
- Asana i HubSpot: Koristi se za sinkronizaciju CRM softvera s alatom za upravljanje projektima.
- ClickUp i Jira: Koristite za praćenje i rješavanje problema tijekom praćenja zadataka.
Povezano: Zapier integracije koje će automatizirati vaš radni tijek upravljanja zadacima
5. Suočavanje s Scope Creep
Propadanje opsega uobičajen je izazov upravljanja zadacima s kojim se timovi suočavaju. Odnosi se na promjene u zahtjevima projekta u odnosu na ono što ste odlučili pri pokretanju projekta. Ove promjene utječu i na svrhu i na rezultate projekta.
Morate biti svjesni povećanja opsega tijekom planiranja projekta i dodjele zadataka članovima. Bez obzira na industriju, to možete spriječiti procjenom rizika i svjesnošću tijekom mapiranja projekta.
Svaki projekt dolazi s određenom mjerom rizika, a postojanje plana za nepredviđene situacije od početka može vas spasiti od svake neočekivane situacije. Također, stalna procjena rizika tijekom životnog ciklusa projekta također će vam pomoći u upravljanju rizicima. Pomoću ponedjeljak.com, možete se taktično nositi s povećanjem opsega u svojim projektima.
Registar rizika projekta ove aplikacije omogućuje vam lociranje, procjenu i planiranje mogućeg incidenta kako biste mogli ublažiti rizike. Koristeći svoju Predložak za planiranje Scrum sprinta, možete učiniti da vaš tim ostane usredotočen na određene zadatke i ciljeve. The Praćenje upravljanja promjenama ovog alata vam omogućuje da nacrtate i pratite planove upravljanja promjenama.
Riješeni problemi upravljanja zadacima
Problemi s upravljanjem zadacima mogu rezultirati odgođenim projektima i nezadovoljnim klijentima. Budite svjesni potencijalnih problema s kojima se možete suočiti u vezi s upravljanjem zadacima.
Kako se u ovom članku raspravlja o izazovima i njihovim održivim rješenjima, sada možete poduzeti potrebne radnje kako biste izbjegli takve probleme kako biste osigurali besprijekorno upravljanje projektom.
Tražite li alternative Asani? Provjerite ove besplatne alate koji vam omogućuju učinkovito upravljanje projektima.
Pročitajte dalje
- Produktivnost
- Upravljanje zadacima
- Upravljanje projektima
- Upravljanje vremenom
Tamal je slobodni pisac u MakeUseOf-u. Nakon što je stekao značajno iskustvo u tehnologiji, financijama i poslovanju procesa na svom dosadašnjem poslu u IT konzultantskoj tvrtki, prije 3 godine usvojio je pisanje kao stalno zanimanje. Iako ne piše o produktivnosti i najnovijim tehnološkim vijestima, voli igrati Splinter Cell i gledati Netflix/Prime Video.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu